Чек с реквизитом «Возврат прихода»: что делать, если документ пришел, а денег нет

Иногда покупатель получает электронный кассовый чек с пометкой «Возврат прихода», хотя никаких денег на карту не поступало. Такая ситуация вызывает вопросы и у клиентов, и у предпринимателей.

Что означает признак расчета в кассовом чеке

Каждый кассовый чек содержит обязательный реквизит — признак расчета. Он показывает характер операции, которую продавец проводит через онлайн-кассу.

В зависимости от ситуации в чеке может быть указан один из четырех вариантов:

• Приход — получение оплаты от покупателя за товар, работу или услугу.

• Возврат прихода — возврат ранее полученной оплаты клиенту.

• Расход — выдача денежных средств из кассы.

• Возврат расхода — возврат ранее выданных денежных средств организации.

Именно по этому реквизиту налоговая служба определяет, была продажа или возврат.

Когда оформляется чек «Возврат прихода»

Такой чек формируется, если продавец возвращает покупателю ранее полученные деньги.

Наиболее распространенные случаи:

• покупатель вернул товар;

• клиент отказался от услуги;

• заказ был отменен до исполнения;

• кассир ошибочно оформил продажу;

• возврат осуществляется по претензии покупателя.

Чек возврата должен быть сформирован независимо от того, каким способом была произведена первоначальная оплата — наличными, банковской картой или через интернет.

Почему пришел чек возврата, а деньги не поступили

Получение чека еще не означает моментальное зачисление средств покупателю.

На практике возможны несколько ситуаций.

Возврат уже оформлен, но банк еще не обработал операцию

При возврате на банковскую карту деньги обычно поступают не мгновенно. Срок зависит от банка и платежной системы. Чаще всего средства зачисляются в течение нескольких рабочих дней.

Возврат проведен только в кассовой системе

Иногда сотрудник сформировал чек возврата, но сама операция перечисления денег еще не завершена. В этом случае покупателю стоит обратиться к продавцу и уточнить статус возврата.

Произошла техническая ошибка

Если деньги не поступают длительное время, необходимо проверить:

• реквизиты карты;

• дату оформления возврата;

• наличие подтверждения перевода со стороны продавца.

Как правильно оформить возврат через онлайн-кассу

Для бизнеса важно не только вернуть деньги клиенту, но и корректно отразить операцию в учете.

Общий порядок выглядит следующим образом:

Шаг 1. Принять обращение покупателя

Необходимо убедиться, что возврат соответствует требованиям законодательства и внутренним правилам компании.

Шаг 2. Оформить документы

Многие компании дополнительно используют:

• заявление покупателя;

• акт возврата;

• накладную на возврат товара.

Хотя обязательной унифицированной формы для большинства случаев нет, документы помогают подтвердить законность операции.

Шаг 3. Сформировать кассовый чек

Через ККТ оформляется чек с признаком расчета: «Возврат прихода». В нем отражаются данные операции и сумма возврата.

Шаг 4. Вернуть денежные средства

Способ возврата зависит от первоначального способа оплаты и внутренних процедур компании.

Что делать, если кассир ошибочно пробил чек

Ошибки при работе с онлайн-кассой встречаются достаточно часто.

Например:

• указана неверная сумма;

• ошибочно проведена продажа;

• выбран неправильный способ оплаты.

Если ошибка обнаружена сразу, ее необходимо исправить через предусмотренные законодательством механизмы: оформление возврата либо чека коррекции в зависимости от характера ошибки.

Для внутреннего учета обычно составляется служебная записка или иной документ, объясняющий причину исправления.

Частые вопросы

Можно ли отказать в возврате, если покупатель потерял чек?

Нет. Покупатель вправе подтвердить факт покупки и другими способами, например, подойдет SMS/email-чек, выписка из мобильного банка (с указанием даты, времени и суммы), скриншот из личного кабинета магазина, данные из бонусной системы или свидетельские показания человека, который был с вами при покупке. 

Обязательно ли оформлять чек возврата?

Да. Если деньги возвращаются покупателю, операция должна быть отражена через онлайн-кассу.

Что делать покупателю, если чек пришел, а деньги нет?

Сначала уточнить у продавца дату и способ возврата. Если возврат оформлен на банковскую карту, следует учитывать срок обработки операции банком.

Можно ли вернуть только часть покупки?

Да. В этом случае оформляется частичный возврат и формируется чек на сумму возвращаемых товаров или услуг.

Возвраты через онлайн-кассу требуют внимательного оформления: ошибки в чеках, некорректные операции по ККТ и нарушения порядка расчетов могут привести к вопросам со стороны ФНС и штрафам. Специалисты «Lad.Рядом с бизнесом» возьмут учет, бухгалтерию и уплату налогов на себя, чтобы вы могли избежать рисков и претензий контролирующих органов.

Ирина Тадьян Старший менеджер по работе с клиентами