Изменения в правилах электронного документооборота (ЭДО) с 1 июля 2026 года

С 1 июля 2026 года начнут действовать важные изменения в правилах электронного документооборота (ЭДО). Они затронут форматы обмена сообщениями, применение УПД 5.03 и документооборот для маркированной продукции.

Переход на универсальные сообщения

При информировании о получении документов участники ЭДО ранее получали «извещения о получении» (ИоП) и «уведомления об уточнении» (УоУ). С октября 2025 года были введены универсальные сообщения (УС). Они представляют собой XML-файлы с утвержденным форматом и отправляются для извещений о получении документов, об ошибках и других событиях в документообороте.

Вначале переход на новый порядок обмена документами планировался на 1 апреля 2026 года, но сроки были перенесены. С 1 июля 2026 года универсальные сообщения (УС) полностью заменят «извещения о получении» (ИоП) и «уведомления об уточнении» (УоУ). 

Отличительные черты УС:

• для них не нужна электронная подпись;
• они разрешены к отправке по любым поводам, связанным с ЭДО (в том числе для подтверждения получения документа либо запроса на внесение исправлений);
• это стандарт для внутриоператорского обмена, но не закреплены как обязательный стандарт между операторами. 

Как бизнесу подготовиться к внедрению УС:

• Обучить персонал работе с УС.
• Проанализировать и при необходимости внести изменения во внутренние акты и договоры с контрагентами, в которых были отсылки на старые форматы уведомлений.
• Провести тест обмена универсальными сообщениями.

Внедрение УПД 5.03

Приказ об отмене старых форматов электронных ТОРГ-12 и актов начал действовать уже с 1 января 2026 года, но именно с 1 июля 2026 года полностью отменена возможность применять эти форматы в работе.

Что делать бизнесу:

• оформлять все операции по отгрузке товаров (в том числе маркированных), работ и услуг только с помощью универсального передаточного документа (УПД) нового формата — 5.03;
• учитывать, что устаревшие XML-схемы налоговые инспекции больше не принимают. 

Что еще меняется по ЭДО в 2026 году

• С 1 сентября 2026 года необходимо в обязательном порядке перейти на ЭТрН — электронные транспортные накладные. 
• С 1 декабря 2026 года ЭДО становится полностью обязательным для всех участников оборота маркированной продукции. Но уже с 1 июля 2026 года налоговая будет более активно контролировать соответствие форматов документов. В случае выявления нарушений будут наложены блокировки и штрафы.

Что грозит за нарушения новых правил по ЭДО

• Отказы в вычете НДС. ФНС не примет к учету документы, которые сформированы по устаревшим форматам.
• Блокировка операций с маркированной продукцией. В случае отсутствия УПД актуального формата коды маркировки не поступят покупателю, и поставка не пройдет регистрацию в системе «Честный знак».
• Штрафы за нарушение порядка учета товаров в соответствии со статьей 14.19 КоАП РФ (штрафы от 10 000 до 30 000 руб. для ИП, от 30 000 до 100 000 руб. для компаний).
• Конфискация товаров — если допускаются систематические нарушения.

Доверьте бухгалтерское сопровождение профессионалам — мы возьмем на себя контроль за всеми изменениями законов, учет и сдачу отчетности в электронном виде. Оставьте заявку на сайте — мы расскажем, как мы можем помочь вашему бизнесу.

Юлия Парфенова заместитель руководителя направления