Бухгалтерский учет товаров в торговле

Что такое товарный учет

Товарный учет — это фиксация всех операций с товарно-материальными ценностями (ТМЦ): от поступления до реализации покупателю или списания по причине порчи, кражи, истечения срока годности.

Зачем это нужно:

• видеть объективную картину бизнеса в реальном времени;

• анализировать спрос и корректировать ассортимент;

• планировать закупки без излишков и дефицита;

• рассчитывать валовую прибыль по каждой позиции;

• выявлять потери от хищений, брака, неправильного хранения;

• оценивать надежность поставщиков на основе статистики возвратов.

Практические задачи, которые решает товароучет:

Контролировать движение продукции можно на нескольких уровнях. Каждый решает свои задачи и требует разных инструментов.

Бухгалтерский учет обязателен для всех торговых организаций, включая розницу. Каждое изменение статуса ТМЦ отражается в регистрах бухучета в соответствии с:

• Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• ФСБУ 5/2019 «Запасы».

Ключевое правило: учет ведется по количеству и сумме, с документальным подтверждением каждой операции.

Складской учет. Кладовщик или завскладом фиксирует:

• приемку товара по накладным;

• хранение с контролем сроков и условий;

• отгрузку в торговый зал или покупателям;

• результаты инвентаризаций.

Оперативный учет. Ежедневная фиксация остатков на складе и в торговом зале позволяет:

• отслеживать продажи и поступления «здесь и сейчас»;
• оперативно реагировать на дефицит или затоваривание;
• планировать ежедневные закупки и перемещения между точками.

Статистический учет. Накопление данных за период для выявления закономерностей:

• сезонность спроса и пиковые нагрузки;
• предпочтения целевой аудитории;

• динамика маржинальности по категориям товаров.

Результат — обоснованные решения по ассортиментной матрице, акциям, мерчандайзингу.

Особенности розничной и оптовой торговли

Торговая деятельность представляет собой процесс приобретения и последующей реализации товаров. Это определение закреплено в статье 2 Федерального закона от 28.12.2009 № 381-ФЗ. Под товарами понимаются активы, которые компания закупает специально для перепродажи, а не производит самостоятельно.

Предприятия могут вести торговлю оптом или в розницу. Основное отличие между этими формами заключается в объеме реализуемых партий. При розничной торговле товары продаются поштучно или мелкими партиями для удовлетворения личных, бытовых нужд конечного потребителя. Оптовая торговля, напротив, предполагает реализацию крупных партий товаров. Кроме того, розничная торговля обычно осуществляется между компанией и физическим лицом, тогда как при оптовых продажах покупателями чаще всего выступают юридические лица или индивидуальные предприниматели.

Бухгалтерский учет в оптовой торговле

Бухгалтерский учет товаров регулируется Федеральным стандартом ФСБУ 5/2019. Приобретенные товары отражаются на счете 41. К этому счету можно открывать дополнительные субсчета, а также организовывать аналитический учет в разрезе мест хранения, материально ответственных лиц и других аналитик. Учет товаров ведется по количеству и цене приобретения.

Себестоимость товара складывается из закупочной стоимости и дополнительных затрат, связанных с его приобретением: доставка, сортировка, фасовка и другие подобные расходы.

Все операции по покупке, продаже и перемещению товаров необходимо оформлять первичными документами. Для этого можно использовать унифицированные формы, утвержденные законодательством, или разработать собственные бланки с учетом требований Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Бухгалтерский учет в розничной торговле

Ключевое отличие от оптового учета заключается в том, что розничные товары можно учитывать либо по закупочным ценам, либо по продажным (п. 20 ФСБУ 5/2019). Если выбран учет по продажным ценам, используется счет 42 «Торговая наценка». Учет по закупочным ценам в рознице не отличается от порядка, принятого в оптовой торговле.

Бухгалтерская отчетность в торговле

Индивидуальные предприниматели в сфере торговли, как и в других отраслях, не обязаны вести бухгалтерский учет и сдавать бухгалтерскую отчетность согласно закону № 402-ФЗ. Вместо этого ИП ведут налоговый учет (например, КУДиР) и сдают декларации.

Бухгалтерская отчетность торговых юрлиц не имеет принципиальных отличий от отчетности организаций из других сфер. Она представляет собой совокупность данных о финансовом и имущественном положении компании. В состав отчетности входят бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и приложения к ним. Отчетность сдается в налоговую инспекцию. Отчетным периодом является календарный год, а крайний срок подачи — 31 марта года, следующего за отчетным.

Особенности налогообложения в торговле

Розничные и оптовые торговые организации могут выбирать режим налогообложения исходя из своих финансовых показателей и потребностей.

Крупные оптовые сети чаще всего применяют общую систему налогообложения (ОСНО), поскольку их выручка и численность сотрудников не позволяют использовать специальные режимы.

Розничные магазины обычно выбирают упрощенную систему налогообложения (УСН). На этом режиме меньше отчетности и проще учет. Основной налог уплачивается по одному из двух вариантов на выбор: 6% от доходов либо 15% с разницы между доходами и расходами. Общая система налогообложения доступна для применения любыми торговыми компаниями.

Условия применения УСН в 2026 году:

• для сохранения права на УСН со стандартными ставками годовая выручка не должна превышать 490,5 млн руб.;

• средняя численность работников — не более 130 человек;

• для юридических лиц остаточная стоимость основных средств и нематериальных активов — не более 218 млн руб.

Предприниматели на УСН обязаны платить НДС. Освобождение действует только при годовом доходе до 20 млн руб. 

Все лимиты (по численности, остаточной стоимости и выручке) должны соблюдаться одновременно. Лимиты выручки ежегодно индексируются, поэтому в 2027 году критерии изменятся.

Альтернативой для небольших торговых точек может стать автоматизированная упрощенная система налогообложения (АУСН). Это практически полностью автоматизированный режим, где налог рассчитывает и списывает со счета сама ФНС на основании данных онлайн-касс и банка. Отчетность по налогу сдавать не нужно.

Ставка налога зависит от выбранного объекта: 8% от доходов либо 20% от разницы между доходами и расходами.

Условия применения АУСН в 2026 году :

• годовой доход — не более 60 млн рублей;

• средняя численность сотрудников — не более 5 человек;

• расчетный счет открыт в уполномоченном банке;

• отсутствие филиалов и обособленных подразделений (для юрлиц);

• выплата зарплаты — только в безналичной форме.

Для индивидуальных предпринимателей доступен более широкий выбор режимов в сфере торговли. Помимо ОСНО, УСН и АУСН ИП могут применять патентную систему (ПСН) или стать самозанятыми (налог на профессиональный доход).

Патент выдается на конкретный вид деятельности. Перечень видов деятельности, подпадающих под ПСН, определяется регионами с учетом положений главы 26.5 НК РФ. Для розничной торговли патент доступен при соблюдении следующих условий:

• годовая выручка не превышает 20 млн руб.;

• площадь торгового зала не более 150 кв. м.;

• средняя численность работников не более 15 человек.

Сумма налога на ПСН равна стоимости патента, которая рассчитывается из потенциально возможного годового дохода, установленного региональными властями.

Налог на профессиональный доход (НПД) уплачивают самозанятые. Этот экспериментальный режим действует до конца 2028 года и регулируется Федеральным законом от 27.11.2018 № 422-ФЗ. Для торговли важно учитывать следующие ограничения:

• продавать можно только товары собственного изготовления;

• годовой доход не может превышать 2,4 млн руб.;

• самозанятый не вправе нанимать сотрудников по трудовым договорам.

Ставка налога на профессиональный доход составляет 4% от дохода при продаже товаров физическим лицам и 6% — при реализации в адрес индивидуальных предпринимателей или юридических лиц.

Также важно учитывать, что лицензия обязательна при торговле товарами, которые могут представлять повышенную опасность или подлежат особому государственному контролю. В первую очередь это касается алкогольной продукции, лекарственных средств, табачной и никотинсодержащей продукции (с 1 сентября 2026 года).

Последствия неправильного учета в розничной торговле

Недостача, излишки на складах, просроченные продукты и отсутствие контроля — все это частые последствия плохо организованного управления товарно-материальными ценностями (ТМЦ). Грамотный и точный товароучет позволяет реже проводить инвентаризации, снижает риск бухгалтерских ошибок, кассовых разрывов и сбоев в поставках, а также помогает своевременно заполнять полки и витрины продукцией, которая действительно пользуется спросом. В результате оптимизируются закупки, повышается эффективность работы персонала и растет прибыль.

Правильно организованный бухгалтерский учет товаров — это не только соблюдение требований законодательства, но и инструмент роста прибыли. Он помогает принимать обоснованные решения по закупкам, ценообразованию и ассортименту, минимизировать потери и выстраивать прозрачные отношения с партнерами.

Нужна помощь с учетом и бухгалтерией? Эксперты «Lad.Рядом с бизнесом» помогут выбрать оптимальный налоговый режим для вашего бизнеса, законно снизить налоговую нагрузку, рассчитать налоги и сдать отчетность по всем действующим правилам. Оставьте заявку чтобы узнать больше.