Оформление и оплата больничных: новые правила, пошаговая инструкция

Сведения о застрахованных лицах в СФР 

Для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности (больничным) работодатель обязан передавать в Социальный фонд России актуальные данные сотрудника. Эти сведения оформляются по форме, утвержденной Приказом СФР от 22.04.2024 № 643.

В форму включаются: 

• Ф. И. О. сотрудника, дата его рождения; 
• серия и номер паспорта, 
• СНИЛС и ИНН; 
• адрес регистрации; 
• способ выплаты пособия и банковские реквизиты. 

Сотрудник обязан своевременно сообщать работодателю об изменении своих данных. Это гарантирует, что пособие будет рассчитано корректно и выплачено без задержек.

Правила оформления больничных 

Лечащий врач оформляет электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) напрямую в системе СФР. Исключение составляют случаи, когда сведения о сотруднике составляют гостайну (тогда оформляется бумажный больничный).

Работодатель получает уведомление об открытии и закрытии ЭЛН. Главная задача работодателя — по запросу СФР предоставить данные для расчета пособия (сведения о стаже и заработке сотрудника). Срок предоставления данных — 3 рабочих дня с момента получения запроса от фонда.

Если сведения представлены не в полном объеме, СФР в течение 5 рабочих дней направляет извещение. На его подтверждение у работодателя есть 3 рабочих дня, а на предоставление недостающих данных — 5 рабочих дней.

СФР автоматически «предзаполняет» информацию для назначения пособия, когда врач закрывает больничный.

Основанием для расчета является именно запрос от СФР, а не просто факт наличия больничного у сотрудника. Работодатель должен оперативно отслеживать уведомления от СФР.

Какие сведения может запросить СФР для оформления больничного

Для правильного расчета больничного пособия СФР может запросить у работодателя следующие сведения о сотруднике:

• Страховой стаж (общая продолжительность).
• Данные о заработке в расчетном периоде (2 календарных года, предшествующих году наступления страхового случая).
• Информация о замене лет в расчетном периоде (если такое заявление было подано работником).
• Применяется ли районный коэффициент.
• График работы сотрудника (продолжительность рабочего времени).
• Сведения о том, приходятся ли на даты больничного иные периоды отсутствия на работе (отпуск, простой и т. д.).
• Факт наступления нетрудоспособности в результате умышленного причинения вреда своему здоровью или совершения преступления (по решению суда).
• Данные о работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
• Сведения о приостановлении трудового договора в связи с мобилизацией.

Правила оплаты больничного 

Работодатель обязан направить запрошенные данные в СФР в течение 3 рабочих дней с момента получения запроса.

Пособие за первые три календарных дня временной нетрудоспособности назначает и выплачивает работодатель. Начиная с четвертого дня и до закрытия больничного, выплату производит Социальный фонд.

При болезни самого сотрудника пособие оплачивается за весь период болезни, включая выходные и праздничные дни.

При уходе за больным членом семьи (например, ребенком) пособие назначается и выплачивается полностью СФР, начиная с первого дня.

При трудовом увечье или профзаболевании пособие оплачивается с первого дня до выздоровления или установления инвалидности (за весь период работодателем, так как это страховой случай).

Как оформить и оплатить больничное пособие: инструкция 

Шаг 1: Проверка больничного листа

Работодатель может оплатить только правильно оформленный электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) со статусом «030 — закрыт, первичный или продолжение». Если в ЭЛН есть ошибки, назначить пособие по нему нельзя.

Шаг 2: Определение расчетного периода

Это два календарных года, предшествующих году начала болезни. Из этого периода исключаются, например, дни приостановления действия трудового договора (по ст. 351.7 ТК РФ).

Шаг 3: Расчет заработка

Учитываются все выплаты за расчетный период, с которых платились взносы в Соцфонд. Выплаты без взносов не считаются.

Шаг 4: Определение страхового стажа

Стаж напрямую влияет на процент оплаты:

• Более 8 лет — 100% среднего заработка.
• От 5 до 8 лет — 80% среднего заработка.
• До 5 лет — 60% среднего заработка.

Шаг 5: Назначение и выплата пособия

1. Рассчитать средний дневной заработок (СДЗ).

2. Сравнить его с предельными значениями на 2025 год:

   • Максимум: 5 673,97 руб. в день.

   • Минимум: от 723,87 руб. до 801,43 руб. в день (зависит от количества дней в месяце нетрудоспособности).

3. Рассчитать дневное пособие: СДЗ × Процент (100%, 80% или 60%).

4. Оплатить первые 3 дня болезни: дневное пособие × 3.

Начиная с 4-го дня пособие назначает и выплачивает СФР.

Шаг 6: Удержание НДФЛ

С суммы начисленного пособия необходимо удержать и перечислить НДФЛ.

Особые случаи

• Для совместителей: СФР уведомит всех работодателей. Пособие выплачивается по всем местам работы, но общая сумма не может превышать установленный максимум.
• Для сотрудников по ГПД: право на пособие возникает, если сумма уплаченных за них взносов за прошлый год была не меньше стоимости страхового года (в 2025 году: 22 440 руб. × 2.9% × 12 = 7 809,12 руб.).

Сколько больничных можно брать в год по закону 

Количество дней, которые можно провести на больничном, законом не ограничено. Однако есть лимиты на оплачиваемый период в течение календарного года. Лимиты зависят от причины нетрудоспособности.

Периоды, превышающие указанные лимиты, оплате не подлежат.

Штрафы за нарушения при оплате больничных 

Работодателя могут оштрафовать за три основных нарушения при оформлении больничных.

1. За непредставление документов в срок (например, сведений о заработке по запросу СФР) — 200 рублей за каждый непредоставленный документ.
2. За передачу недостоверных данных, из-за которых СФР переплатил пособие, — штраф в размере 20% от суммы переплаты, но не менее 1000 и не более 5000 рублей.
3. За непередачу в СФР сведений для назначения пособия — 5000 рублей.

Все штрафы налагает СФР согласно статье 15.2 Федерального закона № 255-ФЗ.

Как избежать рисков:

• Соблюдать сроки: все запрошенные СФР документы и сведения нужно предоставить в течение 3 рабочих дней.
• Проверять данные: неверная информация о заработке и стаже может привести к переплате и штрафу.
• Не игнорировать уведомления: отсутствие реакции на запрос фонда влечет штраф.

Доверьте кадровый учет нашей команде экспертов. Мы возьмем на себя все задачи — от оформления сотрудников и ведения документации до расчета зарплаты, отпусков и больничных. Получите полный порядок в соответствии с трудовым законодательством и сосредоточьтесь на развитии бизнеса.

Татьяна Коновалова эксперт по налоговому учету