Как нанимать сотрудников правильно — пошаговая инструкция

1. Подготовить штатное расписание

Это внутренний документ, отражающий отделы, должностные позиции, тарифные ставки и количество штатных единиц. Документ не содержит персональных данных сотрудников.

Для оформления можно использовать унифицированную форму или разработать собственный вариант. Документ может быть бессрочным — в этом случае не указывается период действия, либо его можно ежегодно переутверждать.

В заголовочной части указывается:

• Название ООО/Ф. И. О. индивидуального предпринимателя;
• регистрационный номер документа и дата составления;
• дата введения в действие;
• код ОКПО.

Основная таблица включает:

• наименования структурных подразделений (при наличии);
• коды подразделений (необязательно);
• официальные наименования должностей;
• количество штатных единиц по каждой позиции;
• размер оклада или тарифной ставки;
• дополнительные надбавки (при наличии);
• итоговая сумма оплаты труда.

Документ подписывается предпринимателем (при отсутствии кадровой службы) и утверждается соответствующим приказом. Реквизиты приказа указываются в строке «Утверждено».

2. Подписать трудовой договор

Трудовой договор устанавливает ключевые условия сотрудничества: режим работы, размер заработной платы и другие условия трудовых отношений. Документ составляется в двух идентичных экземплярах, один из которых передается работнику, второй остается у работодателя.

Трудовые договоры заключаются исключительно с физическими лицами. Индивидуальный предприниматель не может быть наемным работником у самого себя.

Пакет документов для трудоустройства:

• паспорт или иной документ, подтверждающий личность;

• страховое свидетельство (СНИЛС);

• идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

• трудовая книжка (при наличии);

• справка СТД-Р (при отсутствии бумажной трудовой книжки);

• военный билет (для военнообязанных).

При отсутствии СНИЛС работодатель заполняет анкету АДВ-1 и направляет ее в Социальный фонд России.

Дополнительные документы (в зависимости от должности):

• документы об образовании;

• медицинская книжка (для сферы общественного питания и других);

• справка об отсутствии судимости (для работы с детьми).

Заявление о приеме на работу не является обязательным, но используется в кадровой практике для упорядочивания документооборота.

Для найма может применяться типовой договор, при необходимости его адаптируют под нужную сферу деятельности. Отсутствие трудового договора влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 5 000 до 10 000 руб.)

Испытательный срок не может превышать 3 месяцев (ст. 70 ТК РФ). Оплата труда в испытательный период не может быть ниже установленного оклада. 

Увольнение в период испытательного срока осуществляется с предупреждением за 3 дня.

3. Оформить приказ о приеме на работу

Согласно статье 68 Трудового кодекса работодатель может издать приказ о приеме на работу после заключения трудового договора. Этот документ подтверждает официальное трудоустройство сотрудника и его согласие с предложенными условиями работы. Хотя приказ не является обязательным, его наличие значительно упрощает ведение кадрового документооборота.

Рекомендуется использовать унифицированную форму Т-1, но можно разработать свою. 

При установлении испытательного срока это условие обязательно отражается в приказе.

4. Внести запись в трудовую книжку

Запись требуется в случае, если сотрудник ранее не отказывался от бумажной трудовой книжки. Электронная трудовая книжка заполняется автоматически при подаче работодателем отчета ЕФС-1 в момент приема на работу.

При работе с бумажным документом рекомендуется проверить его подлинность. Записи вносятся без сокращений, текст не должен выходить за пределы граф.

При первичном трудоустройстве работника заводить бумажную трудовую книжку не требуется — все сведения фиксируются исключительно в электронном формате.

5. Передать сведения о трудовой деятельности в СФР

Работодатель обязан передать в Социальный фонд России информацию о приеме сотрудника на работу не позднее следую рабочего дня после его официального трудоустройства. 

Для передачи сведений необходимо заполнить подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» раздела 1 формы ЕФС-1.

6. Заполнить личную карточку работника

Хотя ведение личной карточки не является обязательным требованием, ее заполнение рекомендуется для систематизации кадрового учета. Этот документ содержит полную информацию о сотруднике: реквизиты приказа о приеме на работу, паспортные данные, номер СНИЛС, сведения о воинском учете и другое.

Рекомендуется использовать унифицированную форму Т-2, но допускается разработка собственного бланка с сохранением необходимых реквизитов. Документ хранится у работодателя в течение установленного срока.

7. Начислить первую заработную плату

Необходимо соблюдать установленный законодательством порядок выплаты заработной платы: осуществлять расчет с сотрудником не реже двух раз в месяц. Промежуток между выплатами не должен превышать 15 календарных дней.

8. Представить отчетность по работнику

Годовая отчетность:

• Сведения о страховом стаже (подраздел 1.2 отчета ЕФС-1) — подаются в СФР до 25 января только для сотрудников, занятых в особых или вредных условиях труда согласно статье 11 закона № 27-ФЗ.

Отчетность при наступлении страховых случаев:

• Подраздел 1.2 отчета ЕФС-1 с отметкой о назначении пенсии или социальных выплат — представляется в СФР в течение 3 дней с момента получения заявления работника или запроса фонда.

Квартальная отчетность:

• Расчет 6-НДФЛ в ФНС.

• Расчет по страховым взносам в ФНС.

• Раздел 2 отчета ЕФС-1 (взносы от несчастных случаев) в СФР.

Месячная отчетность:

• Персонифицированные сведения о физических лицах в ФНС — до 25 числа следующего месяца.

• Подраздел 1.1 отчета ЕФС-1 (при кадровых изменениях, кроме приема/увольнения) в СФР — до 25 числа следующего месяца.

Для оптимизации затрат многие предприниматели передают функции по начислению заработной платы и сдаче отчетности бухгалтерам на аутсорсинге, что позволяет избежать расходов на содержание штатного специалиста. Мы готовы взять эти обязанности на себя. Оставьте заявку, чтобы узнать больше.

Алена Васильева руководитель отдела по работе с клиентами, эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету для селлеров на маркетплейсах