Утрата права на УСН — лимиты, что делать при нарушении условий применения упрощенки

Переход на упрощенную систему налогообложения часто становится первым шагом к оптимизации налоговой нагрузки для ИП и ООО. Однако бизнес развивается, выручка растет, и вместе с этим меняются финансовые показатели, которые необходимо держать под контролем. Если налогоплательщик превышает установленные государством ограничения, ФНС автоматически признает утрату права на спецрежим.

Почему можно утратить право на применение УСН

По правилам статьи 346.13 НК РФ налогоплательщик считается утратившим право на УСН с первого числа месяца, в котором произошло нарушение условий применения спецрежима. Это правило работает автоматически: не нужно ждать решения инспекции или получать официальное предписание. Нарушение условий влечет за собой принудительный перевод на иной режим с начала текущего месяца.

Основные причины потери права на упрощенку делятся на две группы: превышение финансовых и кадровых лимитов, а также нарушение организационных условий ведения деятельности.

В 2026 году для сохранения статуса плательщика УСН необходимо удерживать пороги по показателям:

• доходы нарастающим итогом с начала года — не более 490,5 млн руб.;

• средняя численность сотрудников — до 130 человек;

• остаточная стоимость основных средств (для юрлиц) — до 218 млн руб.

Базовые значения по закону составляют 450 млн (для доходов) и 200 млн (для основных средств). Каждый год эти суммы индексируются на коэффициент-дефлятор. На 2026 год он установлен на уровне 1,09. Расчет предельных значений ведется по формуле: базовый показатель × коэффициент-дефлятор.

Помимо лимитов, упрощенка теряется при изменении структуры бизнеса. Организацию переведут на ОСНО, если она откроет филиал, вступит в простое товарищество, либо если доля участия других юридических лиц в ее уставном капитале превысит 25%.

Доходы

Сумма поступлений учитывается нарастающим итогом с 1 января. Отчетные периоды на УСН — первый квартал, полугодие и девять месяцев. Налоговый период — календарный год.

В доходную базу включают все поступления от реализации товаров, работ, услуг и имущественных прав. Авансы учитываются в момент поступления на расчетный счет или в кассу. Если вы ранее выделили НДС из цены или вернули аванс покупателю, эти суммы вычитаются из базы. Ошибочно зачисленные и своевременно возвращенные платежи доходом не считаются. При совмещении упрощенки и патента доходы от деятельности на ПСН суммируются с общими поступлениями для проверки лимита.

Средняя численность работников

Показатель складывается из трех составляющих, которые рассчитываются за каждый месяц отчетного периода:

1. Среднесписочная численность — сотрудники, принятые по трудовым договорам на основное место работы. Методику расчета регулируют указания Росстата.

2. Среднее число внешних совместителей — учитываются пропорционально отработанному времени. Например, при занятости на 0,5 ставки и полной выработке нормы часов сотрудник считается как 0,5 единицы за каждый рабочий день.

3. Среднее число исполнителей по договорам ГПХ — учитываются как целые единицы за каждый календарный день действия договора.

При совмещении УСН и патента в расчет включаются все сотрудники, занятые в деятельности на обоих режимах. Итоговый показатель за период выводится путем суммирования ежемесячных значений и деления на количество месяцев.

Остаточная стоимость основных средств

В расчет берут только амортизируемое имущество, которое одновременно соответствует четырем критериям:

• находится в собственности ИП или организации;

• первоначальная стоимость превышает 100 000 руб. (включая затраты на доставку, монтаж, таможенные пошлины и услуги посредников);

• используется для извлечения дохода;

• срок полезного использования превышает 12 месяцев.

Остаточная стоимость определяется по данным бухгалтерского учета как первоначальная цена за вычетом накопленной амортизации. 

Организации ведут бухучет в обязательном порядке. Для ИП эта обязанность не закреплена федеральным законом, но для контроля лимита придется вести учет основных средств и начислять амортизацию. Исключение допустимо только в случае, если предприниматель абсолютно уверен, что совокупная стоимость имущества не достигнет предельного значения. При сомнениях рекомендуется проконсультироваться с экспертом или передать учет на аутсорс, чтобы исключить риск принудительного перехода на ОСНО.

Порядок действий при утрате права на УСН

Перейти на другой спецрежим, если бизнес слетел с упрощенки, не получится — лимит доходов на ПСН и АУСН существенно ниже, а ЕСХН подходит не всем. Зачастую остается единственный легальный путь — переход на общую систему налогообложения (ОСНО).

Внесение изменений в параметры регистрации ККТ

В день утраты права необходимо сформировать отчет об изменении параметров регистрации ККТ. В реквизите «система налогообложения» (тег 1062) указывается новое значение, а в чеках проставляется корректный тег «применяемая СНО» (1055).

ФНС указывает, что чеки, выбитые с начала месяца утраты спецрежима до фактического превышения лимита, корректировать не нужно. Если же отчет об изменении параметров сформирован с опозданием, все чеки, оформленные в период с даты утраты права до момента перенастройки, необходимо исправить. Для этого используются чеки коррекции или чеки возврата прихода в зависимости от версии формата фискальных данных (письма ФНС от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240@ и от 28.12.2021 № АБ-4-20/18334@). 

Рекомендуется сверять работу фискального накопителя сразу после формирования отчета, чтобы избежать ошибок в налоговой базе по розничным продажам.

Уведомление налоговой

• Информировать ИФНС необходимо по рекомендуемой форме № 26.2-2. Документ подается в любую ИФНС в течение 15 календарных дней после окончания квартала, в котором произошло нарушение. С 1 июля 2026 года вступает в силу единая форма уведомлений по УСН.

• В уведомлении указываются ИНН (и КПП для организаций), код инспекции, наименование или Ф. И. О., дата перехода на ОСНО, причина и код периода превышения: «21» (квартал), «31» (полугодие), «33» (9 месяцев), «34» (год). Документ подается лично, через представителя, по почте или в электронном виде через ЛК налогоплательщика.

Расчет налогов

За период действия упрощенки необходимо исчислить итоговый налог. Срок уплаты — не позднее 28-го числа месяца, следующего за кварталом потери возможности работать на спецрежиме. Например, при слете в апреле (второй квартал) налог уплачивается до 28 июля.

Налоговый учет на ОСНО ведется с первого числа месяца, в котором право на УСН утрачено. Организации начинают платить налог на прибыль, ИП — НДФЛ.

Кроме того, на общем режиме возникает обязанность по уплате налога на добавленную стоимость. При этом пункт 4 статьи 346.13 НК РФ устанавливает льготу: если в первый месяц на ОСНО нарушены сроки ежемесячных платежей, пени и штрафы не начисляются. Данная норма защищает бизнес от кассовых разрывов в период адаптации к новому режиму.

Налог на прибыль/НДФЛ. При переходе на ОСНО можно выбрать кассовый метод учета. В этом случае доходы признаются по факту поступления денег, а расходы — после их фактической оплаты и выполнения обязательств контрагентом. ИП на ОСНО учитывают доходы в КУДиР по кассовому методу и применяют профессиональный налоговый вычет (ст. 221 НК РФ), уменьшая базу на документально подтвержденные бизнес-расходы. Правила признания расходов для НДФЛ идентичны тем, которые действуют для налога на прибыль.

НДС. Расчет зависит от того, как ранее велась работа.

Если бизнес платил по общим ставкам (22% или 10%), порядок исчисления сохраняется без изменений.

Если применялось освобождение от НДС или специальные ставки (5%, 7%), действуют особый порядок:

• Исходящий НДС. С месяца перехода на ОСНО налог начисляется с отгрузок и авансов по общим ставкам. При этом он не начисляется на оплату, поступившую на ОСНО за товары, отгруженные в период освобождения. Плательщики специальных ставок продолжают учитывать отгрузки в прежнем порядке, но применяют общие ставки.

• Входящий НДС. После перехода на ОСНО возможность использовать вычет возникает независимо от прежнего объекта налогообложения. Вычету подлежит НДС по товарам и услугам, приобретенным на УСН, но используемым после перехода на ОСНО в облагаемых операциях. Обязательное условие — наличие счета-фактуры или документа об уплате ввозного НДС. Для плательщиков специальных ставок (5%, 7%) это требование не применяется: вычет принимается только по расходам, возникшим уже на ОСНО, при соблюдении стандартных условий постановки на учет, наличия счета-фактуры и использования в облагаемых операциях.

Подача декларации

По статье 346.23 НК РФ декларация подается не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом утраты УСН. На титульном листе указывается код налогового периода «95», означающий переход на иной режим. Сроки сдачи не сдвигаются, поэтому следует подготовить данные заранее, чтобы избежать блокировки расчетных счетов.

Подача уведомления об освобождении от НДС

Если бизнес утратил УСН не из-за доходов (например, превышен лимит по численности штата), можно воспользоваться освобождением от НДС на ОСНО по статье 145 НК РФ. Условие: выручка без НДС за три последовательных календарных месяца не превышает 2 млн руб.

Освобождение не распространяется на подакцизные товары (ст. 181 НК РФ), ввоз товаров в РФ и налоговых агентов. Для получения освобождения в ИФНС подается уведомление с приложением выписки из КУДиР. Срок — не позднее 20-го числа месяца, с которого планируется освобождение. При наличии обособленных подразделений уведомление подается в инспекцию по месту учета головного офиса.

Уведомление контрагентов о переходе на новый режим налогообложения

Переход на ОСНО меняет условия ценообразования. Если в договорах не прописана реакция на появление или рост НДС, необходимо согласовать с покупателями новую схему расчетов.

• Вариант 1. Начисление сверх цены договора. Подходит для контрагентов на ОСНО, которые принимают весь налог к вычету.

• Вариант 2. Включение в цену договора. Доход продавца уменьшается на сумму налога. Актуально для покупателей, работающих без вычета или на спецрежимах.

• Вариант 3. Стороны заключают дополнительное соглашение с фиксированной новой ценой, учитывающей интересы обеих сторон.

Если покупатель отказывается от допсоглашения, а в договоре НДС не указан, продавец обязан уплатить налог за свой счет, выделив его расчетным методом из согласованной цены. Рекомендуем заранее прописывать в коммерческих предложениях и договорах механизм изменения цены при смене налогового режима, чтобы избежать споров и кассовых разрывов.

Часто задаваемые вопросы об утрате права на применение УСН

Можно ли вернуться на УСН после утраты права на его применение?

Да, но не ранее чем через один календарный год после года, в котором право было утрачено. Переход на упрощенку возможен только с начала следующего календарного года.

Пример: если право на УСН утрачено с 1 апреля 2026 года, налогоплательщик обязан применять ОСНО до конца 2026 и весь 2027 год. Подать уведомление о возврате на УСН можно будет только с 1 января 2028 года. Переход в течение года законом не предусмотрен.

Необходимо ли каждый год подтверждать право на УСН?

Нет. Налогоплательщик самостоятельно контролирует лимиты. Единственное обязательное действие — уведомление о начале применения УСН в течение 30 дней после регистрации или до 31 декабря для действующего бизнеса.

Обязательно ли уведомлять налоговую об утрате права на УСН?

Да. Если инспекция выявит нарушение в ходе проверки, последуют штрафы. Своевременное информирование снижает риски доначислений и демонстрирует добросовестность налогоплательщика.

Утрата возможности работать на упрощенке — стандартная ситуация для растущего бизнеса, которая требует четкого и своевременного оформления. Ошибки в расчете лимитов, перенастройке ККТ или исчислении НДС могут привести к доначислениям, пеням и штрафам.

Нужна помощь с переходом на общую систему налогообложения, отчетностью или расчетами по обязательным платежам? Оставьте заявку на сайте. Наши эксперты возьмут на себя адаптацию вашей бухгалтерии к новым условиям, проконтролируют лимиты и обеспечат безупречную сдачу отчетности.

Татьяна Малышева эксперт по налоговому учету