Обязательные кадровые документы для ИП

Список обязательных кадровых документов

Под обязательными кадровыми документами понимаются те, которые работодатель обязан оформлять согласно требованиям ТК РФ, и их наличие могут проверить контролирующие органы. Такие документы делятся на несколько видов. Сначала рассмотрим документы, относящиеся к трудовой деятельности сотрудников.

Трудовые договоры

Трудовой договор — это основной документ, регулирующий отношения между работником и работодателем. Работодатель обязан заключать его с каждым сотрудником, приступающим к работе. В нем фиксируются все существенные условия: выполняемая функция, режим работы, условия оплаты, права и обязанности сторон.

Изменение условий договора в большинстве случаев возможно только по соглашению сторон, которое оформляется письменным дополнительным соглашением.

Унифицированного бланка трудового договора и дополнительного соглашения не существует. Они разрабатываются самостоятельно с учетом специфики деятельности, организационной структуры и отраслевых особенностей. Однако можно использовать базовые шаблоны, адаптируя их под свои нужды.

График отпусков

График отпусков позволяет системно планировать отдых персонала.

График составляется ежегодно. В конце текущего года планируются отпуска на следующий календарный год. Утвердить график необходимо не позднее чем за две недели до наступления нового года.

В течение отчетного года в график могут вноситься изменения, например, если сотрудник по согласованию с работодателем решает перенести свой отпуск или в организации появляется новичок, которого необходимо включить в график.

Для оформления графика чаще всего используется унифицированную форму № Т-7. При необходимости допускается применение формы собственной разработки.

Трудовые книжки (и их учет)

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого основного работника, который не отказался от бумажной книжки и проработал в компании более пяти дней.

При приеме на работу впервые в 2026 году или позднее завести бумажную трудовую книжку уже невозможно — только электронную. Сведения по такому сотруднику будут отражаться исключительно в электронном формате.

Если же человек трудоустраивается не впервые и предъявляет бумажную книжку, работодатель обязан проверить, не отказывался ли он ранее от ее ведения. В случае официального отказа принимать трудовую книжку нельзя — сотрудник уже перешел на электронный формат. Если же человек не переходил на электронную трудовую книжку (ЭТК), работодатель продолжает вести для него бумажную книжку в установленном порядке.

Помимо самих трудовых книжек, требуется вести книгу (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Отдельно стоит упомянуть форму СТД-Р, которая содержит сведения о трудовой деятельности работников. Бланк утвержден приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н. В день прекращения трудового договора сотруднику выдается СТД-Р в обязательном порядке. Невыполнение этого требования может быть расценено как нарушение ТК.

Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени позволяет фиксировать явки и неявки сотрудников, часы переработки, отпуска, больничные и другие периоды отсутствия.

Законом не установлена единая обязательная форма табеля. Можно использовать унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом:

• форма № Т-12 — если одновременно ведется учет рабочего времени и расчет оплаты труда;

• форма № Т-13 — если учет рабочего времени ведется отдельно, а расчет зарплаты осуществляется в другой системе.

Допускается также использование табель собственной разработки. Главное, чтобы он содержал все необходимые реквизиты и позволял достоверно отразить фактически отработанное время каждого сотрудника.

Документы о проведении спецоценки условий труда (СОУТ)

ИП должен проводить спецоценку один раз каждые 5 лет (если иное не установлено законом № 426-ФЗ). Эта обязанность сохраняется даже в том случае, если у него числится всего один работник.

Далее рассмотрим локальные нормативные акты.

Локальные нормативные акты

Локальные нормативные акты (ЛНА) — это внутренние акты организации или ИП, которые устанавливают правила, обязательные для всех сотрудников.

Согласно ст. 309.2 ТК РФ, работодатели, отнесенные к микропредприятиям, вправе полностью отказаться от принятия локальных нормативных актов. В этом случае все вопросы, которые обычно регулируются ЛНА, прописываются непосредственно в трудовом договоре (с использованием типовой формы или самостоятельно разработанной). В остальных случаях нужно принять ЛНА, которые перечислены ниже.

Штатное расписание 

В штатном расписании фиксируется перечень структурных подразделений (если они есть), наименования должностей, количество штатных единиц, размеры окладов и надбавок, а также общий фонд оплаты труда. Оно позволяет системно подходить к кадровому планированию и контролировать расходы на персонал.

Для оформления штатного расписания рекомендована унифицированная форма № Т-3. Однако можно использовать бланк собственной разработки, если он содержит все необходимые сведения о структуре и оплате труда.

Штатное расписание утверждается приказом ИП. Внесение любых изменений — при расширении структуры, введении новых должностей, изменении окладов или переименовании подразделений — также оформляется отдельным приказом. Без такого приказа изменения не имеют юридической силы и могут быть оспорены при проверках или в судебных спорах.

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

В ПВТР прописываются основные нормы и правила работы в конкретной компании: порядок приема и увольнения, режим рабочего времени и времени отдыха, требования к дисциплине, а также иные вопросы, связанные с регулированием трудовых отношений.

По желанию в ПВТР можно включить положения о защите персональных данных, порядке оплаты труда и премирования, а также другие нормы, упрощающие кадровое делопроизводство. Все сотрудники должны быть ознакомлены с ПВТР под подпись при приеме на работу.

Документы по вопросам персональных данных

Каждый новый работник дает письменное согласие на обработку персональных данных. Это может быть оформлено как отдельный документ или включено в текст трудового договора.

Также потребуется разработать и утвердить положение о персональных данных, политику обработки, а при назначении ответственного за эти вопросы сотрудника издавать соответствующий приказ.

Зарплатные положения (об оплате труда)

Если правила расчета заработной платы не прописаны в ПВТР,  необходимо принять отдельные локальные акты: положение об оплате труда, положение о премировании, положение о компенсационных и стимулирующих выплатах.

Здесь также стоит отметить, что работодатель обязан информировать сотрудников о составных частях заработной платы, произведенных начислениях и удержаниях за отчетный месяц. Для этого используются расчетные листки.

Унифицированной формы расчетного листка не существует — ее необходимо разработать самостоятельно.

Порядок выдачи расчетных листков ТК не определен. Каждый ИП устанавливает правила самостоятельно и фиксирует их в локальном нормативном акте.

Положение об аттестации

Аттестация персонала является обязательной не для всех, а только для отдельных категорий, определенных законодательством. К таким категориям относятся работники:

• в области промышленной безопасности;

• связанные с эксплуатацией гидротехнических сооружений;

• педагогические;

• служащие в сфере электроэнергетики и теплоснабжения.

Если у ИП есть такие работники, для этих категорий нужно разработать и утвердить положение об аттестации, в котором определяются порядок, сроки и критерии оценки квалификации сотрудников. Если таких работников нет, положение об аттестации не требуется.

Положение об охране коммерческой тайны

Если в трудовой договор с сотрудником включены условия о работе с информацией, составляющей коммерческую тайну, работодатель обязан ознакомить сотрудника под подпись с порядком и условиями ее обработки, получения и передачи.

Для закрепления правил охраны коммерческой тайны издается отдельное положение. С ним должны быть ознакомлены все работники, чья деятельность связана с доступом к коммерческой тайне.

Кадровые документы по охране труда

Локальные нормативные акты по охране труда:

• правила и стандарты организации в области охраны труда;

• инструкции по охране труда по профессиям и видам работ;

• перечень профессий и должностей, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте.

Если произошел несчастный случай, подлежащий расследованию, требуется составить и хранить документы, перечисленные в приказе Минтруда от 20.04.2022 № 223н. К ним относятся, в частности, извещение и акт о несчастном случае.

Кадровые приказы и распоряжения 

Единого перечня обязательных кадровых приказов законодательством не установлено. Работодатель издает такие приказы по мере необходимости для оформления каждого кадрового мероприятия.

Примерный перечень кадровых приказов:

• о приеме на работу;

• о переводе на другую работу;

• о предоставлении отпуска;

• об отзыве из отпуска;

• об увольнении;

• о направлении в командировку;

• о поощрениях;

• о применении (снятии) дисциплинарного взыскания;

• об утверждении локальных нормативных актов;

• об удержании из заработной платы;

• о возмещении ущерба.

Другие кадровые документы 

Помимо перечисленных, есть обязанность формировать и хранить документы, возникающие в процессе взаимодействия с персоналом.

Например, это могут быть уведомления и извещения работодателя:

• о предстоящих изменениях условий трудового договора;

• о получении персональных данных от третьих лиц.

А также акты об отказе работника:

• о непредставлении объяснений по факту дисциплинарного проступка;

• об отказе от ознакомления с приказом о дисциплинарном взыскании;

• об отказе или уклонении от предоставления объяснений при проведении проверки.

Составление актов необходимо для документального подтверждения фактов, имеющих юридическое значение, и защиты интересов работодателя в случае споров.

«Lad.Рядом с бизнесом» возьмет на себя кадровый учет вашего бизнеса. Мы обеспечим правильное оформление всех обязательных форм, своевременное обновление локальных актов и полное сопровождение кадрового делопроизводства. Передайте кадры профессионалам — и сосредоточьтесь на развитии бизнеса без лишних забот.

Татьяна Малышева эксперт по налоговому учету