Трудоустройство сотрудников: что нужно знать работодателю

Во сколько обойдется наемный сотрудник работодателю

Прежде чем нанимать персонал, нужно оценить все предстоящие дополнительные расходы.

Установка зарплаты (ЗП) ниже МРОТ влечет за собой привлечение к ответственности и штрафы. Также придется произвести доплату до минимально возможного значения.

Исходя из ЗП работодатель ежемесячно уплачивает страховые взносы (СВ):

• 22% — пенсионная часть;

• 5,1% — медицинская часть;

• 2,9% — на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;

• от 0,2% — от несчастных случаев.

Ставки страховых взносов для субъектов малого и среднего предпринимательства

Пониженные тарифы можно использовать только с зарплаты, превышающей МРОТ. Они равны:

• 10% — пенсионная часть;

• 5% — медицинская часть;

• 0% — на обязательное социальное страхование.

Тариф в ФСС не имеет пониженных ставок.

Какие налоги нужно платить за сотрудников

Обязательный налог — НДФЛ. Работодатель платит его не из своего кармана, а удерживает из зарплаты персонала. Но обязанность по своевременной уплате лежит на предпринимателе.

НДФЛ должен быть уплачен в день выдачи зарплаты либо на следующий, а СВ — по итогу месяца до 15 числа.

Как наемный персонал влияет на налоги ИП

Предприниматель может законно сократить налоги на патентной системе налогообложения и упрощенной СНО за счет уплаты фиксированных СВ.

Так как, трудоустраивая людей, ИП начинает вносить больше платежей (за работников), он может учесть взносы в том числе и за них.

Дополнительные обязанности ИП с работниками

Процесс трудоустройства

1 этап. Сбор сведений

От трудоустраивающегося нужны документы:

• паспорт;

• трудовая книжка и (или) СТД-Р, кроме случая, когда трудовой договор заключается впервые;

• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН);

• страховое пенсионное свидетельство или СНИЛС, если есть;

• документы воинского учета — военный билет у военнообязанных и удостоверение у призывников;

• документы об образовании или квалификации, если требуется спецподготовки, например, у шофера должны быть водительские права, а у врача — диплом о медицинском образовании;

• справка об отсутствии судимости, если деятельность связана с несовершеннолетними и в некоторых других случаях;

• медицинская книжка, если выполнение трудовых обязанностей связано с продуктами питания и питьевой водой, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения;

• справки о зарплате (182н), а также о доходах и суммах налога физического лица (по той же форме, что до 2019 года, 2-НДФЛ) для корректного расчета больничного;

• другие документы (в зависимости от специфики деятельности).

2 этап. Оформление документов

При трудоустройстве человека необходимо подготовить:

1. Трудовой договор;

2. Приказ о приеме на работу;

3. Личную карточку сотрудника;

4. Штатное расписание;

5. Инструкцию по охране труда;

6. Правила внутреннего трудового распорядка;

7. Договор о материальной ответственности (при необходимости);

8. Другие.

3 этап. Постановка на учет

Предприниматель, впервые трудоустраивающий сотрудников, должен встать на учет в Фонде соцстрахования в качестве работодателя. Сделать это нужно только при оформлении первого работника в течение 30 календарных дней.

4 этап. Уведомление МВД

Обязательно только для работодателей, которые принимают на работу иностранных граждан. Причем уведомление необходимо подать как при трудоустройстве, так и при увольнении в течение трех рабочих дней с момента приема или расторжения договора.

Что делать после трудоустройства сотрудника

1. После оформления появляется обязанность вести регулярную работу:
2. Ежемесячно отправлять взносы и налоги;
3. Выдавать зарплату в соответствии с установленными правилами. Подробнее об этом читайте в статье;
4. Выдавать расчетные листы и ведомости;
5. Своевременно рассчитывать, отправлять и выдавать больничные и отпускные;
6. Вести кадровую документацию;
7. Сдавать отчетность по трудоустроенным лицам в контролирующие органы.

Какую отчетность ждут контролирующие органы по сотрудникам

ИП без работников сдает отчеты только за себя:

• на УСН — налоговую декларацию по УСН;

• на ПСН отчетов нет, но подаются уведомления и заявления;

• на ТСН — налоговые декларации по НДС и 3-НДФЛ

После появления сотрудников, помимо своих отчетов, предприниматель сдает отчетность:

1. В ПФР: СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-стаж;

2. В ФНС: 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, расчет по СВ;

3. В ФСС: 4-ФСС, сведения о застрахованных лицах.

Все эти отчеты носят регулярный характер: бывают ежемесячные, ежеквартальные и годовые.

Процессы трудоустройства и выполнения обязанностей ИП с работниками станут проще, если вы доверите их нам. Мы не первый год занимаемся отчетностью и кадровыми документами на регулярной основе, поэтому быстро и качественно решим все вопросы, избавив вас от лишних забот.

Екатерина Сычева заместитель руководителя