Аутсорсинг бухгалтерских услуг в деталях: какую аутсорсинговую компанию выбрать

Бухгалтерский аутсорсинг — это передача ведения бухгалтерского, налогового и кадрового учета внешней компании или специалистам. Предприниматель или руководитель получают профессиональную поддержку без необходимости содержать собственный бухгалтерский отдел.

Сегодня бухгалтерские услуги на аутсорсинге могут включать как отдельные задачи — например, расчет зарплаты или подготовку отчетности, — так и полное сопровождение бизнеса. В зависимости от потребностей бизнеса внешние специалисты могут взять на себя весь учет: от обработки первичных документов до взаимодействия с налоговой.

Почему бизнес выбирает бухгалтерию на аутсорсинге

Требования к учету постоянно меняются: появляются новые формы отчетности, цифровые сервисы, изменения в налоговом законодательстве. Одному специалисту становится сложно одновременно контролировать все направления учета и следить за каждым обновлением.

Поэтому все больше ИП и компаний рассматривают бухгалтерский аутсорсинг как способ снизить нагрузку и получить доступ к экспертизе без расширения штата.

Основные причины перехода на внешнее бухгалтерское сопровождение:

• Нехватка квалифицированных специалистов.
  Найти опытного бухгалтера, который одинаково хорошо разбирается в налогах, зарплате, кадровом учете и специфике конкретной отрасли, бывает сложно. Особенно это актуально для малого и среднего бизнеса, которому нужна комплексная поддержка. Аутсорсинговая компания может предоставить команду специалистов: бухгалтера, налогового эксперта, кадровика, специалиста по отчетности. Если один сотрудник недоступен, его задачи не останавливаются — процессы продолжают выполняться другими специалистами.

• Изменение требований к безопасности данных.
  Бухгалтерия работает с большим объемом конфиденциальной информации: сведения о сотрудниках, договорах, доходах компании, расчетах с контрагентами. Компании предпочитают передавать бухгалтерию профессиональным аутсорсерам, которые используют надежные системы учета и выстроенные процессы работы с конфиденциальными данными. 

• Рост сложности налогового и бухгалтерского учета.
  Законодательство регулярно меняется. Бизнесу необходимо не только правильно вести учет, но и заранее учитывать возможные налоговые риски. Внешняя бухгалтерская компания постоянно следит за изменениями и помогает принимать решения с учетом актуальных требований законодательства.

• Автоматизация процессов.
  Современный бухгалтерский аутсорсинг строится не только на работе специалистов, но и на использовании цифровых инструментов. Автоматизация помогает быстрее обрабатывать документы, контролировать сроки сдачи отчетности и уменьшать количество ошибок из-за ручной работы.

Когда компании нужен аутсорсинг бухгалтерии

Чаще всего услугами внешних специалистов пользуются:

• Малый и средний бизнес.
  Для ИП и небольших компаний содержание полноценного бухгалтерского отдела часто экономически нецелесообразно. Аутсорсинг позволяет получить необходимую экспертизу без расходов на зарплаты, отпускные, больничные, обучение и покупку специализированных программ.

• Компании с растущим объемом операций.
  Когда бизнес развивается, увеличивается количество документов, сотрудников и расчетов с контрагентами. Один бухгалтер может перестать справляться с нагрузкой, а поиск дополнительных сотрудников требует времени.

• Организации с нестандартным учетом.
  Некоторым сферам нужны специальные знания: строительство, торговля, производство, услуги, работа с маркировкой. Найти специалиста с нужным опытом в штат бывает сложнее, чем подключить профильную аутсорсинговую компанию.

• Сезонный бизнес.
  Компаниям, у которых нагрузка меняется в течение года, не всегда выгодно держать расширенный штат бухгалтерии постоянно. В периоды повышенного объема работ можно подключать дополнительные ресурсы аутсорсера.

Какие бухгалтерские услуги можно передать на аутсорсинг

Формат сотрудничества зависит от задач бизнеса. Не обязательно передавать внешним специалистам весь учет — можно выбрать только необходимые направления.

Консультационный аутсорсинг подходит, когда нужна помощь в отдельных вопросах. Например, разъяснение налоговых последствий сделки, проверка правильности учета или независимая оценка работы штатного бухгалтера.

Выборочное бухгалтерское сопровождение предполагает передачу отдельных процессов. Например, внешние специалисты могут заниматься расчетом заработной платы, подготовкой отчетности или ведением налогового учета.

Комплексный бухгалтерский аутсорсинг — это полная передача бухгалтерии под ключ. Компания берет на себя ведение учета, расчет налогов, подготовку и сдачу отчетности, кадровое сопровождение и взаимодействие с контролирующими органами.

Преимущества бухгалтерского аутсорсинга

Главное преимущество бухгалтерии на аутсорсинге — доступ к профессиональной экспертизе без необходимости самостоятельно выстраивать внутренний отдел учета. Компания получает специалистов, которые занимаются бухгалтерскими и налоговыми вопросами каждый день и знают особенности разных сфер бизнеса.

Передача учета внешнему подрядчику помогает решить несколько задач.

• Снижение операционной нагрузки.
  Руководителю не нужно контролировать сроки отчетности, отслеживать изменения законодательства и разбираться в нюансах налогового учета.

• Снижение риска ошибок.
  При работе с аутсорсером процессы контролируют несколько специалистов, а не один сотрудник, который отвечает за все направления одновременно.

• Экономия ресурсов.
  При бухгалтерском сопровождении компания платит за конкретный объем услуг и получает доступ к необходимым специалистам без дополнительных затрат на содержание отдела.

• Прозрачность учета.
  Хорошо организованный аутсорсинг позволяет руководителю получать актуальную информацию о финансовом состоянии бизнеса.

• Независимый контроль.
  Внешняя бухгалтерская компания не является сотрудником бизнеса и не заинтересована скрывать ошибки или искажать информацию.

Как выбрать аутсорсинговую компанию для бухгалтерии

Передача бухгалтерского учета внешней организации — ответственное решение. При выборе компании стоит обратить внимание на несколько критериев.

Опыт и специализация

У надежного поставщика услуг должен быть опыт работы с бизнесом вашего масштаба и отрасли. Например, предпринимателю на УСН нужны одни компетенции, а компании с сотрудниками, НДС и большим количеством операций — другие.

Важно, чтобы специалисты разбирались не только в стандартной отчетности, но и в особенностях конкретного направления деятельности.

Команда специалистов

Один бухгалтер не всегда может одинаково глубоко разбираться во всех вопросах. В хорошей аутсорсинговой компании работают специалисты разных направлений: бухгалтеры, эксперты по налогам, кадровому учету и отчетности. Это позволяет получать комплексное решение, а не искать отдельного специалиста под каждую задачу.

Прозрачные условия работы

Перед началом сотрудничества важно изучить договор. В нем должны быть четко указаны:

• перечень услуг, которые входят в сопровождение;
• сроки выполнения задач;
• порядок передачи документов;
• способы связи со специалистами;
• ответственность сторон.
• Ответственность за результат

При выборе бухгалтерской компании стоит уточнить, как распределяется ответственность за возможные ошибки. В договоре должны быть прописаны обязанности исполнителя и порядок действий при возникновении проблем.

Использование современных технологий

Современная бухгалтерия невозможна без цифровых инструментов. 

Технологии позволяют быстрее обрабатывать документы и обеспечивать безопасность информации.

Что проверить перед заключением договора на бухгалтерское сопровождение

Перед передачей учета стоит обсудить не только стоимость услуг, но и порядок взаимодействия. А именно:

• Кто будет отвечать за учет.
  Важно понимать, какой специалист закреплен за компанией, кто контролирует его работу и кто сможет заменить его при необходимости.

• Как происходит обмен документами.
  Каким способом передаются первичные документы, кто отвечает за их своевременное предоставление и где хранится информация.

• Как быстро специалисты отвечают на вопросы.
  Для бизнеса важно не только правильно сдать отчетность, но и получить консультацию в момент принятия решения: перед заключением сделки, наймом сотрудника или изменением налогового режима.

• Что входит в стоимость обслуживания.
  Некоторые компании предлагают базовый тариф, а дополнительные консультации, восстановление учета или подготовку нестандартных документов оплачиваются отдельно. Лучше заранее понимать полный перечень услуг.

Специалисты «Lad.Рядом с бизнесом» готовы взять на себя вашу бухгалтерию: расчет налогов, подготовку отчетности, контроль лимитов и сроков и консультации по сложным вопросам.

Оставьте заявку — подберем формат бухгалтерского сопровождения под ваш бизнес.

Юлия Парфенова заместитель руководителя направления