Кадровый учет для ИП: обязательные и необязательные документы

Если индивидуальный предприниматель нанимает сотрудников, он должен вести кадровый учет и оформлять трудовые отношения по правилам ТК РФ. При этом не все документы обязательны для каждого работодателя, а микропредприятия вправе отказаться от многих локальных нормативных актов.

Какие кадровые документы нужны ИП

Документы для кадрового учета можно разделить на три группы:

• обязательные — например, трудовые договоры;

• обязательные в определенных случаях — например, для отдельных сфер бизнеса.

Отсутствие обязательных документов может привести к штрафам при проверке трудовой инспекцией, налоговой или Соцфондом.

Обязательные кадровые документы

Документы, относящиеся к трудовой деятельности работников

• Трудовые договоры. Трудовой договор заключают с каждым сотрудником. В нем указывают трудовую функцию, условия оплаты, режим работы, права и обязанности сторон. Изменения условий обычно оформляют письменным дополнительным соглашением. Унифицированного бланка нет — работодатель разрабатывает документ самостоятельно.
• Трудовые книжки. Если сотрудник сохранил бумажную трудовую книжку, ИП продолжает ее вести в установленном порядке. Для работников, впервые поступивших на работу после 2021 года, сведения оформляют электронно, бумажную трудовую не заводят. Работодатель, который ведет бумажные трудовые книжки, также оформляет книгу учета трудовые книжек для контролия выданных на руки и полученных от работников книжек.

• График отпусков составляется ежегодно и утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

• Табель учета рабочего времени нужен для фиксации фактически отработанных часов, отпусков и отсутствий по каждому работнику.

• Документы по СОУТ (специальная оценка условий труда и охрана труда). ИП должен организовать СОУТ на рабочих местах не реже одного раза в пять лет, если закон №426-ФЗ не предусматривает иное).

• Журналы учета. К ним относят, например, журналы ознакомления с локальными актами.

Локальные нормативные акты

Локальные нормативные акты (ЛНА) устанавливают внутренние правила работы. Их состав зависит от численности бизнеса, режима работы и особенностей деятельности.

• Штатное расписание отражает должности, количество штатных единиц и условия оплаты. Его можно оформить по форме Т-3 или разработать самостоятельно.

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) определяют порядок приема и увольнения, режим труда и отдыха, дисциплинарные требования и другие вопросы трудовых отношений.

• Документы об оплате труда и премировании закрепляют правила расчета зарплаты, надбавок и стимулирующих выплат, если эти условия не урегулированы другим надлежащим образом оформленным документом.

• Документы об обработке и защите персональных данных нужны для организации законной обработки сведений о работниках. Работодатель определяет порядок обработки, обеспечивает защиту данных и оформляет это документально.

• Инструкции по охране труда. Оформляются для каждой должности или вида работы.

Другие документы могут потребоваться в зависимости от условий работы:

• положение о коммерческой тайне — если ИП вводит соответствующий режим;

• положение об аттестации — если аттестация обязательна для определенных категорий работников;

• документы о материальной ответственности — в отношении работников, с которыми закон разрешает заключить соответствующий договор;

• документы по охране труда и медосмотрам — с учетом характера работ и установленных требований.

Распорядительные документы

Приказы и распоряжения — обязательные письменные подтверждения работодателя, которые фиксируют кадровые действия: прием, перевод, увольнение, отпуск, командировку, премирование или взыскание. С приказом работник должен быть ознакомлен под подпись.

Какие кадровые документы можно не оформлять микропредприятию

Кто относится к микропредприятиям:

• ИП со штатом до 15 человек и доходом до 120 млн руб. за прошлый год;
• новые ИП или предприниматели, работающие только на патенте.

По ст. 309.2 ТК РФ такие работодатели могут полностью или частично не разрабатывать локальные нормативные акты. Речь идет о правилах внутреннего распорядка, должностных инструкциях, положениях об оплате труда и премировании.

Если ИП отказывается от локальных актов, все условия из них нужно перенести в трудовые договоры. Причем изменения придется оформлять отдельным допсоглашением с каждым сотрудником. Договоры в этом случае заключаются по типовой форме (утверждена Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).

Микропредприятие может не вести штатное расписание и не писать должностные инструкции. Тогда в договоре с работником, помимо должности, прописывают конкретный круг его обязанностей. А график отпусков можно заменить письменным соглашением с сотрудником (с отметкой об этом в типовом договоре).

Если статус микропредприятия утрачен, на разработку и ввод в действие обязательных локальных актов дается 4 месяца с даты изменения реестра МСП. Расторгать трудовые договоры при этом не требуется.

Штрафы за отсутствие кадровых документов

Если у ИП нет обязательных кадровых документов, его могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.

• Если сотрудник фактически работает, но договор с ним не оформлен или составлен с ошибками, штраф составит от 5 000 до 10 000 руб.
• Если ИП не разработал правила внутреннего распорядка или положение об оплате труда, штраф составит от 1 000 до 5 000 руб.
• Штраф за отсутствие СОУТ — от 5 000 до 10 000 руб.
• Если сотрудники допущены к работе без обязательного медосмотра или без прохождения инструктажа по технике безопасности, штраф составит от 15 000 до 25 000 руб.

При повторных нарушениях меры ужесточаются, штрафы достигают 30 000–40 000 руб.

Чтобы избежать ошибок и штрафов, передайте ведение кадрового учета специалистам. «Lad.Рядом с бизнесом» подготовит все необходимые документы в соответствии с требованиями законодательства и возьмет рутину на себя. А вы освободите время для развития бизнеса.

Анна Луконина эксперт по налоговому учету