Какие кадровые документы должны быть у ИП с сотрудниками

Индивидуальный предприниматель, который нанимает сотрудников, приобретает новый статус — работодателя. Вместе с ним появляются новые обязанности по оформлению кадровых документов. При этом для ИП из микробизнеса кадровый учет гораздо проще, чем для крупных компаний.

Какие документы должны быть у ИП-работодателя

По общему правилу список обязательных кадровых документов у ИП с работниками такой же, как у организаций. Разберем каждый документ и объясним, зачем он нужен.

Правила внутреннего трудового распорядка

Это основной документ, который регулирует трудовые отношения внутри компании. В правилах прописывают:

• порядок приема, перевода и увольнения работников;

• режим работы и время для отдыха;

• порядок и условия предоставления отпусков;

• меры поощрения и дисциплинарные взыскания;

• другие важные вопросы.

Копию правил размещают в доступном для всех работников месте — например, на фирменном сайте. Это нужно, чтобы сотрудники могли ознакомиться с документом в любое время.

Положение о работе с персональными данных работников

Этот документ определяет, какие данные относятся к персональным (Ф. И. О., пол, дата рождения, адрес, семейное положение), правила их обработки, хранения и использования. Также указывают, у кого из сотрудников будет доступ к такой информации. Документ обязателен, обработка персональных данных регулируется Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ.

Штатное расписание

Штатное расписание — это список должностей, которые есть у ИП (в том числе вакантных), с размерами окладов, тарифными ставками и количеством штатных единиц. Документ показывает структуру штата и фонд оплаты труда. Для микропредприятий составлять его необязательно.

Инструкции по охране труда

В инструкциях прописывают правила техники безопасности, которые нужно соблюдать перед началом, во время и в конце работы. Их разрабатывают исходя из должности работника или вида выполняемой им работы.

Если у ИП работает до 50 человек, нужен специалист по охране труда. Им может стать сам предприниматель, штатный работник или сторонний специалист по договору об оказании услуг. Если ИП занимается производственной деятельностью и у него более 50 работников, нужно создать службу охраны труда — это требование статьи 223 Трудового кодекса РФ.

График отпусков

График отпусков — документ с датами основных и дополнительных оплачиваемых отпусков на будущий календарный год. Его составляют с учетом пожеланий работников, но так, чтобы не прерывать работу предприятия.

Трудовые договоры

Трудовой договор — основной документ, который регулирует отношения между работодателем и работником. В нем прописывают место работы, дату ее начала, функции работника, условия оплаты и другие обязательные условия из части 2 статьи 57 ТК РФ.

Заключить договор нужно в течение трех рабочих дней с даты, когда сотрудник приступил к работе. При изменении условий договора понадобится оформить дополнительное соглашение.

Трудовые книжки

Тем, кто впервые устраивается на работу, вместо бумажной книжки заводят электронную — сведения о трудовой деятельности передают в СФР. Если новый работник раньше уже где-то работал и не отказался от бумажной трудовой, в ней нужно сделать запись о приеме на работу, зарегистрировать в специальном журнале и хранить до увольнения.

К бумажным трудовым книжкам заводят два журнала: для регистрации их движения и для учета бланков. Это требование постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225.

Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени — документ учета отработанных часов и дней, с количеством явок и неявок по каждому работнику. На его основе начисляют зарплату. Форма утверждена постановлением Госкомстата № 1, но можно использовать и самостоятельно разработанную форму.

Приказы по кадрам

Приказы по кадрам — письменные распоряжения руководителя о приеме сотрудников на работу, переводе, направлении в командировку, предоставлении отпуска, увольнении. Каждый приказ оформляют в письменной форме и знакомят с ним работника под подпись.

Документы о проведении спецоценки условий труда

Специальная оценка условий труда (СОУТ) — обязательное мероприятие для всех работодателей. ИП обязан проводить ее как минимум раз в 5 лет, даже если у него всего один работник. Оценивать нужно рабочие места сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, кроме дистанционщиков.

По результатам СОУТ присваивают классы (подклассы) условий труда. Это влияет на размер дополнительных страховых взносов и компенсации работникам.

Журналы учета и регистрации кадровых документов

К таким журналам относят:

• журнал регистрации несчастных случаев на производстве;

• журнал по ознакомлению работников с локальными актами;

• журнал инструктажей по охране труда;

• журнал проверок;

• журнал обязательных медосмотров.

Для кадровых документов можно использовать самостоятельно разработанные формы или унифицированные, утвержденные Госкомстатом. Но есть исключения: например, трудовую книжку всегда составляют по унифицированной форме.

Кадровые документы, которые могут потребоваться

Есть кадровые документы, которые не обязательны для всех работодателей, но могут понадобиться в конкретной ситуации:

• положение о коммерческой тайне — если работодатель хочет скрыть внутреннюю информацию от посторонних;

• положение о премировании — если ИП выплачивает работникам премии, но порядок и условия таких выплат не прописан в трудовых договорах;

• положения о командировках, об оплате труда, о ненормированном рабочем дне, об аттестации — если работодатель считает нужным;

• договоры о материальной ответственности — можно заключать только с работниками из специального перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 14 ноября 2022 года.

По желанию работодатель может вести журналы регистрации трудовых договоров, личных карточек, учета срочных трудовых договоров, приказов, совместителей.

Кадровый учет для микропредприятий

Микропредприятия могут упростить кадровый учет и не оформлять большую часть из перечисленных документов. Это право дает статья 309.2 Трудового кодекса РФ.

К микропредприятиям относятся ИП, у которых за прошлый календарный год:

• среднесписочная численность — до 15 человек;

• доход от предпринимательской деятельности — до 120 млн руб.

Согласно статье 309.2 ТК РФ такие работодатели могут полностью или частично отказаться от разработки локальных нормативных актов — внутренних документов, которые регулируют трудовые отношения. К ним относят:

• правила внутреннего распорядка;

• должностные инструкции;

• положения об оплате труда, о премировании и других выплатах.

Но есть важное условие. Если ИП отказывается от локальных нормативных актов, все, что в них содержится, нужно прописать в трудовых договорах. При этом любое изменение придется оформлять дополнительными соглашениями с каждым работником. Поэтому такой вариант удобен только если условия работы меняются редко.

При отказе от локальных нормативных актов трудовые договоры заключают по типовой форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 года № 858. В ней уже есть почти все условия по работникам микропредприятия, включая дистанционных.

Микропредприятия могут обойтись без штатного расписания. Тогда кроме должности в трудовом договоре прописывают вид поручаемой работы — то есть круг обязанностей. Можно не составлять график отпусков, а заменить его письменным соглашением с работником и указать это в типовой форме договора.

Как оформить отказ от локальных актов

Отказ от локальных нормативных актов обычно оформляют приказом. В нем же можно прописать, что на предприятии действует типовая форма трудового договора.

Если ИП утратит статус микропредприятия, у него есть 4 месяца с даты внесения изменений в реестр МСП, чтобы ввести все обязательные локальные акты. Расторгать действующие трудовые договоры не нужно — просто оформят дополнительные соглашения.

Документы, от которых отказаться нельзя

Даже микропредприятия не могут обойтись без ряда документов:

• приказ или положение о временном переходе работника на дистанционную работу;

• кадровые приказы — о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска;

• инструкции по охране труда;

• трудовые книжки (бумажные или электронные);

• результаты спецоценки условий труда.

Особенности регулирования труда для ИП-работодателей

В главе 48 Трудового кодекса РФ прописаны особенности регулирования труда работников, работодатель которых — физическое лицо. Даже если ИП не отвечает критериям микропредприятия, он может использовать особые условия в трудовом договоре.

ИП может прописать дополнительные основания для увольнения помимо тех, что указаны в ТК РФ. Но они не должны дискриминировать работников по полу, возрасту, национальности, отношению к религии.

ИП может уменьшить срок уведомления об изменении условий трудового договора по своей инициативе. В организациях работодатель обязан уведомить за два месяца, а ИП — всего за 14 календарных дней. Это позволяет быстрее адаптироваться к изменениям в бизнесе.

При сокращении численности работников или закрытии ИП можно предупредить об увольнении меньше, чем за два месяца. В отличие от организаций, ИП вправе не выплачивать работникам выходное пособие. Это снижает финансовую нагрузку при оптимизации штата.

ИП имеет право заключать срочные трудовые договоры, если относится к малым или средним предприятиям с численностью работников до 35 человек. До 20 человек — если работает в сфере розничной торговли и бытового обслуживания. Это дает больше гибкости в найме.

Если у вас остались вопросы по кадровому учету или нужна помощь с оформлением документов — обращайтесь. Проконсультируем и подберем оптимальное решение для вашего бизнеса. Оставьте заявку на сайте. Мы рады помочь.

Татьяна Малышева эксперт по налоговому учету