Как ИП оформить прием и увольнение сотрудников в 2025 году

Какие договоры может заключать ИП

Индивидуальный предприниматель может нанимать работников как по трудовому договору, так и по договору гражданско-правового характера (ГПХ).

Подробнее про выбор способа оформления персонала мы разобрали в отдельной статье.

Какие документы нужны при приеме на работу

Чтобы оформить сотрудника по ТК РФ, ИП должен запросить:

• паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);
• СНИЛС (если нет — оформить через СФР);
• трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности в электронном виде (кроме случаев, когда трудовой договор заключается впервые);
• диплом/удостоверение — если требуются профильные навыки (например, водитель, врач);
• документы воинского учета — для военнообязанных;
• справку об отсутствии судимости — если деятельность этого требует (например, работа с детьми);
• медицинскую книжку — для работников общепита, торговли, салонов красоты и т. п.

Порядок оформления сотрудника у ИП: инструкция

1. Ознакомить работника с локальными документами

ИП должен предоставить сотруднику внутренние правила — режим работы, график перерывов, порядок отпусков. Это делается через локально-нормативные акты.

2. Утвердить штатное расписание

Это таблица с перечнем должностей, отделов и зарплат. Штатное расписание — необязательный документ, но помогает систематизировать структуру персонала и зарплаты.

3. Заключить трудовой договор

Договор обязательно заключается в письменной форме в двух экземплярах — один остается у ИП, второй — у сотрудника.

В договор обязательно нужно включить:

• данные ИП и работника (ФИО, паспорт, СНИЛС, ИНН);
• дату начала работы;
• условия труда, режим, обязанности;
• размер оклада, премии и бонусы.

Также нужно получить от сотрудника согласие на обработку персональных данных. Подписать договор нужно в течение трех рабочих дней с момента выхода сотрудника на работу.

4. Издать приказ о приеме на работу

При оформлении сотрудника работодатель обязан издать приказ (распоряжение) о приеме на работу. В нем указываются дата приема, должность, условия труда и другие существенные условия трудового договора.

5. Внести данные в трудовую книжку

Если сотрудник работает впервые после 31.12.2020, трудовая ведется только в электронном виде. Если работник пожелает — можно вести бумажную трудовую книжку параллельно.

6. Подать форму ЕФС-1 в СФР

Форма ЕФС-1 с подразделом 1.1 (сведения о трудовом договоре) подается в СФР не позднее следующего календарного дня после оформления сотрудника на работу. За несвоевременную подачу может быть наложен штраф — до 500 руб. за каждое нарушение.

7. Завести личную карточку сотрудника

Личная карточка по форме Т-2 — обязательный документ для учета персональных данных работника, его должности, стажа и отпусков.

Увольнение сотрудника ИП: документы

При увольнении сотрудника ИП обязан соблюсти все формальности: провести расчет, выдать документы и отчитаться перед фондами.

Что обязательно выдать в день увольнения

• Трудовая книжка или справка СТД-Р
  Если велась бумажная книжка — внести запись об увольнении и передать работнику. Если электронная — подготовить форму СТД-Р.
• Копия раздела 3 из РСВ
  Содержит сведения о страховых взносах за последние 3 месяца. Обязательный документ при увольнении.
• Выписка из персонифицированных сведений
  Формируется за последний месяц работы. Включает зарплату и страховые взносы.
• Расчетный листок
  Выдается в день увольнения. Отражает все выплаты, компенсации, удержания, включая неиспользованный отпуск.
• Оригиналы документов
  Верните сотруднику все личные документы, которые хранились у работодателя: дипломы, медкнижки, справки и др.
  Также уничтожьте копии персональных данных — по закону их нельзя хранить без письменного согласия.

Какие документы выдать по запросу сотрудника

По письменному запросу бывшего сотрудника документы нужно предоставить в течение 3 рабочих дней. За задержку — штраф до 20 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

По запросу выдают:

• копии приказов (о приеме, переводе, увольнении, отпусках, командировках);
• справку о доходах (на основе 6-НДФЛ);
• справку 182н (отменена, но при запросе выдать все равно нужно);
• справку о неиспользованных днях по уходу за ребенком-инвалидом;
• справку о среднем заработке (для центра занятости).

Не хотите тратить время на оформление увольнений, отчетность и расчеты?

Мы возьмем на себя кадровый и бухгалтерский учет ИП — аккуратно, точно и вовремя. Оставьте заявку, чтобы узнать подробнее о наших услугах.

Юлия Парфенова заместитель руководителя направления