Как ИП вести бухгалтерию в 2026 году – инструкция

Индивидуальный предприниматель — это наиболее простая форма ведения бизнеса, которая не требует создания юридического лица. Однако даже после регистрации ИП возникает множество вопросов: как вести учет, какую систему налогообложения выбрать, какие отчеты сдавать и сколько платить налогов.

Регистрация в качестве индивидуального предпринимателя

Прежде чем начать ведение предпринимательской деятельности, необходимо официально зарегистрироваться в качестве ИП. Важно знать, что один человек может иметь только одно свидетельство индивидуального предпринимателя, поскольку регистрация осуществляется на основе ИНН физического лица.

Существуют категории граждан, которые не могут получить статус ИП. К ним относятся адвокаты, нотариусы, судьи, военнослужащие, сотрудники силовых ведомств и государственные служащие. Однако адвокат помимо своей основной деятельности может заниматься предпринимательством в других сферах, не связанных с оказанием правовых услуг. Для судей и госслужащих допускается только научная, преподавательская и творческая деятельность.

Для регистрации потребуются следующие документы: паспорт, ИНН и заявление по форме Р21001.

Выбор оптимальной системы налогообложения

Перед началом работы важно определиться с налоговым режимом, поскольку от него зависят сумма налогов, периодичность отчетности и возможность самостоятельного ведения бухгалтерии. Согласно федеральному закону о бухгалтерском учете, индивидуальные предприниматели не обязаны вести бухгалтерский учет, однако налоговая отчетность сдаваться должна в любом случае.

Российское налоговое законодательство предусматривает для ИП общую систему налогообложения и несколько специальных режимов: упрощенная система (УСН), автоматизированная упрощенная система (АУСН), единый сельскохозяйственный налог (ЕСХН), патентная система (ПСН) и налог на профессиональный доход (НПД). Рассмотрим каждый режим подробнее.

Общая система налогообложения (ОСНО)

Применяется автоматически для всех вновь зарегистрированных предпринимателей. В 2026 году ОСНО обязательна для ИП с численностью сотрудников более 130 человек и годовым доходом свыше 490,5 млн руб.

На общей системе предприниматель уплачивает налог на доходы физических лиц (НДФЛ).

Налоговая нагрузка на ОСНО в 2026 году определяется прогрессивной шкалой НДФЛ:

Повышенная ставка применяется к сумме превышения над порогом.

Помимо НДФЛ предприниматели на ОСНО уплачивают НДС по ставке 22%, а также налог на имущество, размер которого варьируется в зависимости от региона регистрации.

Отчетность на ОСНО включает:

• декларации по НДС — ежеквартально,

• декларацию по НДФЛ — ежегодно,

• отчеты по другим налогам при наличии объекта налогообложения.

ИП с работниками дополнительно сдают отчетность по ним в СФР и налоговую.

Упрощенная система (УСН)

Один из самых популярных режимов для малого бизнеса. Перейти на УСН можно при регистрации ИП или с начала календарного года.

УСН могут применять предприниматели с численностью сотрудников не более 130 человек и годовым доходом не более 490,5 млн руб.

Предприниматель на УСН уплачивает налог с выбранного объекта: «доходы» по ставке 6% или «доходы минус расходы» по ставке 15%.

УСН «доходы» подходит предпринимателям с незначительными расходами или сложностями с документальным подтверждением затрат. Обычно это сфера услуг. УСН «доходы минус расходы» выгодна при наличии постоянных документально подтвержденных расходов, составляющих не менее 60–70% от доходов: автосервис, розничная торговля с закупкой товаров, арендой помещения и зарплатой сотрудникам.

В отношении НДС в 2026 году действуют следующие правила: ИП с доходами свыше 20 млн руб. обязаны исчислять, оформлять и уплачивать НДС. При этом можно применять общие ставки (22% или 10%) или пониженные: 5% или 7%. При использовании пониженных ставок принимать НДС к вычету нельзя.

Отчетность на УСН включает:

• ежегодную декларацию по УСН,

• ежеквартальную декларацию по НДС (для плательщиков НДС).

ИП с сотрудниками сдают те же отчеты по работникам, что и на ОСНО. Также необходимо вести книгу учета доходов и расходов, а плательщики НДС — книги продаж и покупок.

Автоматизированная система налогообложения (АУСН)

Экспериментальный режим, введенный в ряде регионов до 31 декабря 2027 года.

АУСН доступна при одновременном соблюдении условий:

• численность работников — не более 5 человек,

• годовой доход — не более 60 млн руб.,

• расчетные счета открыты только в уполномоченных банках,

• зарплата сотрудникам выплачивается только безналично, не применяются иные специальные режимы.

Налоговая инспекция получает информацию о доходах и расходах из банков, онлайн-касс и личного кабинета.

Главное преимущество АУСН — отсутствие налоговых деклараций и отчетов за сотрудников.

Единый сельскохозяйственный налог (ЕСХН)

Режим для производителей сельскохозяйственной продукции. К ней относится продукция растениеводства, сельского и лесного хозяйства, животноводства, а также рыболовство.

Налогоплательщики — сельскохозяйственные товаропроизводители: организации и ИП, производящие сельхозпродукцию и оказывающие сопутствующие услуги. Не могут применять ЕСХН предприниматели, занимающиеся только переработкой сельхозпродукции (первичной или последующей).

Условием применения является то, что доля дохода от реализации сельхозпродукции должна быть не менее 70% от общего дохода. Если условие нарушено, доходы пересчитываются по общей системе налогообложения с начала года.

Налоговая ставка — 6% от доходов за вычетом расходов.

Ставка НДС на сельхозпродукцию составляет 10%. Также уплачиваются транспортный, земельный налоги и налог на имущество по объектам, не используемым в сельхоздеятельности.

Отчетность:

• декларация по ЕСХН — ежегодно,

• декларация по НДС — ежеквартально,

• отчеты по сотрудникам — аналогично другим режимам.

Патентная система (ПСН)

Льготный режим, при котором вместо налогов и декларации предприниматель оплачивает патент — фиксированную сумму, рассчитанную исходя из вида и места деятельности. Один ИП может приобрести патенты на несколько видов деятельности.

Условия применения ПСН:

• численность работников по патентной деятельности — не более 15 человек,

• доходы по патентной деятельности — не более 20 млн руб. в год,

• ИП не работает с маркированными товарами.

Стоимость патента полностью зависит от региональных властей, которые устанавливают предельный размер потенциально возможного дохода по каждому виду деятельности. Налоговая отчетность на ПСН не предусмотрена.

Налог на профессиональный доход (НПД) 

Режим для самозанятых. Его могут применять ИП при соблюдении условий: годовой доход — не более 2,4 млн руб., продажа собственных товаров или самостоятельное оказание услуг, отсутствие наемных сотрудников.

Ставки НПД: 4% от дохода, полученного от физического лица, 6% — от юридического лица. Отчетность не предусмотрена. Важное преимущество — освобождение от страховых взносов.

Страховые взносы

Помимо налогов, индивидуальные предприниматели уплачивают фиксированные страховые взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование. В 2026 году сумма взносов составляет 57 390 руб. От уплаты страховых взносов освобождены предприниматели, применяющие АУСН и НПД.

Также при расчетах с физическими лицами обязательно применение контрольно-кассовой техники (ККТ). Исключение — ИП, работающие на НПД.

Перед регистрацией ИП рекомендуется рассчитать предполагаемую налоговую нагрузку и определить подходящий режим. При возникновении сложностей обратитесь к налоговому консультанту. Оставьте заявку на сайте, и мы поможем выбрать подходящую систему налогообложения для вашего бизнеса.