Как индивидуальному предпринимателю принять на работу сотрудника: пошаговая инструкция

ИП также имеет возможность привлечь исполнителя — физическое лицо или самозанятого — в рамках договора гражданско-правового характера (ГПХ) для выполнения определенной разовой работы, услуги. При этом важно соблюдать установленные требования, чтобы соответствовать закону.

Как ИП оформить сотрудника на работу

Для официального приема на работу необходимо следовать инструкции:

1. Познакомить сотрудника с внутренними правилами 
Перед выходом на работу ИП обязан вручить работнику локальные акты: режим работы и перерывов, порядок оформления отпусков. Ознакомление проводится обязательно под подпись до начала выполнения обязанностей.

2. Составить и утвердить штатное расписание
Это внутренний документ, где отражают все структурные подразделения, должности, размеры окладов, а также количество штатных единиц. Его можно формировать по унифицированной форме Т-3, а можно создать собственный бланк.

3. Подписать трудовой договор 
В нем фиксируются график работы, сумма заработной платы, условия ее выплаты, а также права и обязанности обеих сторон.
Для оформления договора сотрудник предоставляет пакет документов:

• паспорт;
• СНИЛС (если отсутствует, работодателю нужно заполнить анкету АДВ-1 и направить ее в Соцфонд);
• ИНН;
• бумажная трудовая книжка (если сотрудник не отказывался от нее);
• справка СТД-Р (если сотрудник перешел на электронную книжку);
• военный билет (для военнообязанных);
• документы об образовании, если они требуются для должности или выполнения обязанностей;
• медицинская книжка для отдельных видов деятельности;
• справка об отсутствии судимости в определенных случаях, например при работе с детьми.
  Для заключения трудового договора ИП может пользоваться подходящей типовой формой и вносить в нее изменения, когда это требуется.

4. Издать приказ о приеме на работу 
Приказ о приеме на работу подтверждает официальное трудоустройство по ТК РФ и фиксирует его согласие с условиями работодателя. ИП вправе применять унифицированную форму Т-1 или разработать собственный вариант приказа.

5. Внести запись в трудовую книжку 
Когда работник предоставил бумажную трудовую книжку, перед внесением записи рекомендуется проверить ее подлинность: бланк должен быть изготовлен Гознаком, а на каждой странице проставлены серия и номер. Если работник устраивается на работу впервые, бумажную трудовую книжки ему не заводят — все данные формируются в электронном виде.

6. Передать сведения о трудовой деятельности в СФР 
По всем принятым сотрудникам сведения о приеме на работу необходимо направить в Соцфонд не позднее следующего рабочего дня. Необходимо заполнить и сдать подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1.

7. Оформить личную карточку сотрудника
Оформление личной карточки не является обязательным по закону. Тем не менее многие работодатели ведут личные карточки для удобного хранения информации о персонале. Можно работать по унифицированной форме Т-2 либо разработать свой бланк.

После оформления сотрудника

После приема на работу необходимо своевременно выплачивать заработную плату и подавать отчетность по сотрудникам в СФР и ФНС:

• Персонифицированные сведения в ИФНС.
• Расчет по страховым взносам (РСВ) в ИФНС.
• Сведения о страховом стаже для сотрудников с особыми или дополнительными условиями труда в СФР. 
• Расчет 6-НДФЛ в ИФНС;
• ЕФС-1 в СФР.

Особенности работы по договорам ГПХ

Не всегда ИП нужны постоянные сотрудники. Для разовой работы или проектов можно привлечь подрядчика по договору гражданско-правового характера (ГПХ).

Подробнее про отличия трудового договора и договора ГПХ читайте в отдельной статье.

Доверьте кадровый и бухгалтерский учет профессионалам — мы сделаем все аккуратно и вовремя. Оставьте заявку прямо сейчас.

Ольга Слатина эксперт по кадровому делопроизводству