Регистрация ИП в качестве работодателя, порядок и сроки регистрации

Если индивидуальный предприниматель планирует нанимать сотрудников, ему необходимо зарегистрироваться в Социальном фонде России (СФР). С 1 сентября 2026 года процесс полностью станет беззаявительным. До этого момента в некоторых случаях потребуется самостоятельно подать заявление в фонд.

Как изменилась регистрация для ИП

После появления Социального фонда России порядок регистрации работодателей стал проще.

Раньше после приема первого сотрудника ИП должен был самостоятельно зарегистрироваться в ФСС и передать необходимые сведения в контролирующие органы. С 2023 года действует для большинства случаев действует беззаявительный порядок.

Если ИП принимает первого сотрудника по трудовому договору, Социальный фонд регистрирует его в качестве работодателя автоматически. Основанием становятся сведения о кадровом мероприятии, которые передаются в составе формы ЕФС-1. После получения информации фонд самостоятельно ставит предпринимателя на учет как страхователя.

Заявление необходимо подавать только в случае заключения договора гражданско-правового характера (ГПХ), в котором предусмотрена обязанность ИП уплачивать страховые взносы на травматизм. Об этом расскажем ниже.

При этом важно помнить, что регистрация в качестве работодателя не освобождает от других обязанностей. Необходимо вести кадровый учет, рассчитывать заработную плату, удерживать и перечислять НДФЛ, начислять страховые взносы и сдавать обязательную отчетность.

Когда нужно проходить регистрацию в СФР

Иногда предпринимателю необходимо самостоятельно обратиться в Социальный фонд и подать заявление о постановке на учет.

Это требуется, если ИП впервые заключает с физическим лицом договор гражданско-правового характера (ГПХ), в котором предусмотрена обязанность уплачивать страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Однако с 1 сентября 2026 года при заключении таких договоров сведения о них будут отражаться в подразделе 1.1. раздела 1 формы ЕФС-1. Поэтому с указанной даты заявление для постановки на учет в СФР в этих случаях больше не потребуется. Фонд будет регистрировать ИП в качестве страхователей также на основании представленной формы ЕФС-1.

Какие документы нужны для регистрации ИП в СФР

До 1 сентября 2026 года при заключении первого ГПХ с условием уплаты взносов на травматизм нужно подать заявление в течение 30 календарных дней. 

Для этого потребуется определенный пакет документов:

• заявление;

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;

• копия договора гражданско-правового характера, который является основанием для регистрации;

• доверенность, если документы подает представитель.

При отправке документов через представителя нужно оформить доверенность. Государственная пошлина за данное действие не взимается.

Перед подачей документов важно проверить актуальность данных: Ф. И. О., адрес прописки, реквизиты и сведения о заключенном договоре. Ошибки могут привести к необходимости повторного обращения или задержке ответа.

Как зарегистрировать ИП в качестве работодателя в СФР

Обратиться можно:

• лично в территориальное отделение Социального фонда России, к которому относится ИП;

• через МФЦ, если такая услуга доступна в конкретном регионе;

• отправить документы почтой в СФР;

• подать заявление в электронном виде через Госуслуги при наличии усиленной квалифицированной электронной подписи.

Как быстро можно зарегистрировать ИП в качестве работодателя

Если предприниматель подает заявление самостоятельно, Социальный фонд рассматривает документы в течение трех рабочих дней с момента их получения.

После этого предприниматель получает уведомление о постановке на учет. В нем фонд также сообщает тариф страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Размер тарифа зависит от класса профессионального риска основного вида деятельности. Всего предусмотрено несколько классов риска, а ставка может составлять от 0,2% до 8,5%.

Например, для деятельности с низким уровнем риска применяется минимальный тариф, а для опасных производственных сфер ставка будет выше. При определении тарифа учитывается основной код ОКВЭД, указанный в ЕГРИП.

Что будет, если не встать на учет

Если предприниматель обязан самостоятельно зарегистрироваться в СФР, но не сделает этого в установленный срок, у него возникнут проблемы:

• платежи в СФР могут пройти некорректно, так как у ИП не будет номера страхователя.

• Отчетность не примут — ЕФС-1 без регномеране пройдет контроль.

• Работники останутся без страховой защиты — при несчастном случае на производстве фонд откажет в выплатах, и возмещать ущерб сотруднику придется за свой счет. А если сотрудник подаст в суд — это дополнительные судебные издержки и риск крупных штрафов.

Кроме того, нарушение требований законодательства в этой сфере может привести к штрафам.

За нарушение срока регистрации (при заявительном порядке, действующем до 1 сентября) предусмотрен штраф по ст. 26.28 ФЗ‑125: 

• до 90 дней просрочки — 5 000 руб., 

• свыше 90 дней — 10 000 руб.

Как сняться с учета

Если предприниматель больше не выступает в качестве работодателя, отдельное заявление о снятии с учета обычно подавать не требуется.

После прекращения трудовых отношений с сотрудниками или окончания договоров ГПХ, по которым ИП был зарегистрирован как страхователь, СФР получает необходимые сведения и самостоятельно завершает процедуру снятия с учета.

Важно своевременно передать информацию о прекращении трудовых отношений или соглашений ГПХ в составе формы ЕФС-1. После обработки данных фонд снимет ИП с учета и направит уведомление выбранным способом связи.

Не хотите самостоятельно разбираться в кадровом учете, отчетности и требованиях СФР? Наши специалисты помогут оформить работников, подготовить обязательные документы, рассчитать взносы и проконтролируют сроки сдачи отчетности. Оставьте заявку — подберем удобный формат бухгалтерского и кадрового сопровождения для вашего бизнеса.

Юлия Парфенова заместитель руководителя направления