Ответственность за непредоставление документов по требованию налоговой

Налоговые органы регулярно направляют организациям и предпринимателям требования о представлении документов, пояснений и сведений. Такие запросы могут касаться как деятельности самой компании, так и ее контрагентов.

Многие предприниматели воспринимают подобные письма как формальность и откладывают ответ на потом. Однако отсутствие реакции на требование ФНС может привести не только к штрафам, но и к более серьезным последствиям.

Обязательно ли отвечать на требования ФНС

Если требование направлено в рамках полномочий налогового органа, ответить на него необходимо.

Право инспекции истребовать документы предусмотрено Налоговым кодексом РФ:

• статья 93 НК РФ — запрос документов у самого налогоплательщика;

• статья 93.1 НК РФ — запрос сведений о контрагентах и конкретных сделках.

Налоговая может запрашивать информацию не только у участников сделки, но и у третьих лиц, которые, по мнению инспекторов, располагают необходимыми сведениями.

Поэтому игнорировать поступившее требование нельзя. Даже если компания считает запрос необоснованным, необходимо направить мотивированный ответ, а не оставлять документ без внимания.

Какие документы вправе запросить налоговики

Закрытого перечня документов в законодательстве нет. Однако полномочия инспекции не являются безграничными.

Как правило, ФНС может требовать:

• первичные документы;

• договоры и дополнительные соглашения;

• счета-фактуры и УПД;

• акты выполненных работ;

• товарные накладные;

• платежные документы;

• регистры бухгалтерского и налогового учета;

• документы по конкретным сделкам и контрагентам.

При этом существуют ограничения.

В рамках налоговой проверки инспекция вправе истребовать только документы, относящиеся к проверяемому периоду, к проверяемым налогам или к предмету проверки.

При встречной проверке, когда запрос связан с контрагентом, необходимо предоставить только документы, подтверждающие взаимоотношения именно с этим контрагентом. Передавать сведения о других клиентах и партнерах ИП или компания не обязаны.

Если документы уже были представлены в налоговый орган ранее, повторное истребование обычно неправомерно. Исключение — случаи, когда инспекция ранее получала оригиналы документов и впоследствии вернула их владельцу.

Сколько времени дается на подготовку ответа

Срок зависит от основания запроса.

Если документы запрошены в рамках проверки, организации и ИП обязаны представить документы в течение 10 рабочих дней со дня получения требования. Для отдельных категорий налогоплательщиков сроки могут быть увеличены.

Если налоговая проверяет контрагента (при встречной проверке), документы необходимо предоставить в течение 5 рабочих дней.

Если запрос связан с конкретной сделкой, на подготовку ответа обычно отводится 10 рабочих дней.

Когда начинается отсчет срока

Одна из самых распространенных ошибок — неверное определение даты получения требования. Дата зависит от способа направления документа.

• Через оператора электронного документооборота. Требование считается полученным в порядке, установленном действующими правилами электронного взаимодействия с ФНС. Поэтому важно ежедневно контролировать входящую корреспонденцию в системе ЭДО.
• Через личный кабинет налогоплательщика. Документ считается полученным на следующий день после размещения в личном кабинете.
• По почте. Заказное письмо считается полученным через шесть рабочих дней после отправки налоговым органом. Поэтому ссылка на то, что письмо фактически не было прочитано руководителем, обычно не освобождает от ответственности.

Что будет, если не представить документы

За игнорирование требований инспекции предусмотрены отдельные меры ответственности.

Штраф за непредставление документов (ст. 126 НК РФ):

• 200 руб. за каждый непредставленный документ — если документы не переданы по запросу налоговой проверки или встречной проверки

Штраф за непредставление сведений о контрагенте (ст. 129.1 НК РФ):

• 5000 руб. — за первое нарушение;

• 20 000 руб. — за повторное нарушение в течение года.

При этом налоговая может одновременно привлечь к ответственности как за непредставление документов, так и за непредставление информации.

Дополнительные последствия

Финансовые санкции — далеко не единственный риск.

• Ответственность руководителя. Должностные лица организации могут быть привлечены к административной ответственности по статье 15.6 КоАП РФ. Размер штрафа составляет от 300 до 500 руб.
• Выемка документов. Если организация отказывается предоставлять документы в ходе выездной проверки, инспекция вправе провести их принудительное изъятие в порядке статьи 94 НК РФ.
• Повышенное внимание со стороны ФНС. Отсутствие ответа на запросы налоговой часто воспринимается инспекторами как признак проблемного документооборота. Это может увеличить вероятность включения компании в план контрольных мероприятий.

Кроме того, если запрос связан с контрагентом, отсутствие документов способно негативно повлиять на результаты проверки вашего партнера и привести к спорам по НДС или налогу на прибыль.

Когда штрафа можно избежать

Не каждое требование автоматически является законным.

Перед подготовкой ответа стоит проверить:

• указано ли основание запроса;

• описано ли контрольное мероприятие;

• корректно ли идентифицированы сделка или контрагент;

• соблюдены ли требования к оформлению документа.

Если запрос составлен с нарушениями, можно направить мотивированное письмо с обоснованием своей позиции. Главное — не игнорировать требование полностью.

Можно ли продлить срок ответа

Если объем документов слишком велик либо имеются объективные причины, препятствующие своевременному исполнению требования, налогоплательщик вправе обратиться в инспекцию с просьбой продлить срок представления документов.

Такое уведомление необходимо направить не позднее следующего рабочего дня после получения требования.

Окончательное решение принимает налоговый орган.

Как уменьшить штраф

Даже если нарушение уже допущено, размер санкций нередко удается снизить.

В качестве смягчающих обстоятельств могут учитываться:

• первое нарушение;

• незначительная просрочка;

• большой объем затребованных документов;

• одновременное получение нескольких требований;

• нахождение части документов в обособленных подразделениях;

• иные объективные причины.

При наличии смягчающих обстоятельств штраф может быть уменьшен как минимум в два раза, а в отдельных случаях — значительно больше.

Если организация считает штраф необоснованным, его можно оспорить в вышестоящем налоговом органе или в суде.

Получили требование из налоговой и не уверены, как правильно ответить? Специалисты нашей компании помогут разобраться с этим вопросом, подготовить документы, составить пояснения и представить их в ФНС. А комплексное бухгалтерское сопровождение позволит своевременно контролировать отчетность, документооборот и снизить риски налоговых претензий.