6-НДФЛ: что это, правила заполнения формы, пошаговая инструкция, сроки сдачи

Что такое 6-НДФЛ

Форма 6-НДФЛ — это ежеквартальный отчет налоговых агентов (ИП и организаций), которые выплачивают доходы физическим лицам. В документе отражаются:

• все операции по исчислению и удержанию НДФЛ,
• суммы выплаченных физлицам доходов,
• даты получения доходов и перечисления налога.

Ставки НДФЛ с 2025 года:

Какие доходы облагаются налогом:

• заработная плата и премии,
• выплаты по договорам ГПХ,
• дивиденды и подарки свыше 4000 руб.,
• арендные платежи по имуществу физлица.

Отчет обеспечивает контроль за правильностью исчисления и своевременностью перечисления НДФЛ в бюджет.

Кто обязан сдавать отчет 6-НДФЛ

Отчетность по форме 6-НДФЛ обязаны предоставлять все налоговые агенты, удерживающие НДФЛ за физлиц:

• Российские организации и индивидуальные предприниматели.
• Нотариусы и адвокаты, ведущие частную практику.
• Представительства зарубежных компаний в РФ.

Если в течение отчетного периода хотя бы один раз была выплата дохода физическому лицу и удержан с нее НДФЛ, возникает обязанность подать расчет 6-НДФЛ.

Сроки сдачи расчета 6-НДФЛ

Отчетность предоставляется ежеквартально. Срок — 25-е число месяца, следующего за отчетным кварталом, годовой отчет сдается до 25 февраля следующего года.

График сдачи на 2025 год:

*Срок перенесен с субботы 25 октября на понедельник 27 октября.

Куда сдавать 6-НДФЛ

ИП и организации без обособленных подразделений сдают отчет в ИФНС по месту регистрации. ИП на ПСН отчитываются по месту получения патента.

В каком виде сдавать 6-НДФЛ

Способ сдачи отчета зависит от количества физических лиц, за которых отчитывается налоговый агент.

Бумажная форма допустима, если количество человек не превышает 10. 

Электронная форма обязательна, если количество человек превышает 10. Отчет при этом должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Кто освобожден от сдачи 6-НДФЛ

От обязанности освобождаются налоговые агенты, которые в течение отчетного периода не производили выплат в пользу физических лиц, не начисляли и не удерживали НДФЛ. Сдача нулевой формы 6-НДФЛ не предусмотрена законодательством.

Какие налоговые вычеты отражать в 6-НДФЛ

В расчете 6-НДФЛ отражаются все налоговые вычеты, применяемые к доходам физических лиц. Вычет — это сумма, уменьшающая налогооблагаемую базу при расчете НДФЛ.

Основные типы вычетов:

1. Стандартные — на детей или на самого работника (для отдельных категорий).
2. Профессиональные — для исполнителей по договорам ГПХ.
3. Имущественные — при покупке жилья.
4. Социальные — при оплате обучения, лечения.

Наиболее часто работодатели отражают в 6-НДФЛ стандартные и профессиональные вычеты. Имущественные и социальные вычеты, как правило, физлица получают напрямую от ФНС. 

Также существует специальный для 6-НДФЛ вычет по подаркам сотрудникам. Согласно законодательству действует необлагаемый лимит 4000 руб. в год на подарки для одного сотрудника. В расчете отражается сумма подарков и примененный вычет, чтобы отследить лимит.

Вычеты отражаются в том отчетном периоде, когда они были предоставлены. Работодатель применяет вычеты только при наличии подтверждающих документов или уведомления из налоговой.

Структура расчета 6-НДФЛ

Расчет состоит из трех основных частей:

• Титульный лист.
• Раздел 1 — сумма исчисленного налога.
• Раздел 2 — суммы доходов физлиц и вычетов.
• Приложение № 1 — справка о доходах и НДФЛ по каждому физлицу.

Особенности заполнения формы 6-НДФЛ

Актуальная форма утверждена приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@. Подробный порядок заполнения содержится в приложении № 2 к приказу.

В расчете за первый квартал, полугодие и 9 месяцев требуется заполнить только титульный лист, раздел 1 и раздел 2. Для годового отчета также понадобится заполненное приложение № 1 — это справки о доходах и НДФЛ по каждому физлицу отдельно.

Порядок сдачи уточненного расчета 6-НДФЛ

Уточненку подают, если обнаружена неполнота отраженных данных или выявлены ошибки в ранее поданном расчете.

Для уточненной формы используется стандартная форма 6-НДФЛ, в ней указывается номер корректировки на титульном листе: «001» — для первой уточненки, «002» — для второй и так далее. При заполнении вносятся все показатели (как исправленные, так и изначально верные).

Четких сроков для подачи не установлено. Рекомендуется подача до момента обнаружения ошибки налоговым органом, поскольку это позволяет избежать штрафа.

Отражение особых случаев в 6-НДФЛ

1. Увольнение сотрудника
В случае увольнения в расчете отражаются:

• зарплата и компенсация за неиспользованный отпуск (полностью);
• выходное пособие — только сумма, превышающая лимит в виде среднего заработка за 3 месяца (или за 6 для северных районов).

2. Декретные выплаты

В случае декрета сотрудницы пособие от Соцфонда в 6-НДФЛ отражать не нужно. Зарплату за период работы после получения больничного листа по беременности и родам, а также добровольные доплаты от работодателя необходимо отражать в расчете.

3. Подарки сотрудникам

Подарки, стоимость которых не превышает 4000 рублей в год, не облагаются НДФЛ. Стоимость подарка отражают в расчете, а затем отражают вычет, равный стоимости подарка. Если стоимость превысила лимит, НДФЛ уплачивается с суммы превышения.

4. Договоры ГПХ
Не нужно отражать вознаграждения ИП и самозанятым, а также расчеты за имущество при его покупке у физлиц (кроме ценных бумаг). Для целей 6-НДФЛ учитывается дата фактической выплаты исполнителю по ГПХ, а не дата подписания актов.

Штрафные санкции за нарушения

1. Нарушение сроков сдачи:

• Штраф 1000 рублей за каждый полный/неполный месяц просрочки.
• Возможна блокировка расчетного счета (через 10 дней после срока сдачи).
• Штраф применяется даже при опоздании на 1-2 дня.

2. Ошибки в отчетности:

• Фиксированный штраф 500 рублей (независимо от количества ошибок).
• Есть возможность избежать штрафа при самостоятельном выявлении и исправлении ошибок.

Частые вопросы о 6-НДФЛ

Что такое 6-НДФЛ?
Это ежеквартальный отчет налоговых агентов (работодателей и заказчиков), в котором отражаются выплаченные физлицам доходы, предоставленные налоговые вычеты и суммы исчисленного и удержанного НДФЛ. Годовой отчет дополняется справками по каждому получателю доходов.

Кто обязан сдавать расчет?
Все, кто выплачивает доходы физлицам с удержанием НДФЛ:

• организации и ИП,
• нотариусы и адвокаты,
• представительства иностранных компаний.

Обязанность возникает даже при единоразовой выплате в течение года.

Когда и куда сдавать расчет?

Квартальные расчеты сдают до 25 числа месяца, следующего за кварталом. Годовой — до 25 февраля следующего года. Расчет сдается в ИФНС по месту регистрации (для ИП на ПСН — по месту получения патента).

Каков принцип заполнения?
Все показатели указываются нарастающим итогом с начала года.

Какие доходы включать в расчет?

В расчет включают все выплаты, облагаемые НДФЛ. Не включаются: необлагаемые доходы и выплаты самозанятым/ИП.

Не рискуйте своими финансами! Мы возьмем на себя все заботы о вашей отчетности: рассчитаем и сдадим 6-НДФЛ и другие отчеты точно в срок, избавим от штрафов и блокировок счета. Оставьте заявку, чтобы получить консультацию по нашим услугам.