Инструкция: как организовать кадровое делопроизводство без штрафов

Зачем необходим кадровый учет

Кадровый учет — это систематизация сведений о работниках. Он обязателен для всех компаний, а также для тех ИП, у которых есть хотя бы один сотрудник.

Кадровый учет необходим, чтобы:

• Оформлять трудовые отношения по всем требованиям законодательства.
• Регламентировать обязанности и права работодателя и работника.
• Эффективно управлять персоналом.
• Своевременная готовить кадровые документы и отчетность по персоналу.
• Предотвращать и разрешать трудовые споры.

Контроль в этой сфере осуществляет Государственная инспекция труда — Роструд.

Кто обязан вести кадровое делопроизводство

В крупных компаниях кадровый учет ведут отдельные подразделения. В средних и малых его ведение поручают одному из сотрудников, например, секретарю.

Как составить инструкцию по организации кадрового делопроизводства

Составлять инструкцию по кадровому делопроизводству по закону не обязательно, но она упрощает учет, экономит время и снижает риск ошибок.

Шаг 1. Определить перечень обязательных документов

К обязательным документам относят те, которые проверяют госорганы в случае проверок.

• Штатное расписание. Содержит структуру штата, число сотрудников, должности, оклады.
• Трудовые договоры. Подписываются с каждым работником в двух экземплярах, один остается у работодателя, второй — у сотрудника.
• Трудовые книжки. Ведутся в электронном и в бумажном формате.
• Табель учета рабочего времени. Он помогает начислять работникам заработную плату. Разрешается свободная форма либо ведение по форме Т-12, Т-13.
• График отпусков. В графике устанавливаются даты и периоды отпусков для каждого работника. Составляется ежегодно по форме Т-7 или в свободной форме.
• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Закрепляют порядок приема на работу и увольнения, права и обязанности работников и работодателя, режим работы, меры поощрения и взыскания. С правилами сотрудников необходимо ознакомить под подпись при приеме на работу, а в дальнейшем таким же способом знакомить со всеми изменениями.
• Положение о работе с персональными данными. Описывает, какие именно данные относятся к персональными, как работодатель их обрабатывает, хранит и передает третьим лицам.
• Согласие на обработку персональных данных. Обязательно подписывается при приеме на работу. В согласии прописываются Ф. И. О. и паспортные данные сотрудника, цели обработки и перечень обрабатываемых данных, а также срок действия согласия.
• Правила и инструкции по охране труда. В правилах содержатся требования по безопасному выполнению работ, список инструкций определяет работодатель.
• Приказы по основной деятельности, личному составу, АХО. Их можно составлять по унифицированной или произвольной форме.
• Журналы учета трудовых книжек, приказов и др. Список таких журналов зависит от сферы деятельности и численности персонала.

Шаг 2. Составить штатное расписание

В штатном расписании отражаются подразделения, вакантные и занятые должности, численность сотрудников и зарплатный фонд на месяц. Оно обязательно для всех работодателей, нанимающих персонал по трудовым договорам. Можно использовать собственную форму расписания или стандартную форму Т-3.

Шаг 3. Оформить правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

В ПВТР обязательно нужно прописать:

• порядок приема и увольнения;
• права, обязанности и ответственность работодателя и сотрудников;
• режим работы и отдыха;
• применяемые меры поощрения и взыскания.

Исключение для микропредприятий: по ст. 309.2 ТК они могут не составлять ПВТР. В этом случае все указанные условия включаются в трудовой договор, который заключается на основе типовой формы.

Шаг 4. Разработать проект трудового договора

В нем должны быть указаны:

• Ф. И. О. сотрудника и паспортные данные;
• наименование компании-работодателя (Ф. И. О. ИП-работодателя) и ИНН;
• если со стороны работодателя договор подписывает представитель, его данные и основание полномочий;
• место работы, выполняемая сотрудником функция, оклад или тарифная ставка, доплаты, надбавки и премии;
• место и дата заключения.

Полный перечень обязательных сведений определен ст. 57 ТК РФ и зависит от выполняемой работником функции и сферы деятельности бизнеса.

Для микропредприятий и НКО есть типовая форма трудового договора (постановление Правительства № 858). Ее нужно ввести в действие через локальный нормативный акт, утвержденный приказом.

Шаг 5. Организовать ведение трудовых книжек

При приеме на работу впервые сотруднику оформляют только электронную книжку — бумажную заводить нельзя.

Однако многие сотрудники продолжают пользоваться бумажными трудовыми книжками. Если новый работник предоставил бумажную книжку, ее нужно зарегистрировать в журнале учета движения книжек и вкладышей. Форму такого журнала работодатель разрабатывает сам.

Шаг 6. Издать приказы о назначении ответственных лиц

Компании необходимы приказы о назначении ответственных за:

• ведение и хранение трудовых книжек,
• обработку персональных данных,
• гражданскую оборону,
• воинский учет,
• пожарную безопасность (если руководитель не отвечает за него сам),
• производственный контроль и безопасную эксплуатацию объектов, если это требуется по закону.

Шаг 7. Подготовить типовые кадровые документы

Для ряда документов нет унифицированных форм, их следует разработать самостоятельно:

• Приказы по личному составу: прием и увольнение, перевод, командировка, поощрение и взыскания, назначение ответственных, отпуск.
• Должностные инструкции: описывают требования к сотруднику, его компетенциям, его права и обязанности.
• Согласие на обработку персональных данных: подписывается при трудоустройстве каждым работником.

Шаг 8. Разработать локальные нормативные акты (ЛНА)

Работодатели-физлица не обязаны разрабатывать локальные акты — все отношения с сотрудниками фиксируются в трудовом договоре. 

Микропредприятия и НКО также могут отказаться от ЛНА полностью или частично. В обязательном порядке для них предусмотрен только документ о переводе сотрудников на удаленку по инициативе работодателя. Остальные условия они прописывают в трудовых договорах, опираясь на типовую форму (Постановление Правительства РФ № 858 от 27.08.2016).

Шаг 9. Организовать сдачу отчетности по сотрудникам

Работодатели сдают отчетность:

• В ИФНС — 6‑НДФЛ, расчет по страховым взносам (РСВ), персонифицированные сведения;
• В СФР — ЕФС‑1 и сведения о страховом стаже сотрудников с особыми или дополнительными условиями труда.

Форма подачи:

• 11 сотрудников и больше — только электронно;
• 10 сотрудников и меньше — электронно или на бумаге.

При приеме на работу нужно подать Раздел 1, подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после приема.

Шаг 10. Свериться с учредительными документами.

Реквизиты и полномочия лиц в кадровых документах должны соответствовать положениям устава, ЕГРЮЛ и учредительного договора.

Шаг 11. Организовать архив для хранения документов

Работодатели обязаны хранить кадровые документы в соответствии с приказом Росархива № 236.

Основные правила:

• Документы со сроком хранения менее 10 лет следует держать в отделе кадров, остальные отправлять в архив не ранее чем через один год и не позднее, чем через три года с окончания делопроизводства.
• Если архив ведет сторонняя компания, нужно убедиться, что этот вид деятельности указан в ее уставе.
• При электронном хранении архива должны использоваться только российские серверы и операторы ЭДО.

Шаг 12. Вести регистрационные журналы

Кадровые документы учитывают в журналах: хронологически фиксируют все события и документы. Форма журнала произвольная, утверждается приказом; на титульном листе указывают название, организацию и даты начала и окончания ведения.

Ответственность за нарушения кадрового делопроизводства

За нарушения при кадровом делопроизводстве грозит административная ответственность..

Частые вопросы о кадровом учете

Что такое кадровый учет?
Это систематизация сведений о сотрудниках. Он помогает определить и закрепить обязанности работодателя и работников и их ответственность, а также собирать и учитывать данные обо всех сотрудниках.

Какие процессы входят в кадровое делопроизводство?

• Разработка документов и локальных нормативных актов (ЛНА).
• Кадровый учет.
• Формирование и сдача отчетов по персоналу в контролирующие органы.

Каковы цели и задачи кадрового учета?

Основная задача — правильно организовать работу с кадровыми документами, избегать ошибок и соблюдать требования Трудового кодекса.

Что входит в кадровую документацию?

• Трудовые договоры и книжки
• Штатное расписание
• График отпусков
• Табели учета рабочего времени
• Приказы по личному составу
• Правила внутреннего трудового распорядка
• Положение о персональных данных и согласие на их обработку
• Инструкции по охране труда
• Регистрационные журналы

На кого возлагается обязанность вести кадровый учет?

Кадровый учет ведет кадровик или сотрудник с необходимыми знаниями и навыками, согласный заниматься этим. ИП или руководитель микропредприятия могут вести учет сами либо передать его на аутсорсинг специалисту или компании.

Что грозит, если не вести кадровый учет?
Бизнесу будет грозить административная ответственность.

Мы полностью возьмем на себя кадровый учет вашего бизнеса — точно, вовремя и в соответствии с законом. Оставьте заявку, чтобы узнать подробности.

Ольга Слатина эксперт по кадровому делопроизводству