Бухгалтерское сопровождение: что это, что в него входит и как формируется стоимость

Что входит в бухгалтерское сопровождение?

Бухгалтерское сопровождение — это комплекс профессиональных услуг по ведению финансового и налогового учета компании или ИП, которые предоставляются внешней специализированной организацией. Если говорить проще, то аутсорсинг бухгалтерии означает полную либо частичную передачу учетных функций квалифицированным специалистам, которые работают, как правило, в удаленном формате.

Бухгалтерский аутсорсинг в современном понимании значительно отличается от найма штатного бухгалтера. Бизнес получает не одного сотрудника, а целую команду профессионалов, в которой есть бухгалтеры различных специализаций, налоговые консультанты и эксперты по сложным вопросам. Благодаря такому подходу клиенту гарантируется непрерывность процессов и исключаются риски, которые связаны с человеческим фактором. В случае болезни или отпуска одного из специалистов его всегда заменит другой коллега, и работа продолжится без каких-либо задержек, а заказчик этого даже не заметит.

Комплексное сопровождение

Комплексное бухгалтерское сопровождение подразумевает полноценную внешнюю замену внутренней бухгалтерской службы. Аутсорсинговая компания берет на себя весь функционал главного бухгалтера и его подчиненных: от обработки первички до корректного формирования и своевременной сдачи отчетности. Этот формат идеально подходит для малого и среднего бизнеса, которому, как правило, невыгодно содержать собственный бухгалтерский отдел.

Полное сопровождение включает в себя широкий спектр задач, например, в него входят:

• ведение учета доходов и расходов;

• расчет налогов и страховые взносы;

• подготовка и подача налоговых деклараций и иной необходимой отчетности;

• контроль всех сроков платежей;

• предоставление консультаций по запросу.

Дополнительно в пакет услуг может включаться кадровый учет, расчет заработной платы и подготовка кадровых документов. Такой формат позволяет предпринимателю полностью освободиться от бухгалтерской рутины и сосредоточиться на развитии своего бизнеса.

Разовые услуги

Разовые услуги по ведению бухгалтерии востребованы в ситуациях, когда постоянное сопровождение не требуется, но при этом нужна квалифицированная помощь в конкретном вопросе. К таким случаям, например, относятся:

• организация или проведение проверки бухгалтерского учета;

• восстановление учета за прошлые периоды;

• сдача отчетности в контролирующие органы (включая нулевую);

• оформление первичной документации.

К разовым услугам также относят консультации, например, по ведению учета, сдаче отчетности, изменениям в законодательстве. Предприниматель может обратиться с определенным вопросом или проблемой и сразу же получить профессиональный ответ или готовое решение.

Разовое сопровождение может быть выгодно бизнесу, поскольку:

• не нужно нанимать штатного бухгалтера;

• стоимость таких разовых услуг ниже зарплаты штатного бухгалтера или вознаграждения постоянного фрилансера;

• заказчик платит только за услуги, которые ему действительно нужны.

Такой формат особенно интересен индивидуальным предпринимателям и руководителям компаний, которым не требуется постоянное ведение учета и массовое оформление документов. Бухгалтер «на один раз» поможет сформировать отчетность, подать пакет документов в государственные органы, составить корректный договор с работником или контрагентом.

Частичное сопровождение

Частичное сопровождение означает, что ИП или юрлицо делегирует аутсорсинговой компании только определенные участки учета или задачи. Например, внешнему подрядчику могут передавать только налоговое планирование, подготовку отчетности или ведение учета по ограниченному кругу операций (внешнеэкономическая деятельность, расчет заработной платы).

Частичное бухгалтерское сопровождение позволяет сохранить контроль над основными процессами и в то же время получать экспертную поддержку в сложных вопросах. Внутренняя бухгалтерия продолжает заниматься текущими операциями, а аутсорсер закрывает узкие специализированные участки, где штатному сотруднику может не хватать квалификации или времени.

Этот формат особенно востребован крупными компаниями с собственными бухгалтерскими отделами, но которые при этом нуждаются в консультациях по сложным вопросам или в дополнительных ресурсах в пиковые периоды (например, при сдаче годовой отчетности).

Консультирование

Формат консультирования подразумевает получение экспертных разборов и советов без передачи каких-либо исполнительных функций. Сотрудники аутсорсинговой компании проводят анализ существующих процессов, находят ошибки и нарушения и предлагают оптимальные способы решения. Такой формат услуг будет удобен бизнесу с хорошо выстроенной внутренней бухгалтерией, который при этом стремится повысить эффективность и снизить налоговые риски.

Консультирование может носить как разовый характер (например, помощь в выборе системы налогообложения, анализ последствий крупной сделки), так и осуществляться на постоянной основе в рамках абонентского обслуживания. В последнем случае компания получает доступ к горячей линии экспертов, готовых оперативно отвечать на возникающие вопросы.

Преимущества комплексного бухгалтерского обслуживания

Ниже рассмотрим ключевые преимущества бухгалтерского сопровождения на аутсорсинге.

1. Не нужно искать и нанимать хорошего штатного бухгалтера. При обращении в специализированную компанию заказчик получает доступ к пулу квалифицированных специалистов, чей профессионализм уже подтвержден опытом работы, рекомендациями и внутренними аттестациями. Аутсорсеры постоянно проходят обучения и поддерживают квалификацию, следят за всеми изменениями в законодательстве и оперативно внедряют новые требования в работу.

2. Отсутствие затрат на содержание персонала. При найме штатного бухгалтера работодатель несет расходы не только на заработную плату, но и на страховые взносы, оплату больничных и отпусков, оборудование рабочего места, приобретение программного обеспечения и повышение его квалификации. При аутсорсинге заказчик платит только заранее определенную фиксированную сумму за установленный тарифом набор услуг, а все остальные расходы при этом остаются заботой исполнителя.

3. Аутсорсинговая компания несет ответственность за ошибки. Бухгалтер в штате несет минимальную ответственность за свои действия: взыскать с него ущерб практически невозможно. Это означает, что штрафы и пени, начисленные по вине сотрудника, работодатель вынужден платить из собственного кармана. При работе с аутсорсинговой компанией ответственность четко прописана в договоре, и за некачественную работу с исполнителя, как правило, можно взыскать неустойку в соответствии с условиями соглашения.

4. Отсутствие географической привязки. Электронный документооборот (ЭДО) и современные облачные технологии позволяют вести бухгалтерию удаленно из любой точки без потери качества. Заказчик может выбрать исполнителя в любом регионе страны, ориентируясь на его компетенции, опыт и стоимость услуг, а не на близость к своему офису.

Как формируется стоимость бухгалтерского сопровождения?

Итоговые цены на бухгалтерские услуги зависят от целого ряда обстоятельств: системы налогообложения и сферы деятельности заказчика, а также наличия у него работников и их количества, специализации и опыта исполнителя, формата сотрудничества, набора услуг и других.

Ключевые факторы, влияющие на стоимость:

• Набор услуг. Сопровождение под ключ обходится дороже частичного или разовых услуг. Но некоторые разовые услуги при этом могут быть сопоставимы по цене с комплексным обслуживанием — например, аудит всей бухгалтерии, банкротство или восстановление учета.

• Вид бухгалтерского учета. Индивидуальные предприниматели вправе вообще не вести бухгалтерский учет, ограничиваясь только налоговым учетом. А крупный бизнес должен обеспечить ведение полноценного бухгалтерского учета, и это требует большего объема обработки первичной документации и формирования бухгалтерских и налоговых регистров, а значит, и итоговая стоимость будет выше.

• Налоговый режим. Учет на специальных режимах (УСН, АУСН, ПСН, ЕСХН) обходится дешевле, чем на общей системе налогообложения (ОСНО). Это связано с тем, что на спецрежимах меньше налогов, платежей и отчетности. Однако и на спецрежимах могут возникать операции с особыми правилами налогообложения, которые требуют дополнительного внимания.

• Количество контрагентов. При большом круге контрагентов у бизнеса много сделок и документов. Соответственно, растет объем работы и вместе с ним стоимость сопровождения.

• Количество штатных сотрудников. Если аутсорсинговая компания рассчитывает зарплату, ведет кадровый учет и сдает отчеты за сотрудников, на стоимость услуг влияет численность штата клиента. Наличие иностранных работников добавляет обязанности по миграционному учету, что также повышает стоимость услуг.

На деле факторов, которые влияют на итоговую стоимость сопровождения, может быть гораздо больше: это и организационно-правовая форма заказчика, и масштабы бизнеса, и объемы активов и обязательств. Кроме того, возможны и непредвиденные затраты. Именно поэтому рекомендуется уже на старте сотрудничества максимально детально обсудить все нюансы, предусмотреть и закрепить их в договоре и приложениях к нему.

Как перейти на бухгалтерское сопровождение

Современная бухгалтерия на аутсорсинге представляет собой хорошо отлаженный процесс, при котором четко распределяются все обязанности между заказчиком и исполнителем. Важно заранее уяснить механизм взаимодействия, чтобы эффективно и максимально выгодно организовать сотрудничество.

При начале сотрудничества необходимо пройти несколько этапов:

1. Анализ потребностей компании. Специалисты аутсорсинговой компании подробно анализируют специфику бизнеса, объемы операций, применяемую систему налогообложения и особенности документооборота. Исходя из собранной информации составляется персональное предложение со списком услуг и их стоимостью.

2. Передача дел. Аутсорсер получает доступ к учетным данным, анализирует правильность ведения учета за предыдущие периоды и при необходимости проводит корректировки. Если учет нужно вести с нуля, специалисты настраивают все необходимые процессы. Этот этап может занять от нескольких дней до нескольких недель в зависимости от сложности ситуации.

3. Регулярное ведение учета. Работа осуществляется в соответствии с согласованным регламентом. Заказчик передает первичные документы в установленные сроки, а аутсорсер обрабатывает их, формирует необходимые регистры и готовит отчетность. Контроль качества проводится на всех этапах работы.

Услуги ведения бухгалтерии на аутсорсинге оказываются с использованием электронного документооборота, облачных технологий и специализированного программного обеспечения. Например, отчетность формируется и сдается в электронном виде, а уведомления о важных событиях и другие коммуникации ведутся через электронную почту или в мессенджерах. Это обеспечивает прозрачность процессов и экономию времени для обеих сторон.

Бухгалтерское сопровождение на аутсорсинге — это не просто передача учетных функций, а стратегическое решение, позволяющее снизить налоговые риски, сократить расходы на содержание персонала и сосредоточиться на развитии бизнеса. Комплексный подход, использование современных технологий и чёткое распределение ответственности делают этот формат работы надежным и эффективным.

«Lad.Рядом с бизнесом» предлагает полный спектр бухгалтерских услуг для ИП и организаций. Мы поможем подобрать оптимальный формат сопровождения, грамотно передать дела и настроить все процессы. Работаем по всей России, используя современные облачные технологии и электронный документооборот.

Татьяна Малышева эксперт по налоговому учету