Замена ФН и перерегистрация онлайн-кассы: пошаговая инструкция

Когда возникает необходимость замены фискального накопителя

Причин для замены накопителя может быть несколько.

1. Истечение срока эксплуатации. Каждый ФН имеет установленный срок службы — 15 или 36 месяцев, который указан в технической документации. По истечении этого срока чип перестает сохранять чеки для передачи в налоговую службу. Срок работы отсчитывается с момента регистрации кассы. Замену следует проводить до блокировки устройства, иначе закрыть архив и передать его в ФНС будет невозможно. Многие модели касс предупреждают о необходимости замены за 30 дней до окончания срока службы.

2. Заполнение памяти. В соответствии с законом № 54-ФЗ фискальные документы хранятся в накопителе постоянно — удалить их невозможно. Со временем память заполняется, и требуется замена чипа. Современные накопители вмещают около 230–250 тысяч документов. Этого достаточно для ежедневного формирования 200 чеков в течение трех лет. Однако при интенсивной работе (более тысячи чеков в день) память может исчерпаться раньше.

3. Блокировка накопителя. ФН может быть заблокирован даже при наличии свободного места и до истечения срока службы. Основные причины блокировки:

• ошибки при регистрации кассы в налоговой (важно тщательно проверять все вносимые данные);
• отсутствие передачи данных в ФНС более 30 дней (необходимо следить за подключением к интернету и своевременно оплачивать услуги провайдера и оператора фискальных данных);
• несвоевременное закрытие смены (отчет о закрытии должен формироваться не позднее чем через 24 часа после открытия смены);
• смена собственника кассы или изменение его регистрационных данных (при передаче кассы другому ИП или организации требуется перерегистрация и замена ФН; при смене других данных, например оператора фискальных данных, перерегистрация нужна, но замена накопителя не требуется).

4. Брак или поломка устройства. При обнаружении заводского брака следует обратиться к производителю для проведения экспертизы. Если гарантия еще действует, накопитель будет заменен. Поломка может произойти из-за попадания влаги или короткого замыкания — в этом случае устройство необходимо заменить как можно скорее.

Порядок действий при замене фискального накопителя

Замену ФН лучше доверить специалистам сервисного центра — это гарантирует быстрое и корректное выполнение всех операций и исключает риск ошибок. Однако закон не запрещает владельцам касс менять накопитель самостоятельно.

Шаг 1. Убедиться в необходимости замены

Обычно касса уведомляет о необходимости замены ФН за 30 дней до окончания его срока службы. Если таких уведомлений нет, следует проверить состояние устройства через отчет о закрытии смены. Если срок службы подходит к концу, в отчете появится строка «Ресурс ФН менее 30 дней». При заполнении памяти на 99% будет указано: «Память ФН заполнена».

Шаг 2. Выбрать новый накопитель

При выборе ФН важно соблюдать законодательные требования:

• организации и ИП на спецрежимах (УСН, ПСН), а также работающие в сфере услуг, должны использовать накопитель со сроком службы 36 месяцев;

• продавцам подакцизных товаров требуется ФН на 410 дней (при регистрации в налоговой указывается, что касса будет использоваться для реализации подакцизных товаров, и срок службы автоматически уменьшается);

• при использовании кассы в автономном режиме срок службы также сокращается.

Заменять старые накопители можно только на устройства модели ФН-М, включенные в реестр ФНС. Этот тип чипа поддерживает все актуальные форматы фискальных документов, что позволяет использовать его при продаже маркированных товаров.

Шаг 3. Закрыть текущую смену

Для этого сформировать на кассовом аппарате отчет о закрытии смены и распечатать его. На этом этапе все чеки и отчеты должны быть переданы в налоговую инспекцию.

Проверить поле «Количество непереданных ФД» в отчете. Если там указано число, отличное от нуля, продолжать замену нельзя. Необходимо восстановить подключение к интернету, оплатить услуги провайдера и ОФД, чтобы касса отправила все документы в налоговую.

Шаг 4. Закрыть архив фискального накопителя

Нужно создать на кассе отчет о закрытии фискального накопителя. Способ формирования этого отчета зависит от модели ККТ (подробные рекомендации есть в инструкции к устройству). Следует сохранить отчет — эти данные потребуются для перерегистрации кассы в ФНС.

Шаг 5. Заменить накопитель

Отключить кассу от сети, открыть отсек для накопителя и аккуратно извлечь устройство. Перед установкой нового чипа ознакомиться с инструкцией по эксплуатации — порядок замены зависит от модели кассы.

Использованный фискальный накопитель необходимо хранить в течение пяти лет — налоговая служба проверяет наличие старых устройств и достоверность сохраненных данных.

Шаг 6. Активировать новый накопитель

После установки нового ФН нужно включить кассу и создать отчет об изменении параметров регистрации. Далее внести в систему информацию о новом устройстве и проверить данные об операторе фискальных данных.

Процесс активации:

1. Открыть настройки кассового аппарата.

2. Выбрать функцию «Зарегистрировать».

3. Проверить реквизиты на странице «Активация нового ФН» (при необходимости внесите правки).

4. Подтвердить активацию, нажав «Активировать ФН».

5. Распечатать чек об активации фискального накопителя.

Шаг 7. Перерегистрировать кассу

Перерегистрация кассы при замене ФН должна быть проведена в течение 24 часов.

Заявление на перерегистрацию можно сформировать и подать через личный кабинет на сайте ФНС, для этого понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись.

Налоговая проверяет заявление в течение пяти рабочих дней. После обработки статус техники в личном кабинете изменится на «ККТ перерегистрирована».

Чем опасна работа на кассе с просроченным фискальным накопителем

Работа без фискального накопителя или с просроченным устройством недопустима. При обнаружении такого нарушения бизнес привлекут к ответственности по статье 14.5 КоАП РФ.

За неприменение контрольно-кассовой техники для ИП предусмотрен штраф в размере от 25 до 50% от суммы расчета, но не менее 10 000 руб. Если нарушение совершено повторно и сумма расчетов без применения кассы составила 1 млн руб. и более, индивидуальный предприниматель может быть дисквалифицирован на срок от одного до двух лет. 

За использование кассового аппарата, который не соответствует установленным требованиям (в том числе незарегистрированного), штраф для ИП составляет от 1500 до 3000 руб.

Нужна помощь с заменой фискального накопителя или ведением бухгалтерии? Обратитесь к нашим специалистам, оставив заявку по форме ниже.

Татьяна Малышева эксперт по налоговому учету