Кадровый учет для ИП: обязательные и необязательные документы

Какие кадровые документы нужны ИП

Все документы по кадровому учету делятся на три категории:

1. Обязательные — должны быть у каждого индивидуального предпринимателя, нанимающего сотрудников. Их отсутствие является прямым нарушением трудового законодательства.
2. Рекомендованные — не требуются законом напрямую, но их наличие значительно упрощает кадровый учет. Работодатель самостоятельно принимает решение об их разработке.
3. Обязательные в определенных случаях — например, связанные со спецификой деятельности ИП.

Обязательные кадровые документы для ИП-работодателя

Локальные нормативные акты (ЛНА)

1. Штатное расписание. Фиксирует список всех занятых и вакантных должностей, установленные для них ставки, число штатных единиц.
2. Правила внутреннего трудового распорядка. Регламентируют режим работы и отдыха, порядок приема, перевода, увольнения, меры поощрения и взыскания.
3. Положение об обработке и защите персональных данных работников. Устанавливает порядок работы с персональными сведениями сотрудников.
4. Положение об оплате труда. Детализирует систему оплаты, правила расчета зарплаты, премий, надбавок. Может быть частью правил внутреннего распорядка или оформляться отдельно.
5. Инструкции по охране труда. Разрабатываются для каждой должности или вида работы.

Распорядительные документы

Сюда относят приказы и распоряжения — это обязательные письменные подтверждения работодателя, фиксирующие все кадровые действия: прием, перевод, увольнение, отпуск, командировку, премирование или взыскание. С приказом работник должен быть ознакомлен под подпись. 

Документы, относящиеся к трудовой деятельности сотрудников

1. Трудовой договор. Основной документ, подтверждающий трудовые отношения. В нем фиксируются все условия работы: должность, обязанности, место, дата начала, размер и сроки выплаты заработной платы.
2. Трудовые книжки. Для работников, впервые поступающих на работу с 2021 года, ведется электронная трудовая книжка (ЭТК).
3. Книга учета движения трудовых книжек — для регистрации всех принятых и выданных трудовых книжек.
4. Табель учета рабочего времени. Ежедневный документ для фиксации отработанных часов, явок, неявок, отпусков и больничных. Является основанием для расчета заработной платы.
5. График отпусков. Утверждается не позднее, чем за две недели до начала нового календарного года. Определяет очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков.
6. Документы по специальной оценке условий труда (СОУТ). Обязательны для всех работодателей. Спецоценка проводится раз в 5 лет для всех рабочих мест (кроме дистанционных). По итогам оформляется отчет с классификацией условий труда.
7. Журналы учета: инструктажей по охране труда, ознакомления с локальными актами и т. д.

Штрафы за отсутствие обязательных кадровых документов

Основные штрафы:

• Нет трудового договора: штраф 5–10 тыс. руб.
• Не проведена спецоценка (СОУТ): 5–10 тыс. руб.
• Работа без проведения обязательного медосмотра или инструктажа по технике безопасности: штраф 15–25 тыс. руб.
• Повторное нарушение: штраф 30–40 тыс. руб. или приостановка деятельности до 3 месяцев.

Рекомендованные кадровые документы

Помимо обязательных, ИП-работодатель может разработать следующие дополнительные документы, если они требуются в его деятельности (перечень не исчерпывающий):

• Положение о коммерческой тайне. Регламентирует защиту конфиденциальной информации от разглашения.
• Положение о премировании. Детализирует условия и порядок выплаты поощрительных выплат.
• Договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности. Заключаются с сотрудниками, непосредственно обслуживающими или использующими товарно-материальные ценности.
• Должностные инструкции. Четко определяют обязанности, права, ответственность и требования к квалификации по каждой должности.

Особенности кадрового учета для микропредприятий

Для ИП, признанных микропредприятиями, действует значительное упрощение кадрового документооборота.

Микропредприятия имеют право не разрабатывать большинство локальных нормативных актов. Вся необходимая информация должна быть включена непосредственно в трудовые договоры с работниками, заключаемые по типовой форме (утверждена Постановлением Правительства РФ № 858).

Даже при упрощенном порядке микропредприятие обязано оформлять:

1. Приказы по личному составу.
2. Инструкции по охране труда.
3. Трудовые книжки.
4. Документы по специальной оценке условий труда (СОУТ).
5. Приказ/положение о дистанционной работе (при ее применении).

Нет времени разбираться с кадровым документооборотом? Доверьте кадровый учет профессионалам. Мы поможем оформить все документы по сотрудникам, напомним об уплате налогов и страховых взносов за ИП и работников и вовремя сдадим всю отчетность. Зарабатывайте больше и навсегда забудьте про сложную бухгалтерию!

Татьяна Малышева эксперт по налоговому учету