Регистрация печати ИП и юридического лица: порядок и обязательные требования

Нужна ли печать ИП

ИП самостоятельно решает, использовать печать в своей деятельности или обходиться без нее. Обязательного требования иметь печать в законодательстве нет. Это подтверждает и ФНС в материалах для предпринимателей: после регистрации ИП может изготовить печать по желанию.

Печать бывает полезна, если предприниматель работает с организациями, оформляет документы на бумаге или участвует в процедурах, где контрагент просит поставить оттиск.

При этом договор, подписанный предпринимателем без печати, не теряет юридическую силу только из-за отсутствия оттиска.

На каких документах ставят печать ИП

Единого перечня документов, на которых каждый предприниматель обязан ставить печать при ее наличии, нет. Необходимость оттиска следует проверять отдельно для конкретного вида документа и ситуации.

Печать может использоваться, например:

• в договорах и актах с контрагентами, если стороны предусмотрели ее применение;

• в документах, оформляемых для участия в отдельных закупках или торгах, если такое требование законно установлено;

• в бумажных кадровых документах — в случаях, предусмотренных правилами их оформления;

• в документах, для которых специальный нормативный акт или согласованный порядок документооборота предусматривает заверение печатью.

Например, по правилам ведения бумажных трудовых книжек записи при увольнении заверяют подписью работодателя или ответственного лица и печатью работодателя либо кадровой службы при наличии печати.

Нужно ли регистрировать печать ИП в налоговой

Общей обязанности регистрировать печать индивидуального предпринимателя в ФНС, органах статистики или фондах нет. Налоговая не ведет обязательный реестр печатей ИП.

Предприниматель может самостоятельно заказать изготовление печати у специализированной организации.

Также не нужно подавать в ФНС уведомление о том, что ИП решил работать без печати. Если контрагенту или учреждению важно знать об этом заранее, предприниматель может направить письмо в свободной форме.

Как уведомить контрагентов об отсутствии печати

Если ИП работает без печати, следует заранее сообщить об этом партнерам, которые привыкли оформлять документы с оттиском. Это поможет избежать задержек при согласовании договоров и закрывающих документов.

Составлять письмо по строго установленной форме не нужно. Достаточно свободного делового формата. 

Что указать на печати ИП

Если ИП решил работать с печатью, он может выбрать ее оформление самостоятельно.

На практике на печать часто наносят:

• Ф. И. О. индивидуального предпринимателя;

• обозначение «ИП»;

• ИНН;

• ОГРНИП;

• город регистрации или ведения деятельности;

• логотип или дополнительную надпись, если они нужны для работы.

Этот список — распространенный вариант оформления, а не универсальный перечень обязательных реквизитов для любой печати ИП.

Нужно ли регистрировать печать ООО

Для общества с ограниченной ответственностью печать также не является обязательной по общему правилу. Закон может устанавливать отдельные случаи, когда печать обязательна.

Если ООО принимает решение использовать печать, сведения об этом обязательно должны быть прописаны в уставе общества. Поэтому при принятии решения об изготовлении печати стоит проверить устав и при необходимости внести в него изменения. Регистрировать печать ООО в налоговой инспекции не требуется.

Требования к оформлению печати ООО строже, чем для ИП. На ней обязательно должны быть полное наименование общества. Единого обязательного макета нет, а дополнительные сведения — ИНН, ОГРН, адрес или логотип — можно добавить по  желанию.

Почему печать все реже нужна бизнесу

Многие ИП и компании заменяют бумажный документооборот электронным. Договоры, акты, накладные и другие документы можно передавать через системы ЭДО и подписывать электронной подписью, если такой способ подходит для конкретного документа и соответствует требованиям законодательства.

Поэтому решение об использовании печати лучше принимать с учетом реальных задач бизнеса. Если предприниматель регулярно оформляет бумажные документы и партнеры ожидают оттиск, печать может быть удобна. Если работа ведется преимущественно в электронном виде, можно обойтись без нее.

«Lad.Рядом с бизнесом» поможет зарегистрировать ИП, выбрать подходящий налоговый режим и организовать бухгалтерское сопровождение. Специалисты помогут разобраться с документами и обязательными требованиями, чтобы вы могли уделять больше времени развитию бизнеса.

Анна Луконина эксперт по налоговому учету