Недостача и утрата товара на маркетплейсе: как получить компенсацию, списать и учесть в налогах

При утрате товара на маркетплейсе сначала фиксируется факт потери, затем оформляются инвентаризация и списание, определяются налоговые последствия и только после этого решается вопрос с компенсацией. При крупном ущербе или чрезвычайном событии особенно важно учитывать условия оферты: они могут меняться, а порядок налогового учета зависит от применяемого режима.

Шаг 1. Зафиксировать недостачу или утрату товара

Сначала сохраняются данные из личного кабинета продавца на дату происшествия:

• отчеты об остатках;

• сведения о поставках и приемке;

• акты и накладные;

• отчеты о продажах и возвратах;

• данные по маркированным товарам;

• переписка с поддержкой.

При необходимости делаются скриншоты с датой и временем, поскольку информация в личном кабинете может обновляться.

Затем товары разделяются по ситуации:

• Утраченные — маркетплейс подтвердил, что товара больше нет.

• Поврежденные — товар сохранился, но непригоден для продажи в первоначальном виде. Для них определяется возможность ремонта или уценки.

• Перемещенные — товар находится в процессе перевозки между складами. Списывать его как утраченный преждевременно.

• С неустановленным местонахождением — окончательная утрата еще не подтверждена.

После этого в поддержку маркетплейса направляется запрос на официальное подтверждение. В зависимости от ситуации могут потребоваться перечень утраченных товаров, акт или результаты инвентаризации, сведения об обстоятельствах происшествия, данные о перемещенных остатках и уточненные отчеты.

Номер обращения и переписку необходимо сохранить: они могут понадобиться для претензии или судебного разбирательства.

Шаг 2. Оформить списание товаров

Одного скриншота из личного кабинета недостаточно для списания. Факт утраты подтверждается документами.

Обычно проводится следующая работа:

1. Внутренняя инвентаризация: данные селлера сверяют с данными площадки.

2. Оформление документов: ведомость, акт инвентаризации, акт о списании подтвержденных потерь, расчет фактической себестоимости.

3. Для маркированной продукции после подтверждения утраты списываются коды из системы «Честный ЗНАК».

Шаг 3. Учесть утрату товара в налогах

Порядок зависит от налогового режима.

ОСНО

При ОСНО стоимость уничтоженных или испорченных товаров может учитываться в составе внереализационных расходов, если утрата произошла вследствие стихийного бедствия, пожара, аварии или другой чрезвычайной ситуации и документально подтверждена. Основание — подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ.

Для этого необходим подтверждающий утрату документ, нахождение товара на складе, количество утраченных единиц, стоимость, связь потерь с конкретным событием.

Если маркетплейс или страховая компания впоследствии компенсирует убыток, полученная сумма учитывается в доходах по правилам налогового учета.

УСН «доходы минус расходы»

С 2026 года правила учета расходов на УСН изменились: в п. 1 ст. 346.16 НК РФ появился подп. 45, который позволяет учитывать иные расходы по правилам главы 25 НК РФ.

Поэтому стоимость товара, утраченного в результате пожара, аварии, стихийного бедствия или другой чрезвычайной ситуации, при наличии необходимых документов может учитываться в расходах как потери от чрезвычайных ситуаций. Основание — подп. 45 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.16 и подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ.

При этом необходимо подтвердить приобретение и оплату товара, его передачу маркетплейсу, факт и причину утраты, количество и стоимость утраченного товара, а также оформить результаты инвентаризации и списание. Стоимость товара, которая уже была учтена в расходах ранее, повторно списать нельзя.

УСН «доходы», патент и самозанятость

При УСН «доходы», патентной системе и самозанятости (НПД) компенсация от площадки или страховщика включается в доходы в момент поступления денег.  

Дата признания компенсации зависит от способа ее выплаты. Если маркетплейс перечисляет компенсацию на расчетный счет, доход признается на дату поступления средств. Если сумма зачитывается в счет обязательств перед маркетплейсом, необходимо определить дату и содержание такого зачета — при прекращении обязательства зачетом доход по УСН может возникнуть на дату зачета. Поэтому ориентироваться только на дату вывода денег с внутреннего баланса нельзя.

Возможна также ситуация, при которой товар списали в одном квартале, а компенсацию получили в другом. Расход на списание признается в квартале, когда утвержден акт инвентаризации. Компенсация включается в доходы в квартале фактического поступления денег на счет. Даты могут расходиться, поэтому важно фиксировать каждую операцию.

Что делать с НДС

Утрата товара сама по себе не является реализацией, поэтому начислять НДС только из-за списания товара не требуется. Такое основание прямо не предусмотрено п. 3 ст. 170 НК РФ.

Данный подход подтверждается судебной практикой и разъяснениями ФНС и Минфина. При этом необходимо документально подтвердить факт и обстоятельства выбытия товара. При отсутствии подтверждающих документов налоговые последствия могут быть иными.

Если в компенсации от страховой или маркетплейса выделен НДС, вопрос решается отдельно — по формулировкам в документах. Важно доказать, что утрата была неумышленной. В сложных ситуациях может понадобиться бухгалтер.

Шаг 4. Получить компенсацию от маркетплейса

Сам факт утраты товара не означает, что маркетплейс во всех случаях обязан компенсировать его полную стоимость.

Сначала проверяется редакция оферты, действовавшая на момент передачи товара на хранение и на момент происшествия.

Это особенно важно при форс-мажорных обстоятельствах. Например, в 2026 году Wildberries изменил условия оферты и отдельно указал атаки БПЛА среди обстоятельств, которые могут освобождать площадку от ответственности за утрату товара.

Поэтому при споре имеет значение не только действующая редакция оферты, но и версия договора, по которой товар был передан маркетплейсу.

При расчете компенсации проверяются:

• перечень товаров;

• количество;

• стоимость;

• примененные скидки и коэффициенты;

• соответствие расчета условиям оферты.

Сумма выплаты может отличаться от себестоимости товара, поскольку порядок расчета устанавливается договором.

При несогласии с размером компенсации запрашиваются подробный расчет и письменное обоснование. Если вопрос не решен, направляется претензия с расчетом убытков и требованиями.

Когда компенсация может не выплачиваться

Компенсации маркетплейсы считают по своим алгоритмам. Учитывают текущие цены, скидки, скорость продаж — итог может сильно отличаться от себестоимости. Сумма зачисляется на внутренний баланс в личном кабинете, а не на расчетный счет, и выводится по обычным правилам площадки.

Если компенсация не покрывает потери, следует запросить детальный расчет и письменный мотивированный ответ. Если не устроит — направить досудебную претензию с расчетом убытков и сроком ответа. В суд можно обратиться только после отказа или молчания.

Если товар подпадает под условия страхования маркетплейса, дополнительно необходимо проверить возможность получения страховой выплаты. С 7 августа 2026 года в программе страхования заказов Wildberries предусмотрено покрытие в том числе повреждения или утраты товаров вследствие терактов, диверсий и атак БПЛА.

При этом нужно проверить, распространялось ли страховое покрытие на конкретный товар и событие, когда возник риск и соблюдены ли предусмотренные правилами страхования условия для выплаты.

Как снизить риски на будущее

Полностью исключить риск потери товара на маркетплейсе невозможно, но его можно уменьшить.

• Регулярно сверять остатки. Это помогает быстрее обнаружить расхождения и установить, на каком этапе они возникли.
• Фиксировать передачу товара. Сохраняются акты, УПД, накладные, данные о количестве и весе поставки.
• Хранить историю операций. Необходимо сохранять отчеты, переписку с поддержкой и документы из личного кабинета.
• Следить за офертой. Для спорных ситуаций важно иметь редакцию договора, действовавшую в нужный момент.
• Страховать дорогие товары. Страхование не заменяет документального подтверждения убытка, но снижает финансовые риски.
• Диверсифицировать продажи и логистику. Распределение запасов между несколькими площадками и каналами снижает зависимость от одного маркетплейса.
• Развивать собственный канал продаж. Интернет-магазин позволяет постепенно формировать собственную клиентскую базу и снижать зависимость от площадок.

Недостачи, списания и компенсации от маркетплейсов важно правильно отражать в учете, чтобы не возникло проблем с налогами и документами. Специалисты по бухгалтерскому сопровождению помогут вести учет операций с маркетплейсами, оформлять необходимые документы и контролировать налоговую отчетность.

Поддержка пострадавшего бизнеса

Правительство утвердило пакет мер поддержки для бизнеса, пострадавшего от атак на логистические комплексы Wildberries. Помощь предоставляется пострадавшим продавцам Wildberries, имеющим действующий договор с ООО «Вайлдберриз» или ООО «РВБ», если расчетный ущерб от атак БПЛА с июля 2026 года превышает 5% учитываемых доходов за 2025 год. Для зарегистрированных с 1 декабря 2025 года действует отдельное основание: достаточно самого факта такого ущерба, независимо от его соотношения с доходами.

В качестве мер поддержки предусмотрена отсрочка на 12 месяцев — по НДС (кроме ввозного), налогу на прибыль, УСН, АУСН, НПД, НДФЛ ИП с предпринимательских доходов, страховым взносам и авансам за период с августа 2026 по июль 2027 года. После продления срока на 12 месяцев налоги и страховые взносы, кроме налога при АУСН и НПД, погашаются равными долями в течение следующего года. Для АУСН и НПД последующая рассрочка не предусмотрена. 

Отдельно обращаться в налоговую за предоставлением отсрочки не требуется: перечни пострадавших формирует ООО «РВБ» и передает их в ФНС. Сроки уплаты налогов для лиц, соответствующих условиям поддержки, переносятся автоматически. 

До 31 декабря 2026 года для лиц, подпадающих под меры поддержки, приостанавливаются проведение и сроки отдельных выездных налоговых проверок, а также проверок по страховым взносам, а сроки выставления требований по долгам увеличены на полгода.

Если вы продаете на Wildberries, Ozon или других площадках, мы поможем навести порядок в учете. Ведем бухгалтерию для селлеров: учет товаров, компенсации, списания, налоги, отчетность. Подскажем, как правильно оформить потери и получить поддержку. Оставьте заявку на консультацию.