Какую документацию должен вести ИП на УСН: отчетность ИП при упрощенной системе налогообложения

Обязательные отчеты на УСН

• Декларация по упрощенной системе налогообложения
  Главным отчетным документом для ФНС является декларация по УСН. Ее необходимо сдавать раз в год — в срок до 25 апреля года, следующего за отчетным. ИП, которые совмещают УСН с патентном, декларацию по патенту не сдают.

• Уведомления о списании авансовых платежей по УСН
  С 2023 года ИП перечисляет налоги и взносы единым платежом на единый налоговый счет, а ФНС самостоятельно распределяет средства по нужным обязательствам.
  Для корректного учета авансовых платежей ИП направляют уведомления за первый квартал, полугодие и девять месяцев. При этом за последний квартал уведомления формировать не нужно, так как сведения учитываются из декларации за год.
  Когда у ИП налог к уплате отсутствует — например, из-за отсутствия дохода или когда уплаченные взносы полностью покрывают аванс — уведомления не потребуются.
  Кроме того, уведомления не нужны при работе на ПСН, при уплате торгового сбора и фиксированных взносов за ИП.

• Декларация по НДС при УСН
  Если у предпринимателя на упрощенке доход превысил 60 млн руб. за год, начиная с квартала, в котором произошло превышение, он начинает платить НДС. При этом он должен подавать декларацию по НДС каждый квартал — в срок до 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Направлять декларацию разрешено только в электронном формате через оператора электронного документооборота (ЭДО).  

• Книга учета доходов и расходов (КУДиР)
  Для расчета налоговой базы при упрощенке нужно вести книгу учета доходов и расходов. При применении УСН с объектом «доходы» фиксируются только поступления, а при варианте «доходы минус расходы» — отражаются еще и подтвержденные документами расходы (к ним относят чеки, накладные, акты выполненных работ/оказанных услуг).

  Вести КУДиР можно как в бумажном формате, так и в электронном. В случае проведении проверки налоговый инспектор может потребовать предоставить этот документ. Поэтому перед сдачей отчетности электронную КУДиР следует распечатать, пронумеровать и прошить. Форму книги можно посмотреть и скачать на официальном сайте ФНС.

Отчетность ИП на УСН с работниками

Если у индивидуального предпринимателя есть наемный персонал, ему необходимо соблюдать дополнительные требования и сдавать отчеты:

В налоговую инспекцию

• 6-НДФЛ — данные о выплатах персоналу и удержанном НДФЛ. Сдается ежеквартально.
• Расчет по страховым взносам (РСВ) — в нем отражают взносы, перечисленные на страхование работников. Сдается ежеквартально.
• Уведомления о списании НДФЛ — начиная с 2024 года, уведомления направляются дважды в месяц, с разбивкой по периодам выплаты зарплаты.
• Уведомления о списании страховых взносов — предоставляются каждый месяц при перечислении взносов на ЕНС, исключение составляют взносы на травматизм. При этом в некоторых месяцах уведомления сдавать не надо, так как сдается квартальный РСВ.

В Социальный фонд России (СФР)

Предприниматели на УСН с сотрудниками обязаны предоставлять в Соцфонд сведения о них в рамках Единой формы сведений — ЕФС-1.

ЕФС-1 включает два основных раздела, которые также делятся на несколько подразделов. Каждый из них имеет свою регулярность сдачи:

• Подраздел 1.1 — информация о кадровых изменениях (прием, увольнение, перевод, заключение договора ГПХ). Сдается не позже следующего рабочего с даты такого события.
• Подраздел 1.3 — о зарплате и других выплатах. Предоставляется ежемесячно.
• Подраздел 1.2 — сведения о стаже работы сотрудников. Сдается раз в год.
• Раздел 2 — взносы на случай травматизма. Сдается ежеквартально.

Если срок подачи выпадает на выходной или праздничный день, он сдвигается на ближайший рабочий день.

При численности работников до 10 человек отчет можно сформировать как в бумажном, так и в электронном варианте. Если же сотрудников больше 10, передача данных разрешена исключительно электронно.

Нулевая отчетность ИП на УСН

В случае отсутствия фактической деятельности в течение отчетного года предприниматель на упрощенке обязан подать декларацию по УСН с нулевыми значениями по доходам.

Если у ИП имеются сотрудники, находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы, по ним также потребуется отчетность:

• В Соцфонд — ЕФС-1, включая отчет по взносам на травматизм и сведения о стаже работников .
• В налоговую — персонифицированные данные и РСВ.

Если ИП не вел деятельность, но при этом не увольнял персонал и не предоставил им отпуск, он обязан продолжать выплачивать зарплату, перечислять налоги, а также сдавать отчетность по сотрудникам в полном объеме.

Дополнительная отчетность

В определенных случаях ИП на УСН необходимо предоставлять и дополнительные отчеты:

• Статистический отчет
  Если предприниматель попал под выборку Росстата, он обязан сдать соответствующую отчетность. Проверить, требуется ли отчет, можно на официальном сайте Росстата.

• Декларация по косвенным налогам
  Эта декларация нужно сдавать в ФНС ежемесячно при ввозе товаров из стран Евразийского экономического союза (ЕАЭС).

• Декларация по водному налогу
  Если в бизнесе используется вода из природных источников, необходимо ежеквартально направлять декларацию по водному налогу в ФНС.

• Отчет по прослеживаемым товарам
  При ввозе в Россию товаров, включенных в перечень обязательной прослеживаемости, предприниматель обязан предоставлять ежеквартальную отчетность по операциям с ними.

В какие сроки сдавать отчетность ИП на УСН

Каждый год

Каждый квартал

Каждый месяц

В случае определенных событий

Дополнительные

Штрафы за нарушения

Просрочки либо неточности в документах грозят серьезными штрафами:

• Декларация по УСН и РСВ:
  Минимальный штраф за просрочку сдачи — 1000 руб. Если выявляется недоплата налога или взносов, сумма штрафа составит от 5% до 30% недоимки за каждый месяц просрочки (статья 119 НК РФ).
• 6-НДФЛ:
  За каждый месяц просрочки ФНС вправе взыскать штраф в сумме 1000 руб. (статья 126 НК РФ). Допущенные ошибки наказываются штрафом в 500 руб. (статья 126.1 НК РФ).
• Раздел 2 ЕФС-1:
  За каждый месяц просрочки грозит штраф в сумме от 5% до 30% от начисленных страховых взносов за отчетный квартал, но не менее 1000 руб.
• Отчеты ЕФС-1 (подразделы 1.1, 1.2 и 3) и неточности в них:
  За каждого сотрудника, которого не учли в отчете, назначается штраф в сумме 500 руб.
• Сведения о застрахованных лицах:
  За просрочку подачи штраф составляет 5000 руб.
• Непредставление КУДиР, перс. сведений либо уведомлений о списании с ЕНС страховых взносов/НДФЛ:
  Каждое нарушение облагается штрафом в размере 200 руб.

Доверьте заботы о бухгалтерии профессионалам — сосредоточьтесь на развитии бизнеса! Свяжитесь с нами прямо сейчас, чтобы узнать, как сделать отчетность проще и надежнее.

Алена Васильева руководитель отдела по работе с клиентами, эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету для селлеров на маркетплейсах