УПД или счет-фактура: ключевые отличия и правила применения

Что такое УПД

УПД (универсальный передаточный документ) — это документ бухгалтерского учета, который совмещает функции счета-фактуры и первичного учетного документа (например, товарной накладной, акта выполненных работ или услуг).

УПД может применяться как в бумажном, так и в электронном виде. Срок хранения документа — 5 лет.

Для бумажного УПД строго унифицированной формы не установлено, но он должен соответствовать общим требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам. Бизнес вправе адаптировать его под свои нужды, добавив дополнительные поля и реквизиты.

Для электронного документооборота в настоящее время действует формат УПД версии 5.03.

В зависимости от ситуации УПД может выполнять две основные функции:

1. Использоваться как передаточный документ и счет-фактура одновременно. Такой вариант применяется для операций, облагаемых НДС, и позволяет заменить собой два документа: счет-фактуру и, например, товарную накладную или акт.

2. Использоваться только как передаточный документ — заменять собой товарные накладные, акты приемки-сдачи работ или услуг. Этот вариант удобен для организаций и ИП на специальных налоговых режимах, которые не являются плательщиками НДС.

Когда оформляется УПД

Универсальный передаточный документ составляется в день отгрузки товаров или оказания услуг. Если УПД имеет статус «1» (совмещает функции счета-фактуры и передаточного документа), он должен быть оформлен не позднее пяти календарных дней с даты отгрузки.

Допускается расхождение между датой отгрузки и датой составления документа, но не более одних суток. В противном случае возможны претензии со стороны контролирующих органов.

Когда не оформляется УПД

1. Сделки с предоплатой. УПД подтверждает факт передачи товаров или оказания услуг, поэтому он не применяется при авансовых платежах. Для авансов используется отдельный документ — счет-фактура на аванс.

2. Оборот алкогольной и спиртосодержащей продукции. Для перемещения этой продукции необходимо оформлять товарно-транспортную накладную (ТТН) по установленной форме.

3. Экспортные операции с особыми требованиями. При поставках в государства вне ЕАЭС требуется оформление специализированных документов, предусмотренных таможенным и валютным законодательством.

4. Если договором с контрагентом предусмотрены иные первичные документы. Поскольку применение УПД возможно только при взаимном согласии сторон, если в договоре указаны другие формы первичной документации, использование УПД неправомерно.

Ответственность за отсутствующие и неверные УПД

За отсутствие первичных документов или ошибки в их оформление предусмотрена ответственность по статье 120 НК РФ. 

Штраф зависит от характера и длительности нарушения:

• За систематическое неправильное оформление первичных документов (в том числе УПД) — штраф до 10 000 рублей.

• Если ошибки привели к занижению налоговой базы — штраф 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

• При отказе в вычете НДС из-за некорректно оформленного УПД компания теряет 20% от суммы налога.

Кроме налоговых рисков, неверно оформленный УПД создает проблемы с контрагентами: покупатель может не принять товар к учету, потребовать замены документа или вовсе отказаться от сделки.

Что такое счет-фактура

Счет-фактура — это документ налогового учета, предназначенный для исчисления НДС. Он подтверждает сумму налога, предъявленную продавцом покупателю, и служит основанием для принятия НДС к вычету (ст. 169 НК РФ). Важно понимать: счет-фактура не является первичным учетным документом и не подтверждает факт сделки — это исключительно документ для налогового учета.

Выделяют три основных вида счетов-фактур:

• Отгрузочный — оформляется при реализации товаров, работ, услуг.

• Авансовый — составляется при получении предоплаты, аванса или рассрочки.

• Корректировочный — применяется при изменении стоимости отгрузки (например, при исправлении ошибок или согласовании скидки).

Форма и формат счета-фактуры утверждены Приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (для электронного документооборота). Документ состоит из двух частей: «шапки» и табличной части.

Сроки выставления счетов-фактур

По общему правилу счет-фактуру нужно выставлять не позднее пяти календарных дней с даты:

• отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг;

• получения предоплаты (авансовый счет-фактура);

• составления документов, подтверждающих изменение стоимости (корректировочный).

Ответственность за нарушения по счетам-фактурам

За невыставление счета-фактуры предусмотрена ответственность в виде штрафа по статье 120 НК РФ:

Специального штрафа за неправильное заполнение счета-фактуры нет. Но если ошибки существенны (не позволяют идентифицировать продавца, покупателя, товар, ставку или сумму налога), покупатель теряет право на вычет НДС.

Отличия УПД от счета-фактуры

УПД и счет-фактура имеют общие черты, но выполняют разные функции. УПД универсален: он может одновременно подтверждать факт передачи товара (работы, услуги) и служить основанием для вычета НДС. Счет-фактура используется исключительно для целей налогового учета по НДС и не подтверждает совершение хозяйственной операции.

Основные различия представлены в таблице.

Популярные вопросы

Можно ли применять УПД и счет-фактуру одновременно?

Да, но это избыточно. УПД со статусом 1 уже содержит все реквизиты счета-фактуры и выполняет его функцию. Дополнительный счет-фактура будет дублирующим документом.

Как не ошибиться при оформлении первичных документов?

• Следить за изменением форм (использовать только актуальные).
• Проверять правильность реквизитов.
• Соблюдать сроки оформления.
• Использовать электронный документооборот (ЭДО) — это снижает риск ошибок и автоматически поддерживает актуальность форматов.

Можно ли подписывать ТОРГ-12 по доверенности на УПД?

Нет, доверенность на подписание УПД распространяется только на этот документ. Для подписи ТОРГ-12 требуется отдельная доверенность.

Нужна помощь с ведением бухгалтерии? Наши специалисты возьмут на себя полное бухгалтерское сопровождение вашего бизнеса. Оставьте заявку на сайте — мы подберем оптимальное решение.