Как внести запись в трудовую книжку при переходе на электронную трудовую

Если сотрудник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, работодателю необходимо оформить переход по установленным правилам: принять заявление, передать сведения в Соцфонд, проставить отметку в бумажном документе и вернуть его работнику.

Правила ведения трудовых книжек в 2026 году

Переход на электронные трудовые книжки начался еще в 2020 году. Но сотрудники, у которых уже была бумажная трудовая книжка на тот момент, могли выбрать, продолжать ее вести или нет. Работник, который отказался от бумажной трудовой книжки, уже не вправе вернуться к ее ведению.

По работникам, которые решили сохранить бумажный формат, работодатель продолжает вносить записи в бумажные книжки и одновременно передает электронные сведения в СФР. При этом за таким работником остается право отказаться от ведения бумажной трудовой книжки, подав соответствующее заявление. В этом случае бумажную книжку ему выдают на руки, а новые записи в нее больше не вносят.

Для тех, кто впервые трудоустроился после 31 декабря 2020 года, бумажные трудовые книжки не заводятся — сведения сразу ведутся только в электронном виде.

Как оформить отказ от бумажной трудовой книжки

1. Принять заявление от работника

Работник должен подать письменное заявление об отказе от бумажной трудовой книжки и переходе на полностью электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности.

2. Направить информацию в Соцфонд

Работодатель отражает факт подачи заявления в подразделе 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1. Сведения о выборе электронного формата требуется подать не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления.

3. Внести запись в трудовую книжку

Необходимо зафиксировать решение работника о переходе на электронные сведения в его бумажной трудовой книжке.

Запись нужно внести в раздел «Сведения о работе» по следующим правилам (приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н):

• графа 1 — порядковый номер записи;

• графа 2 — дата выдачи книжки сотруднику на руки;

• графа 3 — сама запись о подаче заявления;

• графа 4 — дата, номер заявления.

В третьей графе следует использовать такую формулировку:

«Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

Внесенную запись должен заверить сам работодатель либо сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек. Оттиск печати проставляется, если у работодателя она есть. 

4. Выдать бумажную книжку

Бумажную трудовую книжку выдают на руки работнику после внесения в нее записи. Согласно общему правилу, выдать книжку нужно не позднее трех рабочих дней с даты подачи заявления. В случае, когда заявление было подано менее чем за три рабочих дня до увольнения, — не позднее дня увольнения.

Что делать после перехода на электронную трудовую

После оформления перехода на электронный формат работодатель прекращает вносить в бумажную книжку новые сведения. Данные о последующих кадровых мероприятиях он продолжает передавать электронно в СФР в установленные сроки.

«Lad.Рядом с бизнесом» поможет организовать кадровый учет, рассчитает налоги и взносы и подготовит отчетность по сотрудникам или возьмет полное бухгалтерское сопровождение на себя под ключ. Оставьте заявку ниже, чтобы узнать больше о наших услугах.

Ирина Тадьян Старший менеджер по работе с клиентами