УПД на Wildberries и Ozon: зачем нужен документ и как его сформировать

Назначение УПД

Универсальный передаточный документ (УПД) предназначен для обмена сведениями о товарах и услугах между селлером и маркетплейсом. Он содержит данные, необходимые для учета и оформления сделок.

На маркетплейсах УПД применяется для нескольких целей:

• Учет. Фиксирует количество и ассортимент реализованных товаров/услуг, а также их стоимость, что позволяет сторонам отслеживать проведенные сделки.
• Подтверждение сделки. Подтверждает факт совершения операции между продавцом и покупателем на площадке.
• Бухгалтерский учет. Содержит сведения о суммах сделки, которые необходимы для корректного расчета налогов и подготовки отчетности для ФНС.
• Обмен данными между участниками. Фиксирует информацию о сделке и товарах, что облегчает разрешение споров и уточнение условий сотрудничества.

УПД делятся на два типа: входящие и исходящие. Входящие документы площадка направляет селлеру, а исходящие формирует сам продавец и передает маркетплейсу.

Входящие УПД

Маркетплейсы оказывают продавцам различные услуги, включая организацию логистики, хранение и приемку товаров на складах, утилизацию и продвижение продукции. За каждую предоставленную услугу площадка формирует и направляет продавцу универсальный передаточный документ.

Исходящие УПД

Селлер обязан формировать УПД в двух ситуациях:

1. УПД по уведомлению о выкупе. Требуется для продавцов на ОСНО при продаже товаров в страны ЕАЭС (Беларусь, Армения, Казахстан, Киргизия). Когда товары отправляются в эти страны, маркетплейс выкупает их у продавца и доставляет покупателю самостоятельно.
2. УПД на товары с обязательной маркировкой. Документ формируется при отгрузке продукции с маркировкой «Честный ЗНАК». Он подтверждает передачу товаров маркетплейсу, позволяя площадке самостоятельно проводить операции ввода или вывода товаров в оборот через «Честный ЗНАК» без участия продавца.

Как оформить УПД на Wildberries

УПД по уведомлению о выкупе

1. Получение уведомления о выкупе.
В личный кабинет продавца поступает уведомление с уникальным номером, датой, суммой выкупа и списком товаров, отправленных в страны ЕАЭС.

2. Создание УПД.
На основании уведомления формируется УПД в системе электронного документооборота (ЭДО). Все позиции, подлежащие указанию в УПД, отражаются в детализации уведомления.
Основные правила формирования УПД:

• Сумма документа должна соответствовать значению в графе «Итого» уведомления о выкупе.
• В поле «Основание передачи» указываются реквизиты уведомления о выкупе.
• Дата должна совпадать с датой уведомления.
• В исходящем УПД должна стоять та ставка НДС, которую применяет продавец.
• Отправителем выступает сам селлер с корректными ИНН/КПП и реквизитами.
• Покупатель и грузополучатель — ООО «РВБ».

Документ должен быть сформирован в формате XML через ЭДО в течение семи дней после получения уведомления. Excel-файлы для электронного документооборота не принимаются.

3. Отправка УПД.
Готовый документ отправляется по ЭДО на реквизиты покупателя — ООО «РВБ».

УПД по маркировке на товары с обязательной маркировкой

1. Получение акта приемки.
При отгрузке товаров с обязательной маркировкой маркетплейс обязан принять продукцию и оформить акт приемки, в котором фиксируются принятые коды идентификации (КИЗ).

2. Скачивание.
На основании акта приемки Wildberries автоматически создает УПД для товаров с обязательной маркировкой. Он становится доступен в разделе «Документы» ЛК в течение суток после подтверждения акта приемки.

3. Отправка документа.
Итоговый документ селлер направляет в головное подразделение Wildberries в формате XML через ЭДО. Срок — не позднее второго дня после формирования акта приемки. Покупатель — ООО «РВБ».

Как оформить УПД на Ozon

УПД по уведомлению о выкупе

1. Скачивание.
В личном кабинете нужно открыть раздел «Финансы», затем «Документы» — «УПД по сделкам с юрлицами». Далее перейти на вкладку «Интернет Решения» и выбрать: «УПД-1» для ИП на ОСНО, или «УПД-2» для ИП на УСН.

2. Загрузка УПД в систему ЭДО.
Файл невозможно открыть с помощью стандартных программ, но в ЭДО доступен предпросмотр документа. Изменять можно только два поля:

• поле 10 — страна происхождения товара;
• поле 11 — грузовая таможенная декларация (ГТД).

Все остальные данные редактировать нельзя — их изменение или удаление может вызвать ошибки при сверке документа.

3. Подписание и отправка.
После загрузки файла в ЭДО его необходимо подписать. Подписанный УПД отправляется в головное подразделение через оператора ЭДО.

Далее он проходит автоматическую проверку, после чего либо подписывается со стороны Ozon (статус документа меняется на «Подписан»), либо получает статус «Отклонен» и возвращается продавцу для исправления.

УПД-2 для товаров с обязательной маркировкой на Ozon

1. Определение момента формирования.
УПД-2 формируется либо перед поставкой, либо после.

Перед поставкой необходимо сформировать УПД для:

• товаров на дарксторы и склады «Хоругвино (негабарит)» и «Павловская Слобода (негабарит)»;
• ювелирных изделий на склады «Тверь_Хаб» и «СПБ_Бугры_РФЦ_Ювелирный»;
• продукции, подлежащей сертификации в системе «Меркурий».

2. Формирование УПД.

• Перед поставкой: открыть раздел FBO — «Заявки на поставку» — «Подготовка к поставкам», выбрать номер поставки и нажать «Сформировать УПД». В открывшемся окне заполнить необходимые поля и загрузить XML-файл.
• После поставки: открыть FBO — «Заявки на поставку» — «Архив», выбрать поставку, сформировать документ и указать данные: номер, дата отгрузки, сведения о грузоотправителе и подписывающем лице.

3. Подключение ЭДО к Ozon.
Для некоторых систем достаточно обменяться приглашениями с ООО «Интернет решения».

4. Загрузка и отправка.
Загрузить XML-файл в личный кабинет, подписать его и отправить в ООО «Интернет решения».

5. Проверка и подписание.
Ozon сверяет УПД-2 с заявкой или актом приема. При полном совпадении документ подписывается автоматически, и статус меняется на «Подписан».

6. Исправление ошибок.
Ошибки отображаются в ЛК и разделе FBO. Для исправления нужно повторно отправить УПД-2 с тем же номером и аннулировать старый документ.

Может ли УПД не сформироваться

УПД на Wildberries может не сформироваться в нескольких случаях:

• если скидка для постоянного покупателя, предоставляемая за счет маркетплейса, превышает комиссию площадки;
• при наличии штрафов у продавца, задолженностей перед площадкой или если продажи не покрывают стоимость услуг маркетплейса.

Штрафы за неправильное оформление УПД

На Wildberries за несвоевременную подачу УПД площадка может удержать до 20% от стоимости товара, которая указана в уведомлении о выкупе.

За нарушение правил формирования УПД на товары с обязательной маркировкой грозят штрафы по статье 15.12.1 КоАП: для ИП они составляют от 1000 до 10 000 рублей.

Кроме того, Wildberries применяет дополнительный штраф за нарушение правил передачи УПД по маркировке — 1 рубль за каждую единицу товара, код идентификации которого не был передан маркетплейсу.

Частые вопросы об УПД

Как отправить УПД на Wildberries и Ozon?
Необходимо проверить сведения о проданных товарах, заполнить документ в используемой системе ЭДО и направить на реквизиты маркетплейса.

Что такое УПД на Wildberries?
Универсальный передаточный документ — это документ для передачи информации о товарах, услугах и работах между продавцом и маркетплейсом. Он применяется для учета продаж, ведения отчетности, подтверждения совершенных сделок и оформления бухгалтерских записей.

Что делать при ошибке в УПД?
На Wildberries и Ozon документ с ошибкой можно аннулировать и сформировать новый с правильными данными.

В каком формате необходимо отправлять УПД?
Документ должен быть сформирован через систему ЭДО в формате XML. Excel-файлы не принимаются для электронного документооборота.

Работа с маркетплейсами требует грамотного учета. Мы берем эти задачи на себя — ведем бухгалтерию для ИП, рассчитываем налоги, готовим отчеты и следим за сроками. Это позволяет сосредоточиться на продажах и развитии бизнеса, а не на рутине.

Алена Васильева руководитель отдела по работе с клиентами, эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету для селлеров на маркетплейсах