Как вести учет товаров в магазине розничной торговли

Учет товаров в розничном магазине — это контроль всего движения продукции: от поступления от поставщика до продажи, возврата или списания. Он помогает понимать реальные остатки, контролировать закупки и вовремя находить недостачи и другие потери. Также необходимо учитывать в работе требования, связанные с маркировкой, кассовыми операциями и налогообложением и отслеживать изменения в законодательстве.

Зачем нужен товарный учет

В первую очередь товарный учет позволяет контролировать остатки и понимать, какие позиции действительно продаются.

С его помощью можно:

• отслеживать поступления и продажи;

• видеть остатки на складе и в торговом зале;

• планировать закупки;

• контролировать сроки годности;

• находить недостачи и пересортицу;

• учитывать возвраты и списания;

• анализировать спрос и оборачиваемость товаров.

Например, если по данным программы в магазине должно находиться 50 единиц товара, а при пересчете обнаруживается 45, нужно установить причину расхождения. Это может быть ошибка при приемке, неправильное списание, возврат, пересортица или недостача.

Чем больше ассортимент и количество операций, тем сложнее контролировать такие расхождения вручную.

Какие операции нужно учитывать

Условно движение товара можно разделить на несколько этапов.

Поступление

При приемке проверяют количество, ассортимент, качество и, если необходимо, маркировку продукции. При поступлении товаров важно сохранять документы, подтверждающие приобретение и количество продукции: УПД, накладные и иные первичные документы, предусмотренные договором и условиями поставки. Если товар относится к маркируемой продукции, дополнительно необходимо контролировать передачу сведений о товаре в системе маркировки.

Если фактическое количество или качество не соответствует поставке, расхождение необходимо зафиксировать и урегулировать с поставщиком.

Хранение и перемещение

После приемки товары распределяют между складом и торговым залом. При перемещении важно сохранять актуальные остатки, особенно если в магазине несколько складских зон или торговых точек.

Для продукции с ограниченным сроком годности дополнительно контролируют партии и сроки.

Продажа

При продаже товар выбывает из остатков, а информация о расчете проходит через кассу.

Для маркированной продукции необходимо соблюдать специальные правила передачи сведений о выбытии товара. Поэтому касса и товароучетная система должны быть корректно настроены.

Возврат и списание

Не весь товар, которого больше нет на складе, был продан. Продукцию могут вернуть поставщику, покупателю, списать из-за брака, порчи, окончания срока годности или недостачи.

Каждая такая операция должна быть отражена в учете и подтверждена соответствующими документами.

Особенности маркированных товаров

Обязательной маркировке подлежат десятки товарных групп: молочная продукция, пиво и слабоалкогольные напитки, лекарства, обувь, одежда, шины, парфюм, фототовары, ветеринарные препараты, детские игрушки, сладости и другие.

Перечень товаров, подлежащих обязательной маркировке, постоянно расширяется, а требования и сроки передачи сведений могут различаться для отдельных товарных групп. Поэтому перед началом торговли необходимо проверить действующие требования для конкретного вида продукции в системе «Честный ЗНАК».

Что нужно знать розничному магазину:

1. Регистрация в «Честном ЗНАКе» — обязательна для всех продавцов маркированных товаров. Для регистрации и совершения юридически значимых действий используются предусмотренные системой способы идентификации и электронная подпись.

2. Приемка — поставщик передает через ЭДО универсальный передаточный документ (УПД) с кодами товаров. Магазин должен сверить коды на товаре с документом и подтвердить приемку.

3. Продажа — кассир сканирует код Data Matrix, касса передает данные в «Честный ЗНАК», и товар выводится из оборота. Для этого нужен 2D-сканер (обычный линейный сканер не подходит).

4. Ошибки при приемке, продаже или передаче сведений о маркированном товаре могут привести к отказу в обработке операции, необходимости исправления данных и административной ответственности.

Товарный и бухгалтерский учет — не одно и то же

Товарный учет показывает, что происходит с продукцией, а бухгалтерский — как эти операции отражаются в учете компании и влияют на ее финансовый результат и налоги.

Для организаций товары учитываются в бухгалтерском учете в соответствии с требованиями ФСБУ 5/2019. Юридическое лицо вправе учитывать товары как по фактической себестоимости, так и по продажной стоимости с отдельным учетом торговых наценок. Выбранный способ закрепляется в учетной политике. 

ИП вправе не вести бухгалтерский учет при соблюдении условий, установленных п. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Однако это не освобождает предпринимателя от ведения предусмотренного налоговым законодательством учета доходов, расходов и иных объектов налогообложения, а также от документального подтверждения хозяйственных операций.

Что будет, если учет организован неправильно

Ошибки в товарном учете могут привести к:

• недостачам и невыявленным потерям;

• неправильным остаткам;

• проблемам при инвентаризации;

• ошибкам в бухгалтерском и налоговом учете;

• неверному расчету налогов;

• сложностям с маркированными товарами;

• искажению финансового результата.

Поэтому владельцу магазина важно контролировать не только наличие товаров на полках, но и то, как данные о каждой операции попадают в бухгалтерский и налоговый учет.

Как организовать учет товаров без ошибок

На небольшом количестве операций часть данных можно вести вручную. Но когда растет ассортимент, появляются несколько касс, регулярные поставки, возвраты и маркированная продукция, ручной учет становится источником ошибок.

Также важно, чтобы первичные документы были оформлены правильно, операции своевременно отражались в учете, а данные о товарах, выручке и налогах не расходились.

Избежать ошибок и рисков помогает автоматизация учета или передача наиболее сложных участков работы на аутсорс.

Если магазин растет, лучше не пытаться вести все процессы самостоятельно. Бухгалтер может контролировать первичные документы, отражение операций, расчеты с поставщиками, налоги и отчетность, а предприниматель — заниматься закупками, продажами и развитием бизнеса.

Если хотите сосредоточиться на магазине, а бухгалтерские задачи передать специалистам, обратитесь за бухгалтерским сопровождением к нам. Мы поможем контролировать документы, рассчитывать налоги и сдавать отчетность вовремя.

Анна Бухалкина эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету для селлеров на маркетплейсах