Налоговая реформа 2026
Мы покажем, как изменения откроют новые возможности для вашего бизнеса
Оставить заявкуобзор 26.03.2026 5
Подробно разобрали список кадровых документов, которые обязаны оформлять ИП
Под обязательными кадровыми документами понимаются те, которые работодатель обязан оформлять согласно требованиям ТК РФ, и их наличие могут проверить контролирующие органы. Такие документы делятся на несколько видов. Сначала рассмотрим документы, относящиеся к трудовой деятельности сотрудников.
Трудовой договор — это основной документ, регулирующий отношения между работником и работодателем. Работодатель обязан заключать его с каждым сотрудником, приступающим к работе. В нем фиксируются все существенные условия: выполняемая функция, режим работы, условия оплаты, права и обязанности сторон.
Изменение условий договора в большинстве случаев возможно только по соглашению сторон, которое оформляется письменным дополнительным соглашением.
Унифицированного бланка трудового договора и дополнительного соглашения не существует. Они разрабатываются самостоятельно с учетом специфики деятельности, организационной структуры и отраслевых особенностей. Однако можно использовать базовые шаблоны, адаптируя их под свои нужды.
График отпусков позволяет системно планировать отдых персонала.
График составляется ежегодно. В конце текущего года планируются отпуска на следующий календарный год. Утвердить график необходимо не позднее чем за две недели до наступления нового года.
В течение отчетного года в график могут вноситься изменения, например, если сотрудник по согласованию с работодателем решает перенести свой отпуск или в организации появляется новичок, которого необходимо включить в график.
Для оформления графика чаще всего используется унифицированную форму № Т-7. При необходимости допускается применение формы собственной разработки.
Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого основного работника, который не отказался от бумажной книжки и проработал в компании более пяти дней.
При приеме на работу впервые в 2026 году или позднее завести бумажную трудовую книжку уже невозможно — только электронную. Сведения по такому сотруднику будут отражаться исключительно в электронном формате.
Если же человек трудоустраивается не впервые и предъявляет бумажную книжку, работодатель обязан проверить, не отказывался ли он ранее от ее ведения. В случае официального отказа принимать трудовую книжку нельзя — сотрудник уже перешел на электронный формат. Если же человек не переходил на электронную трудовую книжку (ЭТК), работодатель продолжает вести для него бумажную книжку в установленном порядке.
Помимо самих трудовых книжек, требуется вести книгу (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Отдельно стоит упомянуть форму СТД-Р, которая содержит сведения о трудовой деятельности работников. Бланк утвержден приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н. В день прекращения трудового договора сотруднику выдается СТД-Р в обязательном порядке. Невыполнение этого требования может быть расценено как нарушение ТК.
Табель учета рабочего времени позволяет фиксировать явки и неявки сотрудников, часы переработки, отпуска, больничные и другие периоды отсутствия.
Законом не установлена единая обязательная форма табеля. Можно использовать унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом:
форма № Т-12 — если одновременно ведется учет рабочего времени и расчет оплаты труда;
форма № Т-13 — если учет рабочего времени ведется отдельно, а расчет зарплаты осуществляется в другой системе.
Допускается также использование табель собственной разработки. Главное, чтобы он содержал все необходимые реквизиты и позволял достоверно отразить фактически отработанное время каждого сотрудника.
ИП должен проводить спецоценку один раз каждые 5 лет (если иное не установлено законом № 426-ФЗ). Эта обязанность сохраняется даже в том случае, если у него числится всего один работник.
Далее рассмотрим локальные нормативные акты.
Кадровый учет
Локальные нормативные акты (ЛНА) — это внутренние акты организации или ИП, которые устанавливают правила, обязательные для всех сотрудников.
Согласно ст. 309.2 ТК РФ, работодатели, отнесенные к микропредприятиям, вправе полностью отказаться от принятия локальных нормативных актов. В этом случае все вопросы, которые обычно регулируются ЛНА, прописываются непосредственно в трудовом договоре (с использованием типовой формы или самостоятельно разработанной). В остальных случаях нужно принять ЛНА, которые перечислены ниже.
В штатном расписании фиксируется перечень структурных подразделений (если они есть), наименования должностей, количество штатных единиц, размеры окладов и надбавок, а также общий фонд оплаты труда. Оно позволяет системно подходить к кадровому планированию и контролировать расходы на персонал.
Для оформления штатного расписания рекомендована унифицированная форма № Т-3. Однако можно использовать бланк собственной разработки, если он содержит все необходимые сведения о структуре и оплате труда.
Штатное расписание утверждается приказом ИП. Внесение любых изменений — при расширении структуры, введении новых должностей, изменении окладов или переименовании подразделений — также оформляется отдельным приказом. Без такого приказа изменения не имеют юридической силы и могут быть оспорены при проверках или в судебных спорах.
В ПВТР прописываются основные нормы и правила работы в конкретной компании: порядок приема и увольнения, режим рабочего времени и времени отдыха, требования к дисциплине, а также иные вопросы, связанные с регулированием трудовых отношений.
По желанию в ПВТР можно включить положения о защите персональных данных, порядке оплаты труда и премирования, а также другие нормы, упрощающие кадровое делопроизводство. Все сотрудники должны быть ознакомлены с ПВТР под подпись при приеме на работу.
Каждый новый работник дает письменное согласие на обработку персональных данных. Это может быть оформлено как отдельный документ или включено в текст трудового договора.
Также потребуется разработать и утвердить положение о персональных данных, политику обработки, а при назначении ответственного за эти вопросы сотрудника издавать соответствующий приказ.
Если правила расчета заработной платы не прописаны в ПВТР, необходимо принять отдельные локальные акты: положение об оплате труда, положение о премировании, положение о компенсационных и стимулирующих выплатах.
Здесь также стоит отметить, что работодатель обязан информировать сотрудников о составных частях заработной платы, произведенных начислениях и удержаниях за отчетный месяц. Для этого используются расчетные листки.
Унифицированной формы расчетного листка не существует — ее необходимо разработать самостоятельно.
Порядок выдачи расчетных листков ТК не определен. Каждый ИП устанавливает правила самостоятельно и фиксирует их в локальном нормативном акте.
Аттестация персонала является обязательной не для всех, а только для отдельных категорий, определенных законодательством. К таким категориям относятся работники:
в области промышленной безопасности;
связанные с эксплуатацией гидротехнических сооружений;
педагогические;
служащие в сфере электроэнергетики и теплоснабжения.
Если у ИП есть такие работники, для этих категорий нужно разработать и утвердить положение об аттестации, в котором определяются порядок, сроки и критерии оценки квалификации сотрудников. Если таких работников нет, положение об аттестации не требуется.
Если в трудовой договор с сотрудником включены условия о работе с информацией, составляющей коммерческую тайну, работодатель обязан ознакомить сотрудника под подпись с порядком и условиями ее обработки, получения и передачи.
Для закрепления правил охраны коммерческой тайны издается отдельное положение. С ним должны быть ознакомлены все работники, чья деятельность связана с доступом к коммерческой тайне.
Локальные нормативные акты по охране труда:
правила и стандарты организации в области охраны труда;
инструкции по охране труда по профессиям и видам работ;
перечень профессий и должностей, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте.
Если произошел несчастный случай, подлежащий расследованию, требуется составить и хранить документы, перечисленные в приказе Минтруда от 20.04.2022 № 223н. К ним относятся, в частности, извещение и акт о несчастном случае.
Единого перечня обязательных кадровых приказов законодательством не установлено. Работодатель издает такие приказы по мере необходимости для оформления каждого кадрового мероприятия.
Примерный перечень кадровых приказов:
о приеме на работу;
о переводе на другую работу;
о предоставлении отпуска;
об отзыве из отпуска;
об увольнении;
о направлении в командировку;
о поощрениях;
о применении (снятии) дисциплинарного взыскания;
об утверждении локальных нормативных актов;
об удержании из заработной платы;
о возмещении ущерба.
Помимо перечисленных, есть обязанность формировать и хранить документы, возникающие в процессе взаимодействия с персоналом.
Например, это могут быть уведомления и извещения работодателя:
о предстоящих изменениях условий трудового договора;
о получении персональных данных от третьих лиц.
А также акты об отказе работника:
о непредставлении объяснений по факту дисциплинарного проступка;
об отказе от ознакомления с приказом о дисциплинарном взыскании;
об отказе или уклонении от предоставления объяснений при проведении проверки.
Составление актов необходимо для документального подтверждения фактов, имеющих юридическое значение, и защиты интересов работодателя в случае споров.
«Lad.Рядом с бизнесом» возьмет на себя кадровый учет вашего бизнеса. Мы обеспечим правильное оформление всех обязательных форм, своевременное обновление локальных актов и полное сопровождение кадрового делопроизводства. Передайте кадры профессионалам — и сосредоточьтесь на развитии бизнеса без лишних забот.
Есть вопросы?
Просто оставьте заявку на обратный звонок. Мы обязательно с вами свяжемся.
Будьте в курсе важных изменений
Подпишитесь на рассылку. Только актуальные статьи и свежие новости
Читайте также
Какую отчетность нужно подать в апреле 2026 года
Собрали шпаргалку со всеми сроками сдачи отчетов на апрель 2026 года
30.03.2026 84
Когда выделить НДС в платежном поручении при УСН в 2026 году
В этой статье разобрали, когда возникает необходимость указывать НДС в платежке при УСН и как избежать ошибок
30.03.2026 6
Бухгалтерское сопровождение: что это, что в него входит и как формируется стоимость
В этой статье разобрали, что понимается под бухгалтерским сопровождением, какие форматы сотрудничества существуют и что влияет на стоимость услуг
27.03.2026 6
Бухгалтерские услуги для ИП, нужен ли бухгалтер и что входит в обслуживание
В этой статье разобрали, кому из ИП бухгалтер нужен обязательно, что говорит закон, как можно организовать бухгалтерию и когда подойдет бухгалтерия на аутсорсе
26.03.2026 41

Выберите свой регион