Какую документацию надо вести ИП на УСН в 2026 году

Грамотное ведение документации — это не просто формальность, а необходимое условие для бесперебойной работы бизнеса. Ошибки в отчетности или пропуск сроков подачи документов могут привести к штрафам и повышенному вниманию контрольных органов.

Какие документы должны вести ИП на УСН

Индивидуальный предприниматель, применяющий упрощенную систему налогообложения, должен обеспечить ведение следующих категорий документов:

• Отчетность для контролирующих органов. Это декларации и отчеты, которые направляются в ФНС, Социальный фонд России и другие ведомства. Наличие сотрудников существенно увеличивает объем отчетности и связанные с ней риски.

• Книга учета доходов и расходов (КУДиР), которая позволяет отслеживать движение денежных средств и рассчитывать налоговую базу. 

• Кадровая документация при наличии наемных работников: трудовые договоры, приказы, личные карточки.

• Банковские документы: выписки и платежные поручения для отслеживания транзакций, отчетности перед органами и разрешения споров с контрагентами.

Книгу учета доходов и расходов сдавать в налоговую инспекцию не требуется, однако вести ее обязательно. КУДиР служит основой для расчета налоговой базы по УСН, и при проведении проверки инспектор вправе запросить ее для проверки корректности исчислений.

Если отчеты составлены с ошибками или документы не поданы вовремя, ИП может быть оштрафован. При систематических нарушениях велика вероятность выездной проверки.

Декларация по УСН

Декларация по упрощенной системе налогообложения — основной документ для учета доходов и расходов, а также расчета налога. Форма состоит из нескольких разделов: 

• титульный лист содержит основные сведения о предпринимателе, 

• раздел 1 отражает сумму налога по кварталам, 

• раздел 2 — расчет налога, 

• раздел 3 — отчет о целевом использовании средств (только для получателей субсидий, грантов и т. п.).

Срок подачи — не позднее 25 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом. 

Декларация по НДС

Декларацию по налогу на добавленную стоимость подают предприниматели, являющиеся плательщиками НДС. Этот документ используется для расчета суммы налога к уплате.

Срок — ежеквартально, не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом. ИП обязаны подавать декларацию в электронном формате.

Лимит годового дохода для освобождения от НДС на УСН в 2026 году составляет 20 млн руб.

Отчетность по наемным работникам

При наличии сотрудников индивидуальный предприниматель на УСН сдает дополнительные отчеты в СФР и ФНС по персоналу.

Форма 6-НДФЛ

Сводный отчет о доходах сотрудников, суммах удержанного налога и произведенных выплатах. 

Сроки: 

• за квартал — не позже 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом; 

• за год — не позже 25 февраля года, следующего за истекшим. 

Подать форму можно через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС, систему электронного документооборота или через налогового представителя.

Расчет по страховым взносам (РСВ)

Документ отражает сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах, подается в налоговую. 

Сдается всеми ИП с работниками ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом. При количестве работников менее 10 — возможна бумажная версия, в остальных случаях обязателен электронный формат.

Персонифицированные сведения

Обязательный отчет для всех работодателей, включая ИП на УСН с сотрудниками. Содержит данные о каждом работнике и выплатах по нему. 

Сдается в ФНС ежемесячно до 25 числа, кроме месяцев сдачи РСВ: апреля, июля, октября и января. При менее чем 10 работниках возможна бумажная форма.

ЕФС-1

Единая форма сведений ЕФС-1 направляется в территориальное отделение Социального фонда России. Она включает информацию о работниках, а также об исполнителях по договорам ГПХ, с выплат которым начисляются страховые взносы. Отчет имеет модульную структуру: он сдается не полностью, а по разделам и подразделам, для каждого из которых установлены свои сроки сдачи. 

Уведомление о списании с единого налогового счета

Уведомление об исчисленных суммах — это документ, который ИП на УСН направляет в ФНС для правильного списания сумм со своего ЕНС. В уведомлении указывается, на что именно внесены деньги.

Уведомление нужно подавать на авансовые платежи по УСН. По итогам года сдается декларация — уведомление не нужно. Уведомление подается не позднее 25-го числа месяца после квартала.

Журнал учета счетов-фактур

Журнал ведут плательщики НДС. В нем фиксируют сведения о полученных и выданных счетах-фактурах. Документ необходим для корректного учета налога на добавленную стоимость, подтверждения налоговых вычетов и сумм к уплате.

Журнал также ведется при отсутствии обязанности уплачивать НДС, если ИП выставляет счета-фактуры как посредник, комиссионер, агент или застройщик.

Срок подачи — ежеквартально, не позднее 20 числа месяца, следующего за истекшим кварталом, или по запросу налоговой инспекции.

Отчетность в отдельных случаях

Отчеты в Росстат

Индивидуальные предприниматели на УСН сдают статистическую отчетность только по требованию ведомства ири попадании в выборку. На сайте Росстата можно проверить формы и сроки подачи отчетности по ИНН.

Декларация по косвенным налогам

ИП на УСН, осуществляющие определенные виды деятельности, подают декларацию по косвенным налогам. Обязательная подача предусмотрена при ввозе товаров из стран Евразийского экономического союза. Срок — до 20 числа месяца, следующего за месяцем принятия товаров на приход.

Декларация по водному налогу

Отчетность сдается при наличии оснований для начисления, например, при использовании воды из водных объектов для хозяйственных нужд. Срок — ежеквартально, до 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Отчет об операциях с прослеживаемыми товарами

Предприниматели, осуществляющие операции с прослеживаемыми импортными товарами (детские коляски, мониторы, проекторы, автокресла, холодильники), подают ежеквартальную отчетность в налоговую при наличии операций в квартале. 

Нулевая отчетность

При отсутствии деятельности и доходов индивидуальный предприниматель на упрощенке все равно обязан сдавать нулевую декларацию по УСН.

ИП с нулевыми оборотами и сотрудниками, находящимися в отпуске без сохранения заработной платы, сдают по ним отчетность. При увольнении всех сотрудников отчетность по ним не подается.

Как избежать проблем и штрафов

Для бесперебойной отчетности рекомендуется соблюдать несколько правил. 

• Следить за сроками и изменениями в законодательстве — бухгалтер должен начинать подготовку отчетов заблаговременно и отслеживать обновления. 

• Проверять отчеты перед сдачей и своевременно направлять корректировки при обнаружении ошибок.

• Поддерживать связь с контролирующими органами и оперативно реагировать на запросы.

При значительной нагрузке или нехватке компетенций передайте ведение учета на аутсорсинг, например, в нашу компанию. В нашей компании работают специалисты разного профиля, которые возьмут на себя все вопросы бухгалтерии и отчетности и минимизируют риск ошибок. Оставьте заявку, и мы поможем организовать ведение документации для вашего бизнеса.

Татьяна Малышева эксперт по налоговому учету