Советы для восстановления кадрового делопроизводства

Кадровый учет необходимо не только правильно вести с момента создания бизнеса, но и периодически проверять. Если документы оформлялись нерегулярно, кадровый специалист уволился, учет передали сотруднику без опыта или при внутренней проверке обнаружились ошибки, работодателю может потребоваться восстановление кадрового делопроизводства.

Обычно это требуется, если:

• кадровые документы ранее практически не велись;

• часть документов была утрачена;

• кадровый учет велся несистемно;

• обязанности кадровика передали сотруднику без необходимой подготовки;

• специалист по кадрам уволился, а документация осталась неполной;

• документы оформлялись по устаревшим шаблонам;

• сведения в кадровой программе не соответствуют документам;

• при проверке выявлены нарушения;

• нужно подготовиться к проверке государственной инспекции труда или другому внутреннему аудиту.

Важно отличать аудит кадрового учета от его восстановления.

Аудит позволяет установить, какие документы есть, каких не хватает и какие нарушения допущены. Восстановление начинается после аудита и включает разработку недостающих документов, исправление ошибок, приведение учета в соответствие с фактическими условиями работы и организацию дальнейшего кадрового учета.

С чего начать восстановление кадрового учета

Первый этап — определить масштаб работы.

Необходимо установить:

• за какой период требуется провести проверку;
• сколько работников трудится у работодателя;
• какие кадровые события происходили за проверяемый период;
• какие локальные нормативные акты действуют;
• какие кадровые документы имеются;
• какие документы отсутствуют;
• какие документы оформлены с ошибками;
• соответствуют ли документы фактическим условиям работы;
• совпадают ли сведения в кадровой программе, документах и отчетности.

Для удобства рекомендуется составить реестр кадровых документов и отдельно отметить по каждому документу его статус: имеется, отсутствует, требует исправления или требует дополнительной проверки.

При этом не следует использовать единый перечень для всех работодателей. Состав кадровой документации зависит от численности работников, вида деятельности, режима работы, наличия отдельных категорий работников и других особенностей бизнеса.

Какие документы нужно проверить

Все документы целесообразно разделить на несколько групп: локальные нормативные акты, штатное расписание, трудовые договоры, документы о кадровых событиях и другие. Далее рассмотрим каждую группу подробнее.

Локальные нормативные акты

Локальными нормативными актами (ЛНА) работодатель регулирует трудовые отношения внутри организации.

В зависимости от особенностей деятельности это могут быть:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• ЛНА, регулирующие систему оплаты труда;
• документы по охране труда;
• акты, определяющие порядок обработки и защиты персональных данных работников;
• положения о премировании;
• документы о режиме рабочего времени;
• положения о командировках;
• иные локальные нормативные акты, необходимость которых зависит от условий работы.

При проверке потребуется установить:

• какие ЛНА действительно необходимы работодателю;
• правильно ли они разработаны;
• утверждены ли они надлежащим образом;
• ознакомлены ли с ними работники в предусмотренных случаях;
• соответствуют ли они фактическим условиям работы;
• не содержат ли они положений, противоречащих трудовому законодательству.

Для микропредприятий действует специальный порядок. В предусмотренных законом случаях они могут полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов и включить необходимые условия непосредственно в трудовые договоры, составленные на основе типовой формы.

Поэтому при восстановлении учета сначала нужно определить статус работодателя и только после этого составлять перечень необходимых ЛНА.

Штатное расписание

При восстановлении кадрового учета необходимо проверить штатное расписание и его соответствие фактической структуре работодателя. 

Следует сопоставить:

• наименования должностей; 
• структурные подразделения;
• количество штатных единиц;
• размеры окладов и тарифных ставок;
• наличие вакантных должностей;
• даты утверждения и внесения изменений;
• сведения о должностях в трудовых договорах и кадровой программе.

Важно проверить, соответствуют ли должности, указанные в трудовых договорах, штатному расписанию. Также необходимо сопоставить штатное расписание с приказами о переводах, изменении условий оплаты труда и сокращении численности или штата. 

Законодательство не устанавливает единую обязательную форму штатного расписания. На практике работодателю следует иметь этот документ.

Если фактическая структура организации изменилась, нужно своевременно утвердить новое штатное расписание или внести в него изменения. При этом изменение штатного расписания само по себе не заменяет дополнительное соглашение к трудовому договору, если меняются условия, согласованные с работником. 

Трудовые договоры

Это один из основных документов, который необходимо проверить при восстановлении кадрового учета.

По каждому работнику следует установить:

• имеется ли трудовой договор;
• правильно ли указаны его стороны;
• определено ли место работы;
• указана ли трудовая функция;
• установлены ли условия оплаты труда;
• определен ли режим рабочего времени, если он отличается от общих правил;
• указаны ли условия труда на рабочем месте в необходимых случаях;
• определена ли продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска;
• закреплены ли права и обязанности сторон;
• соответствуют ли условия договора фактической работе.
• соответствуют ли должность, подразделение и условия оплаты труда штатному расписанию.

Особое внимание необходимо уделить трудовым договорам работников, которые трудятся у работодателя длительное время.

При этом само по себе изменение законодательства не означает, что старый трудовой договор требуется каждый раз переподписывать. Нужно проверить, соответствуют ли его условия требованиям законодательства и фактическим условиям работы.

Если условия договора изменялись, нужно проверить дополнительные соглашения и документы, на основании которых происходили изменения.

Документы о приеме, переводах и увольнении

Далее необходимо восстановить историю трудовых отношений каждого работника.

Проверяются документы, связанные с:

• приемом на работу;
• переводами;
• изменением условий трудового договора;
• установлением неполного рабочего времени;
• совмещением;
• временными переводами;
• изменением персональных данных;
• предоставлением отпусков;
• командировками;
• увольнением.

При этом важно учитывать актуальные правила оформления кадровых событий.

Например, приказ о приеме на работу в настоящее время не является обязательным для каждого работодателя. Прием оформляется заключением трудового договора. Если работодатель издает приказ или распоряжение о приеме, его содержание должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Поэтому при аудите нельзя автоматически считать отсутствие приказа о приеме нарушением.

Проверка сведений о трудовой деятельности

При восстановлении кадрового учета необходимо сопоставить кадровые документы со сведениями о трудовой деятельности работников.

Проверяются:

• даты приема;
• даты переводов;
• даты увольнения;
• кадровые мероприятия, подлежащие отражению в сведениях о трудовой деятельности;
• соответствие данных кадровых документов сведениям, переданным в СФР.

Особое внимание следует уделить ЕФС-1.

Например, если в трудовом договоре указана дата начала работы 1 июня, нужно проверить соответствующее кадровое событие и сведения, переданные в СФР.

Если обнаружено несоответствие, необходимо определить причину ошибки и порядок ее исправления.

Проверка трудовых книжек

Если у работодателя имеются бумажные трудовые книжки работников, понадобится проверить правильность их ведения и учета.

Следует установить:

• у кого из работников имеются бумажные трудовые книжки;
• правильно ли внесены записи;
• соответствуют ли записи кадровым документам;
• правильно ли указаны даты и основания кадровых событий;
• ведется ли установленный учет бумажных трудовых книжек и вкладышей.

Если работник выбрал электронный формат сведений о трудовой деятельности, проверять наличие записи о нем в книге учета движения бумажных трудовых книжек не требуется.

Проверка должностных инструкций

Должностная инструкция не является обязательной к оформлению для каждого работодателя. Однако она может существенно упростить кадровую работу.

При наличии должностных инструкций нужно проверить:

• соответствует ли инструкция фактической работе;
• совпадает ли трудовая функция с трудовым договором;
• нет ли обязанностей, которые фактически не относятся к должности;
• актуальна ли инструкция;
• ознакомлен ли работник с ней в установленном работодателем порядке.

Использование универсального шаблона из интернета без адаптации под конкретную должность может привести к проблемам. Если инструкция не отражает реальную работу сотрудника, ее будет сложно использовать для подтверждения конкретных трудовых обязанностей.

Проверка рабочего времени

Рабочее время — еще один важный участок кадрового учета.

Необходимо сопоставить:

• трудовые договоры;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• графики работы;
• сменные графики, если они применяются;
• табели учета рабочего времени;
• фактически отработанное время.

Отдельно проверяется:

• неполное рабочее время;
• совместительство;
• сверхурочная работа;
• работа в ночное время;
• работа в выходные и праздничные дни;
• сменный режим;
• суммированный учет рабочего времени.

Например, если в трудовом договоре установлен режим работы 20 часов в неделю, а табель показывает полную занятость, это требует дополнительной проверки.

Проверка отпусков

При восстановлении кадрового учета нужно проверить не только наличие графика отпусков, но и фактическое предоставление отпусков.

Проверяются:

• график отпусков;
• соблюдение сроков его утверждения;
• соответствие графика фактически предоставленным отпускам;
• документы о предоставлении отпусков;
• переносы отпусков;
• остатки неиспользованных дней;
• соблюдение права работников на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Если учет велся несколько лет, желательно отдельно сформировать информацию по остаткам отпусков каждого работника. Это позволит выявить ситуации, когда отпускные дни не были предоставлены или были неправильно отражены в учете.

Проверка приказов и других распорядительных документов

Если работодатель использует приказы и распоряжения для оформления кадровых событий, необходимо проверить их наличие и содержание.

В зависимости от деятельности работодателя могут проверяться приказы и распряжения:

• о переводах;
• предоставлении отпусков;
• командировках;
• поощрениях;
• изменении условий труда;
• увольнении;
• других кадровых мероприятиях.

При проверке следует установить:

• их наличие;
• правильность дат;
• соответствие оснований;
• наличие необходимых подписей;
• соответствие трудовым договорам и дополнительным соглашениям.

Если используются электронные кадровые документы, необходимо проверять также их оформление и подписание в используемой системе электронного кадрового документооборота.

Проверка документов по охране труда

Документацию по охране труда следует проверять отдельно.

Ее состав зависит от условий работы и характера деятельности работодателя.

В рамках аудита необходимо установить:

• проведены ли необходимые мероприятия по охране труда;
• разработаны ли необходимые документы;
• организовано ли обучение работников в предусмотренных случаях;
• проводятся ли инструктажи;
• оформляются ли необходимые документы;
• соответствуют ли документы фактическим условиям работы.

Также при наличии соответствующих оснований проверяются документы по специальной оценке условий труда (СОУТ). СОУТ проводится в порядке, установленном Федеральным законом № 426-ФЗ. По общему правилу специальная оценка проводится не реже одного раза в пять лет, если законодательством не предусмотрены специальные правила.

Проверка персональных данных

При восстановлении кадрового учета понадобится также проверить документы, связанные с обработкой персональных данных работников.

В частности, следует установить:

• определены ли правила обработки персональных данных;
• имеются ли необходимые локальные акты;
• ограничен ли доступ к персональным данным;
• правильно ли организовано хранение документации;
• соблюдаются ли требования к обработке персональных данных.

При этом не следует автоматически собирать с работников отдельные согласия на любые действия с персональными данными. Необходимость согласия зависит от конкретной ситуации и правового основания обработки данных.

Проверка документов по отдельным категориям работников

После проверки основных кадровых документов нужно определить, имеются ли у работодателя работники, для которых действуют дополнительные требования.

Например, это могут быть работники:

• несовершеннолетние;
• совместители;
• иностранные;
• дистанционные;
• с неполным рабочим временем;
• материально ответственные лица;
• с разъездным характером работы;
• занятые во вредных или опасных условиях;
• которым необходимы обязательные медицинские осмотры.

Для каждой такой категории формируется отдельный перечень документов и требований.

Например, при работе с иностранными гражданами дополнительно проверяются документы, подтверждающие законность пребывания и право на работу, уведомления МВД и соблюдение специальных требований в зависимости от статуса иностранца.

Проверка документов в кадровой программе

Нельзя ограничиваться только бумажными документами. Если работодатель использует кадровую программу или электронный кадровый документооборот (КЭДО), необходимо проверить сведения в системе.

Сопоставляются:

• данные работников;
• даты приема и увольнения;
• должности;
• подразделения;
• условия трудовых договоров;
• режим рабочего времени;
• отпуска;
• кадровые события;
• сведения, переданные в СФР;
• документы, хранящиеся в электронном виде.

Как правильно исправлять выявленные нарушения

Одна из главных ошибок — попытка просто оформить все документы текущей датой или создать их «задним числом».

Такой подход может создать дополнительные риски.

Если кадровое событие действительно произошло в прошлом, необходимо установить, какие документы подтверждают этот факт и каким способом нарушение можно исправить.

Например, если дополнительное соглашение фактически не оформлялось, нельзя автоматически создавать его задним числом и ставить на нем дату прошлого периода.

Способ исправления зависит от конкретной ситуации.

При восстановлении необходимо различать:

• исправление ошибки в существующем документе;
• оформление документа текущей датой;
• подтверждение ранее состоявшегося кадрового события;
• изменение условий трудового договора на будущее время;
• исправление сведений, переданных в СФР.

Поэтому перед исправлением каждого существенного нарушения необходимо определить правовое основание и правильный способ оформления.

Работа с сотрудниками

После проведения аудита может потребоваться получение дополнительных сведений от работников.

Например, документов:

• об образовании и квалификации;
• подтверждающих персональные данные;
• необходимых для оформления отдельных кадровых ситуаций;
• а также заявлений и сведений, необходимых для актуализации кадровых документов.

При этом работодатель не должен требовать от работника документы, которые не предусмотрены законодательством или не нужны для оформления конкретных трудовых отношений.

Если документ требует ознакомления работника, необходимо обеспечить такое ознакомление установленным способом.

Как организовать восстановление кадрового учета

Чтобы не потерять информацию в процессе работы, удобно составить таблицу аудита.

В ней можно предусмотреть следующие графы:

• работник;
• документ;
• период;
• документ имеется/отсутствует;
• выявленная ошибка;
• способ исправления;
• ответственный;
• срок;
• статус выполнения.

Отдельно рекомендуется сформировать список нарушений по степени риска.

В первую очередь следует исправлять нарушения, которые непосредственно затрагивают:

1. заключение и содержание трудовых договоров;
2. фактические условия труда;
3. оплату труда;
4. рабочее время;
5. отпуска;
6. увольнения;
7. сведения о трудовой деятельности;
8. документы по охране труда;
9. работу с иностранными гражданами;
10. персональные данные.

После устранения основных нарушений можно привести в порядок менее значимые организационные документы.

План восстановления кадрового делопроизводства

На практике восстановление удобно проводить в несколько этапов.

Первый этап — аудит.

Проверяются ЛНА, трудовые договоры и книжки, кадровые документы, рабочее время, отпуска, сведения о трудовой деятельности, документы по охране труда и другие — в зависимости от деятельности работодателя.

Второй этап — составление реестра нарушений.

Для каждого выявленного недостатка определяется, какой документ отсутствует или содержит ошибку и каким способом его необходимо исправить.

Третий этап — восстановление документов.

Разрабатываются необходимые ЛНА, оформляются недостающие документы, исправляются ошибки и актуализируются сведения.

Четвертый этап — проверка данных в учетных системах.

Кадровые данные сопоставляются с документацией и ранее переданной отчетностью.

Пятый этап — контроль.

Необходимо проверить, что документы не противоречат друг другу и отражают фактические условия работы.

Как избежать повторного накопления ошибок

После восстановления кадрового учета важно организовать его дальнейшее ведение.

Для этого рекомендуется:

• использовать единый перечень кадровых документов;
• установить ответственных за кадровый учет;
• контролировать сроки оформления кадровых событий;
• регулярно проверять сведения в кадровой программе;
• отслеживать изменения трудового законодательства;
• проводить периодический внутренний аудит;
• контролировать сведения, передаваемые в СФР;
• своевременно обновлять локальные нормативные акты;
• отдельно контролировать документы по охране труда и персональным данным.

Для работодателя регулярный небольшой аудит обычно значительно проще и дешевле, чем восстановление кадрового учета за несколько лет.

Итог

Восстановление кадрового делопроизводства — это не механическое заполнение недостающих документов.

Сначала необходимо определить, что произошло фактически, какие документы должны были быть оформлены, какие из них имеются и какие сведения необходимо восстановить. После этого определяется правильный способ исправления каждого нарушения.

Особенно важно не создавать документы задним числом только для того, чтобы сформировать «полный комплект». Они должны отражать реальные трудовые отношения и соответствовать друг другу.

Если делать это самостоятельно, то могут уйти недели или даже месяцы, особенно когда в компании много сотрудников и документация велась нерегулярно.

Чтобы привести учет в порядок быстрее, можно привлечь специалистов на аутсорсе. Они проведут аудит, выявят нарушения, исправят их и помогут выстроить дальнейшую работу в соответствии с требованиями законодательства.

Не хотите тратить время и рисковать из-за ошибок? Специалисты «Lad.Рядом с бизнесом» помогут восстановить кадровое делопроизводство, настроить учет и возьмут сопровождение на постоянной основе. Оставьте заявку — мы поможем вам работать без штрафов и рисков.