Какие кадровые документы должны быть у ИП с сотрудниками

Когда индивидуальный предприниматель принимает сотрудника на работу, он автоматически берет на себя обязательства по ведению кадрового учета. Число обязательных документов будет зависеть от размера бизнеса: для микропредприятий с этого года действуют послабления, поэтому от части документов они вправе отказаться.

Какие документы нужны для кадрового учета?

Все кадровые документы условно можно поделить на группы:

• обязательные — должны быть у каждого ИП-работодателя;
• обязательные в определенных случаях. Например, только для некоторых видов деятельности.

Обязательные кадровые документы

Обязательные документы могут запросить представители ИФНС, трудовой инспекции, СФР во время проверок. Отсутствие необходимой документации будет поводом для привлечения ИП к административной ответственности.

К обязательным кадровым документам относятся: 

Локальные нормативные акты:

• Правила внутреннего трудового распорядка устанавливают режим работы и время отдыха, меры поощрения и взыскания, закрепляют права и обязанности сторон, регулируют порядок приема и увольнения. Каждого нового сотрудника нужно ознакомить с этим документом под роспись.
• Положение о работе с персональными данными работников определяет перечень данных, которые относятся к персональным (Ф. И. О., пол, дата рождения, адрес, семейное положение и так далее), правила их обработки, хранения и использования. 
• Штатное расписание включает в себя перечень занятых и вакантных должностей, ставки, фонд зарплаты, число штатных единиц.
• Инструкции по охране труда — в них устанавливают правила техники безопасности, которые необходимо соблюдать перед началом, во время и по окончании работы. Инструкции разрабатывают исходя из должности сотрудника или вида выполняемой им работы. 

Документы, относящиеся к трудовой деятельности сотрудников:

• График отпусков — документ с датами основных и дополнительных оплачиваемых отпусков на следующий календарный год. 
• Трудовые договоры — соглашения, в которых стороны прописывают место работы, дату ее начала, функции работника, условия оплаты и все остальные обязательные условия из ч. 2 ст. 57 ТК РФ.
• Трудовые книжки. С 2021 года сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, вместо бумажной книжки оформляют электронную.
• Книга учета трудовых книжек. Содержит сведения о книжках, которые получены от сотрудников, либо выданы им на руки. 
• Табель учета рабочего времени — это документ учета отработанных часов и дней с указанием числа явок и неявок по каждому сотруднику.
• Документы о проведении спецоценки условий труда (СОУТ) — ИП обязан проводить такую оценку как минимум раз в 5 лет (если иное не установлено законом №426-ФЗ), даже если у него всего один работник.
• Журналы учета и регистрации кадровых документов — ведутся по несчастным случаям на производстве, по ознакомлению сотрудников с локальными актами, инструктажам, проверкам, обязательным медосмотрам.

Распорядительные документы:

• Приказы и распоряжения. Это письменные подтверждения приема на работу, перевода, увольнения, предоставления отпуска, премирования, направления в командировку и прочие.

Также существуют кадровые документы, которые не обязательны для всех работодателей, но могут понадобиться в конкретной ситуации и  для конкретных работодателей:

• положение о коммерческой тайне — если ИП-работодатель хочет скрыть свою внутреннюю информацию от третьих лиц;
• положение о премировании — если предприниматель выплачивает сотрудникам премии, но порядок и условия таких выплат не прописаны в трудовых договорах;
• должностные инструкции, графики работы, положения о командировках, оплате труда, ненормированном рабочем дне, аттестации — если эти подробности не оговорены в трудовом договоре;
• договоры о материальной ответственности — такие договоры допустимо заключать только с работниками из специального перечня.

По своему желанию ИП-работодатель может вести журналы регистрации трудовых договоров, личных карточек, учета срочных трудовых договоров, приказов, совместителей и другие.

Штрафы за отсутствие обязательных документов

Отсутствие обязательных кадровых документов либо задержки с их оформлением считаются основанием для привлечения ИП к административной ответственности.

Все санкции предусмотрены ст. 5.27.1 КоАП РФ:

• нарушение требований охраны труда влечет штраф от 2 до 5 тыс. руб.;
• нарушение порядка проведения спецоценки труда — штраф от 5 до 10 тыс. руб.;
• работа без прохождения медосмотра либо без проведения инструктажа по технике безопасности наказывается штрафом в сумме от 15 до 25 тыс. руб.;
• за повторные правонарушения грозит штраф от 30 до 40 тыс. руб. либо приостановка деятельности на срок до 3 месяцев;
• при отсутствии трудового договора (или при его подмене договором ГПХ) — от 5 до 10 тыс. руб.

Кадровый учет для МСП

Микропредприятия могут упростить кадровый учет и не оформлять большую часть документов, указанных выше. К микропредприятиям относятся ИП:

• со среднесписочной численностью за прошлый календарный год до 15 человек и доходом от предпринимательской деятельности до 120 млн руб.;
• вновь зарегистрированные ИП либо работающие только на патентной системе налогообложения.

Согласно ст. 309.2 ТК РФ такие работодатели вправе полностью либо частично отказаться от разработки локальных нормативных актов — внутренних документов, регулирующих трудовые отношения, к которым относят:

• правила внутреннего распорядка,
• должностные инструкции,
• положения об оплате труда, о премировании и другие.

Особенности заполнения кадровых документов для МСП:  

• Если ИП отказывается от локальных нормативных актов, то все сведения, которые в них обычно содержатся, необходимо прописать в трудовых договорах. И изменение придется оформлять доп. соглашением с каждым работником.
• В случае отказа от локальных актов трудовые договоры заключаются по типовой форме, утвержденной постановлением Правительства РФ №858 от 27 августа 2016 года. 
• Микропредприятия могут работать без штатного расписания и должностной инструкции. Тогда кроме должности в трудовом договоре прописывают вид поручаемой работы, то есть круг обязанностей работника.
• График отпусков можно заменить письменным соглашением с работником, сделав указание об этом в типовой форме договора.

Если ИП утратит статус микропредприятия, ему предоставляется 4 месяца с даты внесения изменений в реестр МСП, чтобы разработать и ввести в действие все обязательные локальные акты. Расторгать действующие трудовые договоры при этом не нужно.

Микропредприятиям нельзя отказываться от следующих документов:

• приказ/положение о временном переходе сотрудника на дистанционный формат работы;
• кадровые приказы — о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска;
• инструкции по охране труда;
• трудовые книжки;
• результаты спецоценки условий труда.

Нет времени разбираться в тонкостях бухгалтерского, кадрового и налогового учета? Специалисты компании Lad грамотно ответят на все ваши вопросы, ведь мы оперативно отслеживаем изменения в законодательстве. 

Доверьте нам бухгалтерское сопровождение вашего бизнеса. Мы поможем оформить все необходимые кадровые документы по сотрудникам, оптимизируем налоговую нагрузку, напомним об уплате необходимых страховых и налоговых платежей за ИП и трудоустроенных работников, подготовим квитанции для их уплаты и вовремя отчитаемся в контролирующие органы по выбранному налоговому режиму. 

Зарабатывайте больше и навсегда забудьте про сложную бухгалтерию!

Заполните короткую форму ниже, чтобы узнать больше о наших услугах.

Ольга Слатина эксперт по кадровому делопроизводству