Как оформить увольнение сотрудника?

Увольнение — это процесс, где важна каждая деталь. Ошибка в документе, сроках или расчетах может привести к трудовому спору и штрафам. Последовательность действий едина для большинства оснований: главное отличие — в первом шаге.

Шаг 1. Получить документ-основание

В зависимости от причины увольнения это может быть:

• заявление работника;

• уведомление о сокращении;

• соглашение сторон;

• акт о дисциплинарном проступке;

• решение аттестационной комиссии при несоответствии должности.

Документ должен быть оформлен письменно. Устных договоренностей недостаточно.

Шаг 2. Соблюсти установленные сроки

В зависимости от ситуации сроки могут быть  разные. Если сотрудник уходит по собственному желанию, он подает заявление и отрабатывает две недели. Если увольняется сотрудник на испытательном сроке или расторгается срочный договор (заключенный на срок до двух месяцев), этот срок составляет три дня.

При сокращении штата работодатель обязан письменно предупредить сотрудника об увольнении под роспись за два месяца. 

Шаг 3. Издать приказ

В приказе указывается основание для увольнения со ссылкой на конкретную статью ТК РФ и дату увольнения (последний рабочий день специалиста). Сотрудник должен ознакомиться с приказом и расписаться. Если он отказывается ставить подпись, кадровик делает об этом отметку прямо на приказе.

Шаг 4. Оформить запись об увольнении

Если трудовая книжка бумажная, кадровик вносит запись в нее. Формулировка должна точно повторять текст Трудового кодекса. Обязательно указывают статью, часть и пункт — те же, что стоят в приказе.

Если книжка электронная, физическую запись не делают.

Шаг 5. Произвести полный расчет

Размер выплат зависит от основания увольнения. Большинство сумм рассчитываются исходя из среднего заработка и выплачиваются в последний рабочий день.

Шаг 6. Выдать документы

В последний рабочий день сотруднику нужно передать необходимые документы по трудовой деятельности.

Работодатель обязан передать:

• Трудовую книжку, если она велась на бумаге. Если работник отказался от бумажной книжки в пользу электронной, выдается форма СТД-Р (сведения о трудовой деятельности).

• Расчетный листок с информацией о начислениях, удержаниях и суммах к выплате за последний месяц (ст. 136 ТК РФ).

• Выписку из раздела 3 РСВ (расчет по страховым взносам) за последние три месяца работы. Она нужна для учета пенсионных и социальных прав.

• Выписку из персонифицированных сведений о физических лицах, которая заменяет СЗВ-М за последний месяц работы.

Если сотрудник в день увольнения не пришел или отказывается забирать документы, работодатель должен отправить ему уведомление: нужно либо явиться за трудовой книжкой, либо дать письменное согласие на отправку по почте. С момента запуска такого уведомления компания уже не отвечает за задержку выдачи книжки.

По письменному заявлению сотрудника (ст. 62 ТК РФ) работодатель обязан в течение трех рабочих дней предоставить:

• копии приказов о приеме, переводах, увольнении;

• справку о доходах и суммах НДФЛ за любой период работы;

• справку о среднем заработке для центра занятости;

• справку о доходах для пособий (бывшая форма 182н).

Шаг 7. Сдать отчетность в госорганы

• В Социальный фонд (СФР) сдется подраздел 1.1 формы ЕФС-1 (сведения об увольнении). Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа.

• В военкомат данные подаются, если увольняемый — военнообязанный. Нужно отправить уведомление об увольнении в течение 5 дней со дня расторжения договора.

Что грозит за задержку документов

За задержку выдачи трудовой книжки или других обязательных документов работодатель несет ответственность:

• Материальную: выплата среднего заработка за весь период задержки (ст. 234 ТК РФ).

• Административную по ст. 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц и ИП штраф от 1000 до 5000 руб., для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.

Не хотите тратить время на оформление увольнений, отчетность и расчеты? Мы возьмем на себя кадровый и бухгалтерский учет ИП — аккуратно, точно и вовремя. Оставьте заявку, чтобы узнать подробнее о наших услугах.

Анна Луконина эксперт по налоговому учету