Как вести учет на УСН в 2026 году: инструкция для ИП и ООО

Условия работы на УСН в 2026 году

Упрощенный спецрежим ориентирован на средний и малый бизнес. По умолчанию применяются ставки: 6% с доходов или 15% с разницы между доходами и расходами. Важно учитывать, что власти регионов вправе снижать эти ставки — уточнить информацию можно на сайте налоговой или в региональных законах.

Для работы на УСН бизнес должен одновременно соблюдать три лимита:

• годовой доход не более 490,5 млн руб. (актуальный коэффициент-дефлятор — 1,090);

• средняя численность работников — до 130 человек;

• остаточная стоимость основных средств — до 218 млн руб.

ИП и организации на УСН должны вести КУДиР, ежеквартально рассчитывать авансовые платежи, перечислять страховые взносы, сдавать уведомления об исчисленных суммах и годовую декларацию. Режим недоступен для бизнеса, превышающего лимиты или занятого видами деятельности из ст. 346.12 НК (банки, страховщики, производители подакцизных товаров, организаторы азартных игр и некоторые другие).

Бухгалтерский учет: правила для ИП и ООО

ИП освобождены от обязательного бухучета. Им достаточно вести КУДиР и на ее основе рассчитывать налог и заполнять декларацию.

ООО на УСН должны вести полноценный бухучет. Для этого нужно утвердить учетную политику. В документе фиксируют: особенности ведения операций на счетах, способы организации документооборота, порядок инвентаризации, уровень существенности ошибок и прочее. Учетная политика утверждается приказом руководителя, ее необходимо ежегодно пересматривать и вносить в нее изменения в связи с систематическими изменениями законодательства Российской Федерации.

Общие правила учета на упрощенке:

• кассовый метод — доходы (и расходы при объекте «доходы минус расходы») признаются в момент поступления или списания денег (п. 1 ст. 346.17 НК РФ);

• первичные документы хранят не менее пяти лет;

• КУДиР заполняется на отчетный период — год;

• при объекте «доходы» учитываются только доходы, признаваемые налоговым законодательством; 

• при объекте «доходы минус расходы» — еще и подтвержденные расходы (ст. 346.16 НК РФ).

Как заполнять КУДиР

Форма книги утверждена приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@.

Для бизнеса на объекте «доходы» заполняется:

• титульный лист — данные налогоплательщика, год, объект;

• раздел 1 — доходы на дату поступления денег (не включаются займы, кредиты и внесения собственных средств).

• раздел 4 — только для плательщиков торгового сбора.

При объекте «доходы минус расходы» потребуются:

• раздел 1 — доходы и подтвержденные расходы (материалы, зарплата, аренда и т. д.), страховые взносы ИП за себя включаются в расходы;

• справка к разделу 1 — для расчета налога;

• раздел 2 — расходы на основные средства и НМА (при наличии);

• раздел 3 — убытки прошлых лет.

КУДиР ведут в хронологическом порядке на основании первички. Суммы округляют до рублей. Книгу можно вести электронно, но по итогам года ее рекомендуется распечатать, пронумеровать, прошить и подписать.

НДС на УСН с 2026 года

В 2026 году порог годовых доходов для освобождения от НДС на упрощенке понижен до 20 млн руб. В 2027 году лимит уменьшится до 15 млн руб., с 2028-го — до 10 млн руб.

Как определяется обязанность:

• если доходы упрощенца за 2025 год превысили лимит в 20 млн руб., НДС требуется платить начиная с 1 января 2026 года;

• если доходы упрощенца в 2025 году оказались ниже 20 млн руб., но при этом в 2026 году лимит был превышен — НДС начисляется с 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения.

При превышении лимита бизнес на УСН признается плательщиком НДС и обязан перечислять налог в бюджет, формировать и выставлять счета-фактуры, а также ежеквартально заполнять и сдавать в налоговую декларацию по НДС. Упрощенец может применять общие ставки НДС либо выбрать специальные ставки:

• для доходов 20–272,5 млн руб. — 5%;

• для доходов 272,5–490,5 млн руб. — 7%.

Важно учитывать, что при выборе специальных ставок упрощенец не может применять вычеты по НДС, то есть зачесть НДС с расходов.

Отчетность на УСН в 2026 году

ИП на УСН без работников сдают следующие отчеты:

• декларацию по УСН — в срок до 25 апреля следующего года;

• уведомления об исчисленных суммах — до 25 апреля, 25 июля, 25 октября;

• КУДиР — представляется только по требованию налоговой;

• декларацию по НДС — если лимит превышен или нужно выполнять обязанности налогового агента;

• отчетность в Росстат — если бизнес попал в выборку.

ИП с работниками и организации на УСН дополнительно формируют и подают все обязательные отчеты по персоналу:

• 6-НДФЛ и РСВ — каждый квартал;

• ЕФС-1 (подраздел 1.1) — при приеме, увольнении, возобновлении трудовых отношении — не позднее следующего рабочего дня;

• ЕФС-1 (подраздел 1.2) — до 25 января следующего года;

• ЕФС-1 (раздел 2) — каждый квартал до 25-го числа;

• персонифицированные сведения — ежемесячно;

• уведомления об исчисленных суммах на НДФЛ и взносы — 1/2 раза в месяц.

Штрафы за несвоевременную или некорректную отчетность

• Просрочка сдачи декларации — 5% от суммы налога за каждый месяц, минимальный размер штрафа — 1000 руб., максимальный — 30% налога (ст. 119 НК РФ).

• Неуплата налога — 20% (при неосторожности) или 40% (при умысле) от суммы налога, а также начисляются пени (ст. 122 НК РФ).

• Отсутствие КУДиР или грубые ошибки в нем — до 10 000 руб., при повторном нарушении до 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

• Несвоевременная отправка декларации (свыше 20 рабочих дней) — блокировка счета (ст. 76 НК РФ).

Если бизнес не ведет деятельность, нулевую декларацию все равно сдать необходимо — иначе грозит штраф 1000 руб.

Нужна помощь с ведением учета на УСН, расчетом налогов или подготовкой отчетности? Наши специалисты возьмут на себя все обязательства по взаимодействию с ФНС, расчету налогов и взносов, а также сдаче деклараций и уведомлений.

Оставьте заявку на сайте — и мы предложим оптимальный формат бухгалтерского сопровождения. 

Анна Бухалкина эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету для селлеров на маркетплейсах