Вся правда про бухгалтерский аутсорсинг

Бухгалтерия — одна из тех функций, которые руководители предпочитают делегировать, чтобы сосредоточиться на развитии бизнеса.

Когда нужен аутсорсинг бухгалтерии

Обычно к передаче бухгалтерии сторонней организации приходят через одну из трех отправных точек.

• Проблема. Штатный бухгалтер уволился в разгар отчетной кампании. Налоговая выставила штраф или заблокировала счет из-за ошибок. Сотрудники жалуются на задержки зарплаты или неверные расчеты. Вскрылись факты мошенничества.
• Разочарование в штатном специалисте. Бухгалтер избегает ответственности, боится контакта с контролирующими органами, занимает пассивную позицию. Не способен дать экспертную оценку — в связи с недостатком квалификации, опыта или времени. Консервативен, сопротивляется изменениям, не успевает за ростом компании. Его компетенции сводятся к шаблонным операциям: начислить налоги, начислить заработную плату, сформировать и направить отчетность.
• Задача сократить затраты. Содержание штатного бухгалтера обходится в оклад, налоги, больничные, отпускные, а также расходы на обучение и софт. Аутсорсинг позволяет оплачивать только итоговый результат.

Что представляет собой бухгалтерский аутсорсинг

Под бухгалтерским аутсорсингом понимается передача учетной функции (в полном объеме либо в части) специализированной компании. Принцип тот же, что и в любых других разновидностях аутсорсинга — IT-поддержке, подборе персонала: вы нанимаете подрядчика для непрофильной задачи.

Кому аутсорсинг не подходит

Есть два случая, когда передавать бухгалтерию сторонним подрядчикам не стоит.

Первый — руководитель-микроменеджер, привыкший контролировать каждый шаг и отдавать распоряжения устно, лично, «в глаза». Такой формат управления плохо совместим с дистанционной работой по регламентам.

Второй — компания с уникальными или нетипичными требованиями к учету. Бухгалтерская фирма работает как конвейер: процессы стандартизированы, автоматизированы, сотрудники обучены единым методикам. Любое отклонение от нормы требует ручного режима и удорожает обслуживание. При выборе аутсорсера стоит уточнить, с какими клиентами он работает преимущественно. Зачастую одни фирмы заточены на одном или нескольких направлениях: упрощенцах, селлерах маркетплейсов, производственных компаниях.

Форматы аутсорсинга

Более крупные бухгалтерские компании могут предложить клиентам больше разных вариантов сотрудничества.

• Полный аутсорсинг. Замена штатной бухгалтерии целиком. В этот вид входит ведение налогового и бухучета, расчет зарплаты, обработку первички, подготовку платежных поручений, сдачу всей отчетности. Дополнительно компании могут предлагать и другие услуги, например, оптимизацию налогов или юридическое сопровождение.
• Выборочный аутсорсинг. Инициатором чаще выступает главный бухгалтер, который хочет разгрузить себя и команду. Типичные причины: уйти от рутины к стратегическим задачам, не увеличивать штат, использовать в работе современные технологии без затрат на их внедрение, получить помощь со сложными участками учета. Популярные направления для делегирования — расчет зарплаты, сдача отчетности, кадровое делопроизводство.
• Главный бухгалтер на аутсорсинге. Такой вариант подходит для малого бизнеса, который активно растет, имеет непростой учет, но не может конкурировать за дорогих специалистов. В штате остаются исполнители с простыми функциями, а управление учетом передается вовне. Плюс — детальная формализация процессов и снижение зависимости от конкретного человека.

Как устроена работа в бухгалтерской компании

В крупных бухгалтерских компаниях присутствует разделение труда: за отдельный участок работы отвечает свой профильный специалист. Это повышает качество, исключает дублирование функций и снижает стоимость, потому что простые задачи не выполняют дорогие сотрудники.

Практически все бухгалтерские фирмы заявляют о том, что оказывают клиентам экспертную поддержку. Но на практике качественно оказывать ее могут немногие — для этого нужен избыток компетенций и разносторонний опыт.

Оценить уровень бухгалтерской компании можно на встрече. Когда эксперты занимают проактивную позицию: предлагают варианты, ищут пути улучшения, вдумчиво отвечают на вопросы — это хороший сигнал. Также полезной может быть подписка на информационную рассылку для клиентов. Если там присутствуют материалы с анализом рисков и практическими рекомендациями — такая компания внушает доверие.

Как контролировать подрядчика

Прозрачность работы — маркер надежной бухгалтерской компании. Клиенту должна быть доступна информация по рабочим задачам, а также возможность оперативно получать ответы по всем возникающим вопросам (чаще всего через персонального менеджера).

Компания, которая отвечает деньгами за качество, сама заинтересована в постоянном улучшении контрольных процедур.

Критерии выбора аутсорсера

Помимо стоимости обслуживания, стоит оценить:

• Возраст и масштаб. Компании с историей менее 7 лет и небольшим штатом часто не успевают выстроить зрелые процессы. Риски: отсутствие взаимозаменяемости, сбои в коммуникациях, слабый контроль качества.

• Технологичность. Стоит узнать, как организован контроль качества, как обеспечивается сохранность данных и конфиденциальность, как клиент будет обмениваться информацией с бухгалтерской компанией.

• Отраслевой опыт. Рекомендательные письма и отзывы от клиентов из нужной сферы подтверждают предыдущий опыт успешного сотрудничества.

Коротко о главном

Аутсорсинг бухгалтерии решает три типовые задачи: ликвидирует последствия проблем в штатной бухгалтерии, дает доступ к экспертизе, которой не хватает внутри, и оптимизирует затраты. Формат выбирают под конкретную ситуацию: полная передача учета, делегирование отдельных участков или привлечение главбуха на аутсорсинг.

Хотите оценить, подойдет ли вашему бизнесу бухгалтерский аутсорсинг? Обращайтесь — поможем разобраться, подберем формат обслуживания под ваши задачи и бюджет. Оставьте заявку на сайте, и мы свяжемся с вами.

Татьяна Малышева эксперт по налоговому учету