Кадровое делопроизводство, что это, что включает и как организовать кадровый учет

Любой работодатель обязан соблюдать требования трудового законодательства и правильно оформлять отношения с сотрудниками. Для этого необходимо организовать кадровое делопроизводство — систему учета, хранения и оформления документов, связанных с работниками. От его качества зависит не только порядок внутри компании, но и успешное прохождение проверок со стороны государственной инспекции труда (ГИТ), Социального фонда России, Роскомнадзора, военкоматов и других контролирующих органов.

Ошибки могут привести к штрафам, спорам с работниками и дополнительным расходам. Поэтому важно понимать, какие документы должны быть обязательно разработаны и внедрены, кто отвечает за их ведение и как правильно организовать эти процессы.

Зачем нужен кадровый учет?

Он позволяет фиксировать все этапы взаимодействия между ИП или компанией и наемным специалистом — от трудоустройства до прекращения отношений.

Требования ТК РФ распространяются на все организации независимо от масштаба деятельности и формы. Индивидуальные предприниматели также обязаны оформлять необходимую документацию, если привлекают наемный персонал.

Грамотно выстроенный кадровый учет помогает:

• подтверждать законность трудовых отношений;

• отражать изменения, связанные с работниками;

• корректно рассчитывать заработную плату, отпускные и иные выплаты;

• своевременно готовить обязательную отчетность;

• минимизировать риск конфликтов с работниками;

• подтверждать соблюдение требований законодательства во время проверок.

Кроме выполнения обязательных требований, такая система дает руководству возможность контролировать численность коллектива, планировать нагрузку подразделений, отслеживать отпуска и анализировать изменения в коллективе.

Что входит в кадровый учет?

Он охватывает практически все процессы, возникающие в ходе взаимодействия ИП или компании с работниками.

В первую очередь речь идет о документальном оформлении событий, сопровождающих трудовые отношения. К ним относятся прием на работу, переводы, изменение условий, предоставление отпусков, командировки, поощрения, дисциплинарные взыскания и увольнение.

Любое изменение статуса сотрудника должно быть зафиксировано соответствующими распоряжениями, соглашениями и учетными формами.

Вторая составляющая связана с разработкой и поддержанием в актуальном состоянии внутренних актов и регламентов. К ним относятся правила внутреннего распорядка, положения об оплате, требования по охране труда, порядок обработки персональных данных и другие локальные документы.

Дополнительно в этот блок входят:

• ведение соответствующих регистров;

• воинский учет;

• подготовка данных для государственных органов;

• контроль сроков хранения информации;

• сопровождение проверочных мероприятий;

• обеспечение конфиденциальности персональных данных.

По мере роста бизнеса увеличивается и объем административной работы, поэтому важно заранее выстроить понятную систему документооборота внутри компании.

Кто должен вести кадровое делопроизводство?

Как именно организовать процессы, зависит от размера, структуры и специфики бизнеса, а также количества человек в штате.

В крупных фирмах для этих целей обычно создаются отдельные подразделения. Их специалисты сопровождают все мероприятия по персоналу: оформляют приемы и увольнения, готовят различные распоряжения и акты, взаимодействуют с государственными органами и обеспечивают подготовку нужной отчетности.

В небольших компаниях такие функции часто выполняют бухгалтеры, офис-менеджеры, секретари или кто-то из офисных специалистов. Если дополнительные обязанности возлагаются на человека наряду с его основной должностью, это необходимо оформить в установленном порядке.

Владельцы малого бизнеса и индивидуальные предприниматели нередко берут эту обязанность на себя. Однако такой подход требует постоянного отслеживания изменений законов и высокой внимательности при оформлении и заполнении форм.

Поэтому многие ИП и компании предпочитают передавать сопровождение кадровых процессов на аутсорсинг. Такой формат позволяет сократить нагрузку, снизить риск ошибок и получить поддержку опытных экспертов и профессионалов, которые постоянно работают с изменениями законов.

Какие документы нужны в кадровом учете?

Перечень обязательной документации зависит от особенностей бизнеса, численности коллектива и специфики организации процессов. Однако существует базовый набор бумаг и регламентов, который должен присутствовать у каждого работодателя. Именно эти материалы чаще всего становятся предметом проверки со стороны ГИТ, Социального фонда России и других надзорных ведомств. 

Штатное расписание

Этот документ отражает организационную структуру, перечень должностей, количество штатных единиц, размеры окладов и предусмотренных надбавок.

Он используется для планирования численности персонала, контроля расходов на оплату труда и подтверждения структуры при проведении проверок. При создании новых должностей, изменении организационной схемы или системы оплаты труда информацию необходимо своевременно актуализировать.

Трудовой договор

Договор обязательно заключается с каждым сотрудником до начала выполнения им своих обязанностей. Он является основой, регулирующей трудовые отношения сторон.

В нем обязательно указываются:

• функция, которую выполняет специалист;

• место работы;

• режим труда и отдыха;

• размер заработной платы;

• условия труда на рабочем месте;

• гарантии и компенсации;

• права и обязанности сторон.

Дополнительно могут быть предусмотрены условия об испытательном сроке, коммерческой тайне, дистанционном формате и другие положения, не противоречащие закону. Каждая сторона должна получить свой экземпляр подписанного договора.

Трудовые книжки

В них отражается история профессиональной деятельности человека: прием, переводы, повышение квалификации, поощрения и прекращение отношений в рамках ТК РФ.

Сегодня основным форматом является электронная фиксация сведений о трудовой деятельности. При этом отдельные сотрудники могут продолжать использовать бумажный вариант, если ранее не отказались от него в установленном порядке. В таких случаях информацию продолжают вносить как в бумажную форму, так и в электронную систему.

Кроме того, бизнес обязан своевременно передавать информацию о кадровых мероприятиях в составе формы ЕФС-1.

Табель учета рабочего времени

Табель используется для фиксации фактически отработанного времени каждым сотрудником.

На основании табеля рассчитываются:

• заработная плата;

• доплаты за сверхурочные отработки;

• оплата труда в выходные и праздничные дни;

• отпускные;

• компенсации и иные выплаты.

Табель позволяет контролировать соблюдение режима рабочего времени и подтверждать фактически отработанные часы при возникновении споров. Ведение табеля обязательно независимо от численности персонала и формы собственности работодателя.

График отпусков

График отпусков составляется ежегодно и утверждается не позднее чем за две недели до начала нового календарного года. Он помогает заранее планировать отсутствие специалистов и обеспечивает соблюдение их права на ежегодный оплачиваемый отпуск. График обязателен как для работодателя, так и для коллектива. При наличии производственной необходимости или по соглашению сторон в него могут вноситься изменения.

Отсутствие графика отпусков считается нарушением законодательства и может стать основанием для привлечения работодателя к ответственности.

Приказы по личному составу

Эти приказы оформляются при возникновении различных кадровых событий и подтверждают решения работодателя в отношении конкретных работников.

Наиболее распространены приказы:

• о приеме в штат;

• о переводе на другую должность;

• о предоставлении отпуска;

• о направлении в командировку;

• о поощрении;

• о привлечении к дисциплинарной ответственности;

• об увольнении.

Каждый приказ должен содержать основание для его издания и быть доведен до сотрудника под подпись либо в порядке электронного документооборота.

Приказы по основной деятельности

Они регулируют организационные процессы внутри ИП или компании и касаются работы предприятия в целом.

Например:

• утверждение штатного расписания;

• назначение ответственных лиц;

• ведение воинского учета;

• утверждение локальных нормативных актов;

• проведение инвентаризации;

• создание комиссий;

• утверждение различных регламентов и инструкций.

Приказы по основной деятельности являются важной частью внутреннего документооборота и подтверждают выполнение работодателем норм законодательства.

Локальные нормативные акты

Локальные нормативные акты (ЛНА) определяют внутренние правила ИП или организации и устанавливают единый порядок взаимодействия между сторонами.

К обязательным ЛНА обычно относятся:

• правила внутреннего распорядка;

• правила по оплате труда;

• положение о премировании;

• положение о защите персональных данных;

• правила по охране труда;

• порядок обработки и хранения персональных сведений работников;

• иные локальные акты в зависимости от специфики деятельности организации.

Локальные нормативные акты помогают урегулировать множество рабочих вопросов, снизить риск споров и подтвердить соблюдение положения законодательства. Все сотрудники должны быть ознакомлены с такими актами под подпись либо посредством ЭДО.

Документооборот и порядок хранения документов

Не менее важно не только правильно оформить необходимую документацию, но и обеспечить ее системное хранение. Даже безупречно подготовленные формы и акты теряют практическую ценность, если их невозможно оперативно найти при проверке, судебном разбирательстве или проведении аудита.

Система хранения должна обеспечивать сохранность информации, быстрый доступ к ней уполномоченных сотрудников и защиту от несанкционированного использования.

Компания или ИП обязаны соблюдать требования ТК РФ, законодательства об архивном деле и правила обработки персональных данных. Ответственность за сохранность сведений остается за бизнесом независимо от того, выполняется учет собственными силами или передан внешнему подрядчику.

Продолжительность хранения определяется категорией документов и их значением для подтверждения прав работников.

Например:

• графики отпусков обычно сохраняются не менее трех лет;

• табели рабочего времени — не менее пяти лет, а при наличии вредных условий срок может увеличиваться;

• распоряжения по отпускам, командировкам и дисциплинарным взысканиям относятся к материалам временного хранения;

• приказы о приеме, переводе и увольнении сотрудников требуют длительного хранения;

• трудовые договоры, дополнительные соглашения и личные дела могут храниться 50 лет и более в соответствии с архивными правилами.

Особое значение имеют бумаги, подтверждающие стаж работников. Именно они используются при назначении пенсий, социальных выплат. Их утрата или порча способна привести к серьезным последствиям для обеих сторон.

Чтобы упростить поиск информации, архив целесообразно структурировать по отдельным направлениям деятельности:

• личные дела сотрудников;

• трудовые договоры и дополнительные соглашения;

• приказы по личному составу;

• приказы по основной деятельности;

• графики отпусков;

• табели рабочего времени;

• акты по охране труда, по воинскому учету;

• локальные нормативные акты;

• отчетность и подтверждения ее отправки.

Для каждой категории желательно предусмотреть отдельный шкаф, папку или электронный раздел с понятной системой индексации. Такой подход существенно упрощает поиск нужных сведений и сокращает время подготовки к проверкам.

Практически вся информация о персонале относится к категории персональных данных, поэтому особое внимание необходимо уделять вопросам конфиденциальности.

Для защиты в этой сфере рекомендуется:

• ограничить круг лиц, имеющих доступ к сведениям;

• хранить бумажные оригиналы в закрытых шкафах или сейфах;

• фиксировать выдачу материалов ответственным сотрудникам;

• использовать разграничение прав доступа в информационных системах;

• регулярно обновлять применяемые средства защиты.

При использовании электронного документооборота необходимо дополнительно организовать резервное копирование файлов. Потеря цифрового архива может создать серьезные сложности при подтверждении фактов в отношении персонала и исполнении правил законодательства.

Регулярное создание резервных копий, контроль электронных подписей и мониторинг работоспособности информационных систем позволяют существенно снизить такие риски.

Грамотно организованное хранение помогает не только избежать претензий со стороны контролирующих органов, но и значительно упрощает повседневную рутину.

Какую отчетность необходимо сдавать в рамках кадрового учета?

Работа с персоналом предполагает не только ведение внутренней документации, но и регулярную передачу сведений в государственные органы.

Отчетность в СФР

Основной формой является ЕФС-1, ее особенность в том, что она сдается не неполностью, а по разделам и подразделам, причем для каждой части установлены свои сроки сдачи. В форме отражаются сведения о приеме, увольнении, переводах, заключении отдельных договоров гражданско-правового характера, страховом стаже и начисленных взносах на травматизм.

Отчетность в ФНС

Организации и предприниматели, привлекающие наемных работников, обязаны представлять сведения о доходах физических лиц и другие формы налоговой отчетности.

Наиболее распространенные из них:

• персонифицированные сведения о физических лицах;
• расчет 6-НДФЛ;
• расчет по страховым взносам — РСВ.

Отчетность в Росстат

Статистические формы представляют не все предприниматели и фирмы. Конкретный перечень (выборка) определяется Росстатом в зависимости от вида деятельности, численности работников и иных критериев. Проверить попадание в выборку можно на официальном сайте ведомства.

Сведения для службы занятости

В отдельных случаях требуется информировать органы занятости о наличии свободных вакансий, выполнении квот по трудоустройству отдельных категорий граждан и других обстоятельствах, предусмотренных законодательством.

Подача сведений в военкоматы

Большинство работодателей обязаны взаимодействовать с военными комиссариатами и своевременно направлять сведения о военнообязанных гражданах. В последние годы контроль в данной сфере заметно усилился, поэтому данным вопросам необходимо уделять особое внимание.

Несоблюдение установленных сроков подачи может повлечь применение штрафных санкций.

Как проверить, правильно ли организовано кадровое делопроизводство?

Даже если документы оформляются регулярно, это не гарантирует отсутствие ошибок.

Для проверки рекомендуется проводить внутренний аудит. В ходе него следует убедиться в наличии:

• трудовых договоров по всему штату;

• обязательных локальных нормативных актов;

• приказов по личному составу;

• графиков отпусков;

• табелей рабочего времени;

• документов по охране труда, по воинскому учету, по обработке персональных данных.

Необходимо также проверить:

• актуальность документации;

• соблюдение сроков хранения;

• корректность отчетности;

• своевременность передачи данных в государственные органы.

Периодический аудит помогает выявить нарушения до визита проверяющих органов и снизить риски штрафов.

Какая ответственность предусмотрена за нарушения

Нарушения всех указанных требований способны привести не только к замечаниям со стороны контролирующих органов, но и к существенным финансовым потерям.

Наиболее распространенными основаниями для привлечения к ответственности являются:

• отсутствие обязательных документов или внутренних регламентов;

• ошибки при оформлении трудовых отношений;

• несоблюдение требований охраны труда;

• нарушения при работе с персональными данными;

• ошибки в воинском учете;

• несвоевременная сдача обязательной отчетности.

Размер санкций зависит от характера нарушения и статуса бизнеса. Для юридических лиц штрафы по отдельным составам наиболее суровые и могут достигать нескольких сотен тысяч рублей.

Помимо денежных взысканий контролирующие органы вправе выдать предписание об устранении нарушений. Если требования не будут выполнены в установленный срок, последствия могут оказаться значительно серьезнее.

Поэтому работу с персоналом и сопутствующей документацией стоит рассматривать как важный элемент правовой и финансовой безопасности бизнеса, а не как формальную обязанность.

Чем раньше будет выстроена понятная и системная модель ведения этих процессов, тем проще соблюдать требования законодательства, избежать претензий со стороны контролирующих органов и снижать риск споров.

Если вы хотите сосредоточиться на развитии бизнеса, передайте кадровое сопровождение нашим специалистам. Мы возьмем на себя оформление необходимых документов, подготовку локальных нормативных актов, контроль сроков отчетности, сопровождение проверок и решение текущих вопросов. Вы получите надежную поддержку экспертов и сможете избежать расходов на содержание отдельного специалиста по кадрам в штате.