Бухгалтерский аутсорсинг: что это, плюсы и минусы

Даже при работе на упрощенной системе налогообложения бизнесу необходимо вести учет и своевременно выполнять налоговые обязанности. Для ИП и небольших компаний содержание собственного бухгалтера бывает неоправданно дорогим или просто не требуется из-за небольшого объема операций. В такой ситуации часть или всю бухгалтерскую работу можно передать внешнему исполнителю.

Понятие и виды бухгалтерского аутсорсинга

Аутсорсинг — это передача отдельных функций или целого направления внешнему исполнителю, который обладает необходимыми знаниями и опытом. Заказчик при этом сохраняет контроль над бизнесом, но не занимается всеми операционными задачами самостоятельно.

Объем передаваемой работы зависит от потребностей бизнеса. Можно полностью отдать бухгалтерию на обслуживание или привлечь специалиста только для отдельных задач — например, подготовки отчетности, расчета налогов или консультаций по сложному вопросу.

По степени участия исполнителя в работе компании выделяют несколько вариантов аутсорсинга:

• комплексный — подрядчик полностью ведет бухгалтерский и налоговый учет, готовит отчетность и выполняет другие согласованные задачи;

• выборочный — внешнему специалисту передают отдельные функции: например, расчет зарплаты или подготовку отчетности;

• консультационный — специалист не ведет учет постоянно, а подключается для консультаций и решения отдельных бухгалтерских и налоговых вопросов.

Такой формат позволяет подобрать объем услуг под реальную нагрузку бизнеса и не создавать полноценную бухгалтерскую службу, если в ней нет необходимости.

Задачи аутсорсинга бухгалтерских услуг

1. Учет доходов и расходов, отражение операций

Аутсорсер может регулярно отражать хозяйственные операции в учете, контролировать доходы и расходы.

Польза:

• снижает нагрузку на руководителя или штатного бухгалтера;

• освобождает сотрудников от рутинной работы;

• помогает своевременно отражать операции и поддерживать порядок в учете.

2. Подготовка и сдача отчетности

Специалист может формировать необходимые документы, готовить налоговую и бухгалтерскую отчетность, контролировать сроки ее представления и организовывать электронный документооборот.

Польза:

• можно частично или полностью заменить функции штатного бухгалтера;

• меньше риск пропустить срок сдачи отчетности;

• руководителю не приходится самостоятельно разбираться в требованиях к формам и их заполнению.

3. Проверка учета и отчетности

Аутсорсер может проводить разовую проверку перед сдачей отчетности или регулярно контролировать состояние учета. Такой формат особенно полезен при смене бухгалтера, перед налоговой проверкой или при обнаружении расхождений.

Польза:

• помогает находить случайные и системные ошибки;

• позволяет заранее выявить потенциальные налоговые риски;

• дает руководителю независимую оценку состояния учета.

4. Анализ финансовых показателей

Внешние специалисты могут не только вести обязательный учет, но и помогать собирать данные для управленческих решений: анализировать доходы и расходы, движение денежных средств и другие показатели.

Польза:

• руководитель получает данные для принятия финансовых решений;

• можно не создавать отдельный финансовый отдел при небольшом объеме задач;

• проще оценивать финансовое состояние бизнеса на основе актуальной информации.

5. Организация работы бухгалтерии и контроль процессов

Если у компании есть сотрудники бухгалтерии, внешнего специалиста можно привлечь для организации их работы и контроля основных процессов. При полном аутсорсинге подрядчик может взять на себя функции главного бухгалтера в рамках договора.

Польза:

• не приходится самостоятельно искать узкопрофильного специалиста;

• проще контролировать сроки и качество выполнения бухгалтерских задач;

• при необходимости можно подключать экспертов с разной специализацией.

6. Консультирование

Внешний бухгалтер может подключаться только тогда, когда у компании возникает сложный вопрос. Например, нужна оценка налоговых последствий сделки, помощь с выбором системы налогообложения или разъяснение требований к отчетности.

Польза:

• сотрудники и руководитель получают доступ к профессиональной экспертизе;

• не нужно содержать отдельного специалиста для редких сложных задач;

• можно оперативно получить помощь при изменении законодательства или нестандартной ситуации.

Преимущества аутсорсинга перед штатной бухгалтерией

Доступ к экспертизе

Внешний бухгалтер или команда специалистов постоянно работают с разными компаниями и сталкиваются с большим количеством практических ситуаций. Это позволяет привлекать к работе эксперта с нужной специализацией, а не ограничиваться компетенциями одного штатного сотрудника.

Для бизнеса это особенно важно, если возникают нестандартные операции, меняется налоговый режим или появляются новые требования к учету и отчетности.

Снижение рисков

При передаче бухгалтерии на аутсорсинг ответственность сторон закрепляют в договоре. Если исполнитель допустил ошибку, порядок исправления и возможного возмещения убытков определяется условиями договора.

При этом сам факт передачи учета внешнему специалисту не освобождает предпринимателя или организацию от обязанностей перед государством. Поэтому важно выбирать надежного подрядчика, заранее определять его зону ответственности и проверять условия договора.

Оптимизация расходов

Штатный бухгалтер — это не только заработная плата, но и расходы, связанные с рабочим местом, отпуском, больничными, подбором и обучением сотрудника. При небольшом объеме операций такие затраты могут быть несоразмерны реальной нагрузке.

Аутсорсинг позволяет подобрать состав услуг и платить за тот объем работы, который действительно необходим бизнесу. Если количество операций меняется, состав и стоимость услуг можно пересмотреть в соответствии с договором.

Гибкость при изменении нагрузки

Объем бухгалтерской работы не всегда остается одинаковым. У компании может появиться новый вид деятельности, увеличиться количество сотрудников или операций, начаться работа с маркетплейсами.

При аутсорсинге не нужно каждый раз искать нового сотрудника или срочно расширять штат. Объем работ можно изменить в рамках обслуживания и подключить специалистов с необходимой компетенцией.

Не нужно самостоятельно формировать бухгалтерскую команду

В небольшой компании один человек не всегда может одновременно заниматься налогами, зарплатой, первичными документами, отчетностью и нестандартными вопросами. При работе с аутсорсинговой компанией можно получить доступ сразу к нескольким специалистам.

Это снижает зависимость бизнеса от одного сотрудника и помогает не останавливать работу бухгалтерии из-за отпуска, болезни или увольнения конкретного специалиста.

Возможность автоматизировать учет

Аутсорсер может помочь выстроить бухгалтерские процессы и использовать подходящие цифровые инструменты. Например, автоматизировать обмен документами, настроить электронный документооборот, интегрировать учетные системы и сократить количество ручных операций.

Для небольшого бизнеса это особенно удобно: не приходится самостоятельно разбираться в программах и строить бухгалтерскую инфраструктуру с нуля.

Ограничения бухгалтерского аутсорсинга

Передавая бухгалтерию внешнему исполнителю, бизнес частично зависит от качества его работы, поэтому к выбору подрядчика нужно подходить внимательно.

Проблемы из-за неправильного выбора аутсорсера

Даже если вся бухгалтерия передана внешнему исполнителю, обязанности перед налоговой и другими государственными органами остаются у самого бизнеса. Поэтому договор с аутсорсером не отменяет необходимость контролировать ключевые процессы.

Ошибки подрядчика могут привести к недоимке, пеням, штрафам и дополнительным затратам на исправление учета. Чтобы снизить риски, до начала работы стоит проверить опыт исполнителя, перечень услуг, порядок взаимодействия и ответственность сторон.

Риск нарушения конфиденциальности

Для работы бухгалтеру нужен доступ к финансовой и другой информации о компании. В зависимости от задач это могут быть сведения о сотрудниках, контрагентах, расчетах и документах.

Поэтому важно заранее определить, какие данные передаются подрядчику, как организована их защита и кто отвечает за нарушение конфиденциальности. Соответствующие условия лучше закрепить в договоре.

Дополнительные расходы на отдельные услуги

При работе с аутсорсером стоимость услуг зависит от согласованного объема работ. Если бизнесу понадобятся задачи, которые не входят в базовый тариф, их могут оплачивать отдельно.

Например, дополнительными могут быть восстановление учета, разовая налоговая консультация, подготовка нестандартной отчетности или участие специалиста в проверке. Поэтому до заключения договора важно выяснить, что входит в основную стоимость обслуживания.

Ограниченный непосредственный контроль над процессами

При передаче бухгалтерии подрядчику руководитель не контролирует каждую операцию самостоятельно. Это удобно с точки зрения экономии времени, но требует выстроенной системы взаимодействия. Чем понятнее распределены обязанности и сроки, тем меньше риск недопонимания между сторонами.

Компания или частный специалист — кого выбрать

Передать бухгалтерию можно не только специализированной компании, но и частному специалисту. Для ИП и небольших компаний оба варианта могут быть подходящими, но отличаются по возможностям и уровню резервирования.

Какому бизнесу подходит бухгалтерский аутсорсинг

Бухгалтерский аутсорсинг может быть удобен ИП и компаниям, которые:

• не имеют достаточного объема работы для полной загрузки штатного бухгалтера;

• хотят сократить затраты на содержание собственной бухгалтерии;

• не хотят самостоятельно заниматься налоговым и бухгалтерским учетом;

• развивают сезонный бизнес и не нуждаются в одинаковом объеме бухгалтерских услуг круглый год;

• сталкиваются с трудностями при поиске квалифицированных бухгалтеров;

• хотят получить помощь экспертов по отдельным направлениям учета;

• планируют расширять бизнес и хотят масштабировать бухгалтерское обслуживание вместе с ним;

• переходят на электронный документооборот или автоматизируют учет;

• работают с несколькими направлениями деятельности и нуждаются в дополнительной экспертизе;

• хотят сосредоточить внутренние ресурсы на продажах, производстве и других основных задачах бизнеса.

Для ИП аутсорсинг особенно актуален, когда предприниматель одновременно занимается операционной деятельностью, продажами и развитием бизнеса. В таком случае бухгалтерские задачи отнимают время, но полностью отказываться от них нельзя: необходимо следить за налогами, документами и отчетностью.

Если бухгалтерия отнимает слишком много времени или вы не хотите разбираться в налогах и отчетности самостоятельно, ее можно передать специалистам «Lad.Рядом с бизнесом». Поможем ИП рассчитать налоги, подготовим и сдадим отчетность и проконтролируем обязательные платежи — без необходимости содержать отдельного бухгалтера в штате.

Ирина Тадьян Старший менеджер по работе с клиентами