Обособленные подразделения: какую отчетность сдают и как платить налоги

Если компания открывает офис, магазин, склад или другое рабочее пространство в новом месте, ей может потребоваться зарегистрировать обособленное подразделение. При этом отдельное подразделение не становится самостоятельным юридическим лицом, но его появление влияет на налоговый учет, уплату отдельных налогов и представление отчетности.

Виды обособленных подразделений

По ст. 11 НК РФ обособленным подразделением (ОП) организации признается любое территориально обособленное от организации подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. 

Рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца. 

Признание подразделения обособленным не зависит от того, отражено ли его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется это подразделение.

Это может быть филиал, представительство или подразделение без такого статуса. Основные различия установлены ст. 55 ГК РФ.

• Филиал — это обособленное подразделение, которое находится вне места нахождения компании и осуществляет все ее функции или их часть, включая функции представительства.

• Представительство — это обособленное подразделение, которое располагается вне места нахождения юридического лица и создано только для представления и защиты его интересов.

• Иное обособленное подразделение (без статуса филиала или представительства) — это любое территориально обособленное подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места (созданные на срок более одного месяца), но сведения о котором не обязательно вносятся в ЕГРЮЛ как о филиале/представительстве (например удаленный офис или магазин).

Сведения о филиалах и представительствах вносят в ЕГРЮЛ. О создании другого обособленного подразделения организация сообщает в налоговую инспекцию самостоятельно.

Как обособленные подразделения сдают бухгалтерскую отчетность

• Подразделение на отдельном балансе. Организация вправе выделить подразделение на отдельный баланс в рамках принятой системы бухгалтерского учета. Тогда оно само ведет бухгалтерский учет. Порядок отражения операций, передачи первичных документов и формирования внутренней отчетности закрепляют в учетной политике и внутренних документах. Как правило, у такого подразделение есть свой бухгалтер и расчетный счет. Сдавать свою бухгалтерскую отчетность в налоговую ему не требуется — это делает головная компания. 
• Подразделение без отдельного баланса. Если отдельный баланс не выделен, первичные документы передаются в бухгалтерию головной организации. Там отражают операции, начисляют зарплату, рассчитывают налоги и формируют отчетность. Сроки передачи документов и ответственных за их оформление определяют внутренними правилами документооборота.

Налоговая отчетность и налоги обособленных подразделений

• НДС. Обособленное подразделение не является самостоятельным плательщиком НДС. Декларацию по налогу сдает головная организация, если у нее есть такая обязанность. Если товары, работы или услуги реализуют через подразделение, счета-фактуры оформляются от имени организации. В строке с ИНН и КПП продавца указывается КПП соответствующего подразделения.
• Налог на прибыль. Общая ставка налога на прибыль в 2026 году составляет 25%. Из нее 8 процентных пунктов зачисляют в федеральный бюджет, а 17 — в бюджет субъекта РФ, если для организации не предусмотрены специальные условия или льготы. Федеральную часть налога организация уплачивает по месту своего нахождения. Региональную часть нужно перечислять по месту нахождения каждого из обособленных подразделений, исходя из доли их прибыли. Если в одном субъекте РФ находятся несколько обособленных подразделений, организация вправе выбрать из них одно ответственное, через которое будет уплачивать региональную часть налога. О выборе уведомляют налоговые органы. До конца 2026 года декларацию по налогу на прибыль сдает каждое обособленное подразделение (или одно ответственное подразделение в регионе). Головная организация при этом сдает декларацию по месту своего учета.

• Налог на имущество и транспортный налог. Декларация и уплата налога производятся по местонахождению объекта недвижимости (если недвижимость числится на балансе ОП или на отдельном балансе филиала). Транспортный налог — по месту регистрации автомобилей. За 2026 год компании отчитываются вручную, но с 2027 года вступает в силу проактивный порядок: ФНС будет самостоятельно рассчитывать транспортный налог и налог на имущество, облагаемое по кадастровой стоимости, на основе данных ГИБДД и Росреестра. По ним отменяется подача уведомлений об исчисленных суммах.

• НДФЛ. Если обособленное подразделение начисляет и выплачивает зарплату сотрудникам, оно обязано самостоятельно исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ по месту своего учета, а также сдавать расчет 6-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту нахождения ОП. Если у компании несколько подразделений в одном муниципалитете, платить НДФЛ и сдавать 6-НДФЛ можно через одно из них. Страховые взносы обособленное подразделение уплачивает самостоятельно и сдает по ним отчетность (РСВ, персонифицированные сведения в ИФНС и ЕФС-1 в СФР) только в том случае, если оно наделено полномочиями самостоятельно начислять выплаты в пользу физлиц и имеет свой расчетный счет.

Какую отчетность необходимо сдавать при закрытии обособленного подразделения

Заявление о закрытии обособленного подразделения подают по форме № С-09-3-2 — лично или онлайн с электронной подписью в инспекцию по месту учета головной организации, в течение 3 рабочих дней с даты принятия решения о закрытии (или прекращения деятельности). Перед закрытием важно полностью рассчитаться по налогам и взносам. Если закрывается филиал или представительство (указанные в ЕГРЮЛ), также подается заявление по форме № Р13014.

С 2027 года отдельную декларацию по налогу на прибыль за закрытое ОП не сдают. Показатели подразделения отражают в приложении № 5 к листу 02 единой декларации головной организации — за период закрытия, последующие периоды и весь налоговый период. Долю налоговой базы определяют по декларации за последний отчетный период до закрытия и больше не пересчитывают. Если закрывается ответственное подразделение, нужно уведомить инспекцию о выборе нового представителя.

До закрытия организация сдает в ИФНС по месту учета подразделения расчет 6-НДФЛ и справки о доходах работников за период с начала года до дня закрытия. Требования ТК по увольнению или переводу сотрудников тоже нужно соблюсти.

РСВ (расчет по страховым взносам) сдается в налоговую инспекцию (если ОП начисляло выплаты сотрудникам и имело самостоятельный расчетный счет или полномочия — в инспекцию по месту учета ОП до снятия с учета, либо данные переносятся и консолидируются через головную организацию)

ЕФС-1 (в Социальный фонд России):

• Раздел 1 (подраздел 1.1 — сведения о трудовой деятельности) — при увольнении или переводе работников из-за закрытия ОП (при увольнении подается не позднее следующего рабочего дня).

• Раздел 2 (бывшая 4-ФСС) — сдается в СФР по месту учета ОП (если ОП выделялось на отдельный баланс или имело свой счет).

Необходимо исполнить оставшиеся обязанности по имущественным налогам. 

Отдельное заявление в СФР не нужно: налоговая сама передает туда сведения о снятии подразделения с учета.

«Lad.Рядом с бизнесом» поможет организовать бухгалтерское обслуживание: вести учет, рассчитывать зарплату и налоги, готовить отчетность и контролировать сроки ее представления. Передав бухгалтерские задачи специалистам, вы снизите риск ошибок и сможете сосредоточиться на развитии бизнеса.

Кристина Симонова эксперт по налоговому учету