Перерасчет зарплаты — основания и сроки

Что такое перерасчет заработной платы

Перерасчет зарплаты — это повторный расчет ранее начисленных сумм заработной платы с учетом обнаруженных ошибок, изменившихся обстоятельств или права работника на дополнительные выплаты.

Чаще всего он требуется в следующих ситуациях:

• работнику недоплатили из-за ошибки в расчетах;

• повысился МРОТ, а зарплата сотрудника оказалась ниже установленного минимума;

• нужно начислить индексацию, надбавку или премию;

• изменились сведения о рабочем времени, отпуске или периоде нетрудоспособности;

• работодатель получил решение суда или предписание трудовой инспекции.

Основания для перерасчета заработной платы

Индексация зарплаты

Работодатели обязаны обеспечивать повышение реального содержания заработной платы, в том числе посредством индексации. Порядок индексации зависит от категории работодателя и закрепленных у него правил. Для коммерческих организаций соответствующие положения обычно устанавливают в коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте.

Если работодатель не проводил предусмотренную индексацию, сотрудник может потребовать пересчитать выплаты за соответствующий период. При этом нельзя автоматически применять к окладу единый накопленный коэффициент инфляции: нужно учитывать установленный у работодателя порядок индексации и обстоятельства конкретного дела.

Если из-за отсутствия индексации работнику недоплатили, работодатель должен устранить нарушение. При задержке причитающихся сумм также может возникнуть обязанность выплатить денежную компенсацию по ст. 236 ТК РФ.

Повышение МРОТ

С 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 руб. в месяц. Региональным законом может быть установлен более высокий минимальный размер оплаты труда, применимый к работодателю.

Если сотрудник полностью отработал норму рабочего времени и выполнил трудовые обязанности, его месячная зарплата не должна быть ниже применимого минимума. Если сумма оказалась меньше, работодатель обязан произвести доплату.

При сравнении учитывают не только оклад, но и предусмотренные системой оплаты труда выплаты. При этом выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, например сверхурочную работу, нельзя использовать для доведения зарплаты до МРОТ.

Если после повышения минимальной зарплаты выяснилось, что сотруднику недоплатили, необходимо пересчитать выплаты за соответствующий период и доплатить разницу.

Прерывание или перенос отпуска

Если работник заболел во время ежегодного оплачиваемого отпуска, отпуск продлевают или переносят на другой срок с учетом правил ст. 124 ТК РФ. Это может потребовать перерасчета отпускных, пособия по временной нетрудоспособности, НДФЛ и страховых взносов.

Порядок зависит от того, продлили отпуск или перенесли неиспользованные дни. Нельзя просто удержать часть ранее выплаченных отпускных из зарплаты без проверки правового основания.

При отзыве сотрудника из отпуска также пересчитывают отпускные и оплату за фактически отработанные дни. Отзыв допускается только с согласия работника, а неиспользованную часть отпуска предоставляют позднее в порядке, предусмотренном трудовым законодательством.

Ошибка в приказе

Если в приказе об установлении оклада, надбавки или премии указана неправильная сумма, сначала нужно выяснить, какие условия оплаты труда фактически установлены и на каком основании возникла ошибка.

Если сотруднику недоплатили, работодатель исправляет документы и начисляет разницу. Если выплачено больше положенного, удержать переплату можно не всегда.

Например, ошибка в кадровом приказе сама по себе не считается счетной ошибкой. Если работодатель неверно установил сумму выплаты в документе, это не дает автоматического права взыскать деньги с сотрудника.

Для исправления оформляют необходимые документы с правильными сведениями. Если речь идет об изменении условий трудового договора, нужно соблюдать правила изменения условий оплаты труда, а не просто заменять старый приказ новым.

Счетная ошибка

Счетная ошибка — одно из предусмотренных законом оснований для взыскания излишне выплаченной зарплаты. Обычно речь идет об арифметической ошибке при расчетах, например когда неправильно сложили начисления.

При этом технический сбой программы, повторное проведение платежа, неверно настроенный алгоритм или ошибочно указанный коэффициент сами по себе не обязательно признаются счетной ошибкой. Возможность взыскания зависит от характера нарушения и обстоятельств дела.

По ч. 3 ст. 137 ТК РФ работодатель может принять решение об удержании в течение месяца со дня окончания срока, установленного для возврата задолженности или неправильно исчисленной выплаты. При этом работник не должен оспаривать основания и размер удержания. Если месячный срок пропущен или сотрудник возражает, одностороннее удержание недопустимо. В предусмотренных законом случаях вопрос придется решать через суд.

Решение суда или предписание ГИТ

Перерасчет может потребоваться после решения суда, комиссии по трудовым спорам или предписания государственной инспекции труда. Например, работодатель должен выплатить сотруднику неучтенную доплату, премию или компенсацию, если право на нее установлено соответствующим актом.

В таком случае нужно выполнить требования документа в установленном порядке и сроке. При задержке выплаты могут начисляться проценты по ст. 236 ТК РФ.

Перерасчет при увольнении

При увольнении работодатель обязан произвести окончательный расчет, в том числе выплатить зарплату за отработанное время и компенсацию за неиспользованный отпуск. Если сотруднику полагались другие выплаты, их также учитывают при расчете.

Если после увольнения обнаружена недоплата, работодатель должен выплатить причитающуюся сумму. При задержке может возникнуть обязанность начислить компенсацию за весь предусмотренный законом период.

Если обнаружена переплата, взыскать ее с бывшего сотрудника значительно сложнее. Нужно проверить, допускает ли закон возврат соответствующей суммы. По общему правилу излишне выплаченная зарплата не взыскивается, кроме случаев, прямо предусмотренных ст. 137 ТК РФ, например счетной ошибки или установленных судом неправомерных действий работника.

Отдельное правило действует для отпускных за неотработанные дни отпуска: в предусмотренных законом случаях работодатель может удержать их из окончательного расчета при увольнении. Однако если удержать всю сумму не удалось, это не означает, что остаток автоматически можно взыскать через суд.

Изменение условий труда или премий

Условия оплаты труда закрепляют в трудовом договоре. По общему правилу изменить их можно по письменному соглашению сторон. В отдельных случаях работодатель вправе действовать по процедуре ст. 74 ТК РФ, если изменения обусловлены организационными или технологическими причинами и соблюдены установленные законом требования, включая уведомление работника.

Если стороны договорились повысить оклад или установить дополнительную выплату с определенной даты, бухгалтер пересчитывает зарплату за период, на который распространяются новые условия. При этом нельзя произвольно уменьшать уже заработанные суммы или оформлять ухудшающие положение работника изменения задним числом.

Сроки давности перерасчета зарплаты

Срок зависит от того, кто инициирует перерасчет и что именно требуется сделать.

Как сделать перерасчет заработной платы

Порядок действий зависит от причины перерасчета, но обычно включает несколько этапов.

Шаг 1. Зафиксировать основание

Установить, почему нужно пересчитать зарплату. Основанием может быть служебная записка бухгалтера, заявление сотрудника, приказ об индексации, измененное соглашение к трудовому договору, документы об отпуске или больничном, решение суда либо предписание инспекции труда.

Шаг 2. Рассчитать разницу

Сравнить сумму, которая была начислена, с суммой, которая должна была быть начислена. Если ошибка затрагивает несколько месяцев, расчет выполняют отдельно за каждый период.

Проверить, нужно ли скорректировать НДФЛ, страховые взносы и отчетность. Если выявлена задержка выплаты, отдельно рассчитать компенсацию по ст. 236 ТК РФ.

Шаг 3. Проверить возможность удержания

Если перерасчет проводится в пользу сотрудника, его согласие на доначисление не требуется.

Если обнаружена переплата, сначала проверяют, есть ли законное основание для удержания. В случаях, когда возврат допускается только добровольно, можно предложить работнику вернуть деньги самостоятельно. Однако письменное согласие не делает законным удержание, которое запрещено трудовым законодательством.

Шаг 4. Оформить документы

При необходимости издать приказ о перерасчете. В нем указывают работника, период, основание, расчет суммы и ответственного за исполнение. Если меняются условия трудового договора, оформляется соответствующее соглашение или другие предусмотренные законом документы.

Отдельный приказ нужен не во всех ситуациях: например, если основанием служит вступившее в силу решение суда, важно исполнить его требования и оформить необходимые бухгалтерские документы.

Шаг 5. Выплатить задолженность и скорректировать учет

Перечислить работнику недостающую сумму и проверить, требуется ли исправить сведения налогового и страхового учета. Если доплата задержана, рассчитать и выплатить компенсацию по ст. 236 ТК РФ.

Работодатель обязан начислять компенсацию за задержку в размере не ниже 1/150 действующей ключевой ставки Банка России от соответствующих невыплаченных сумм за каждый день задержки — с учетом условий, предусмотренных действующей редакцией статьи. Обязанность возникает независимо от вины работодателя.

Перерасчет зарплаты уволенному сотруднику

Если после увольнения выяснилось, что сотруднику недоплатили зарплату, премию или другую положенную выплату, работодатель обязан погасить задолженность. Это касается и ошибок, обнаруженных уже после окончательного расчета.

Переплату взыскать сложнее. После увольнения нельзя просто удержать лишнюю сумму из уже выплаченного расчета. Возврат возможен только при наличии предусмотренных законом оснований, например счетной ошибки или установленных судом неправомерных действий работника. В остальных случаях можно предложить бывшему сотруднику вернуть деньги добровольно.

Отдельное правило действует для отпускных за неотработанные дни отпуска: при увольнении работодатель вправе удержать соответствующую сумму из окончательного расчета в случаях, предусмотренных ст. 137 ТК РФ. Однако если удержать всю сумму не удалось, взыскать остаток через суд, как правило, нельзя.

Работник вправе обратиться в суд по спору о невыплаченной или не полностью выплаченной зарплате в течение года со дня установленного срока выплаты — в том числе если задолженность обнаружилась после увольнения.

Частые ошибки при перерасчете зарплаты

• Удерживать переплату без законного основания. Сам факт ошибки не разрешает вычесть деньги из следующей зарплаты. Сначала нужно проверить условия ст. 137 ТК РФ.

• Считать любую техническую ошибку счетной. Сбой программы или неверно заданный коэффициент не обязательно дают право на одностороннее удержание.

• Не выплачивать компенсацию за задержку. Если зарплату или другую причитающуюся сумму выплатили позже установленного срока, может возникнуть обязанность начислить компенсацию по ст. 236 ТК РФ.

• Игнорировать изменения налогового и страхового учета. После перерасчета за прошлые периоды нужно проверить, требуется ли корректировка отчетности и расчетов.

• Неправильно учитывать МРОТ. Нельзя сравнивать с минимальным размером только оклад. При этом включать в расчет выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, для доведения зарплаты до минимума нельзя.

• Пересчитывать выплаты после увольнения без проверки оснований. Недоплату бывшему работнику нужно погасить, а переплату можно взыскивать только при наличии предусмотренных законом оснований.

«Lad.Рядом с бизнесом» поможет с бухгалтерским обслуживанием: организовать расчет зарплаты, проверить начисления и удержания, подготовить отчетность и учесть изменения законодательства. Передав бухгалтерские задачи специалистам, вы снизите риск ошибок и задержек выплат и освободите время для работы с бизнесом.

Анна Галынина Менеджер по работе с клиентами