Счет-фактура на УСН в 2026: когда нужна для ООО и ИП, как оформить, образцы

В 2026 году правила работы с налогом на добавленную стоимость стали актуальны для большего числа компаний и ИП на УСН. Если раньше большинство участников этого режима практически не сталкивались с оформлением счетов-фактур, то теперь часть предпринимателей обязана учитывать операции с налогом на добавленную стоимость и правильно отражать их в отчетности.

Нужен ли счет-фактура при УСН в 2026 году

По общему правилу организации и предприниматели на упрощенной системе не оформляют счета-фактуры, если не являются плательщиками НДС. В такой ситуации они не начисляют налог, не ведут книги покупок и продаж и не представляют декларацию по этому налогу.

Однако существуют случаи, когда работа со счетами-фактурами становится обязательной. Например, если:

• компания или ИП на УСН должны исчислять НДС;

• выставил покупателю счет-фактуру с выделенной суммой налога;

• организация выполняет обязанности налогового агента;

• операции проводятся в рамках договоров комиссии, агентирования или поручения;

• реализуются товары, работы или услуги, облагаемые НДС.

Если организация применяет освобождение от НДС по статье 145 НК РФ либо выполняет операции, освобожденные от налогообложения по статье 149 НК РФ, оформлять такие формы не требуется.

При заполнении действует общий порядок, установленный постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Отдельных правил именно для упрощенцев нет. Главное отличие заключается в том, что в строках указывается ставка, которую применяет организация или предприниматель.

Например, некоторые компании на УСН могут использовать пониженные ставки 5% или 7% при выполнении установленных условий.

Счет-фактура на аванс при УСН

Если покупатель перечислил предварительную оплату в счет будущей поставки продукции, выполнения работ или оказания услуг, продавцу может потребоваться оформить авансовый счет-фактуру.

Срок оформления — не позднее 5 календарных дней с даты получения денежных средств. При этом учитывается день поступления оплаты на расчетный счет или в кассу организации.

Если последний день срока выпадает на выходной или праздничный день, период переносится на ближайшую рабочую дату.

При этом есть ситуации, когда оформлять авансовый вариант не нужно. Например, если:

• компания освобождена от НДС по статье 145 НК РФ;

• предоплата относится к операциям, которые не облагаются налогом;

• речь идет о реализации с нулевой ставкой;

• срок изготовления продукции превышает шесть месяцев;

• отгрузка происходит в течение пяти дней после получения аванса в рамках того же налогового периода.

Также допускается составление сводного счета-фактуры на несколько авансов. Такой вариант используют при регулярных поставках одному покупателю или при оказании непрерывных услуг.

Например, компания ежедневно поставляет клиенту продукты питания или оказывает услуги связи. Вместо оформления отдельной формы на каждый платеж можно составить один сводный документ за месяц. Сделать это необходимо не позднее пятого числа следующего месяца.

В него включают только те суммы предварительной оплаты, по которым в течение месяца не была произведена реализация.

Как оформить счет-фактуру при реализации на УСН

Счет-фактура оформляется не позднее пяти календарных дней с момента отгрузки.

Датой отгрузки считается день составления первого первичного документа, который подтверждает передачу результата покупателю. Например, это может быть накладная или акт выполненных работ.

При этом момент перехода права собственности значения не имеет.

Для некоторых операций предусмотрен особый порядок. Например, если компания регулярно поставляет продукцию одному покупателю или оказывает непрерывные услуги, допускается оформление сводного счета-фактуры один раз в месяц.

Такой вариант возможен при:

• услугах связи;

• транспортном обслуживании;

• хранении имущества;

• долгосрочных договорах поставки.

В оформлении необходимо указать обязательные реквизиты: ставку, стоимость реализации, сумму налога и итоговую стоимость с учетом начисления.

Оформление при нулевой ставке НДС на УСН

В 2026 году некоторые организации и предприниматели на упрощенной системе могут применять нулевую ставку НДС, если выполняются условия, установленные НК РФ.

К ним относятся, например:

• экспорт продукции;

• реализация товаров дипломатическим представительствам и международным организациям;

• отдельные виды услуг, прямо предусмотренные законодательством.

При использовании нулевой ставки счет-фактура оформляется по общим правилам. В нем указывается ставка 0%, после чего сведения отражаются в книге продаж и декларации по НДС.

Чтобы подтвердить право на применение такого порядка, необходимо представить документы из статьи 165 НК РФ.

Например, при экспортных операциях потребуется подтвердить факт вывоза продукции за пределы России.

Если подтверждающие документы отсутствуют, инспекция может пересчитать обязательства, начислить дополнительные суммы, а также потребовать уплаты пеней и штрафов.

Счет-фактура при посреднических операциях на УСН

Отдельные правила действуют для организаций и предпринимателей, которые участвуют в сделках по договорам комиссии, агентирования или поручения.

Посредник может действовать:

• от имени заказчика — комитента, принципала или доверителя;

• от собственного имени.

От этого зависит порядок оформления расчетных документов и их отражения в учете.

При реализации или приобретении продукции через посредника оформляются счета-фактуры:

• на стоимость операции, проведенной через посредника;

• на сумму полученной или перечисленной предварительной оплаты;

• на размер посреднического вознаграждения — в предусмотренных законом случаях.

Посредники на УСН, которые освобождены от НДС по статье 145 НК РФ, не оформляют счет-фактуру на свое вознаграждение.

Однако даже освобожденная от налога организация может быть обязана оформить такой документ, если действует от собственного имени и:

• продает продукцию комитента, который является плательщиком НДС;

• приобретает имущество для комитента у продавцов, начисляющих налог.

Поэтому при заключении агентских и комиссионных договоров важно заранее определить статус всех участников сделки и порядок оформления документов.

Можно ли заменить счет-фактуру справкой

При продаже продукции, выполнении работ или оказании услуг физическим лицам, которые не имеют статуса ИП, продавец может не оформлять отдельный счет-фактуру на каждого покупателя.

Вместо этого допускается составление сводного расчетного документа (например, бухгалтерской справки), который должен содержать суммарные данные по всем облагаемым НДС операциям за квартал или месяц. Этот документ регистрируется в книге продаж. А сведения используют при заполнении декларации по НДС.

Утвержденной единой формы такой справки нет. Организация может разработать собственный вариант, главное — включить в него все сведения, необходимые для подтверждения операции и расчета налога.

При необходимости можно использовать форму, рекомендованную Минфином России.

Ответственность за ошибки при оформлении счетов-фактур на УСН

Само нарушение срока оформления счета-фактуры не всегда приводит к штрафу. Однако отсутствие обязательных документов, ошибки в них или неправильное отражение операций могут вызвать вопросы у налоговой инспекции.

Ответственность предусмотрена статьей 120 НК РФ.

Размер санкций зависит от характера нарушения:

На практике подобные нарушения чаще всего выявляются при камеральной проверке декларации.

Например, компания могла отразить выручку в учете, но забыть зарегистрировать счет-фактуру в книге продаж. Из-за расхождений инспекция направит требование предоставить пояснения.

Чтобы снизить риски, важно:

• своевременно оформлять необходимые документы;
• проверять реквизиты счетов-фактур;
• контролировать отражение операций в книге продаж;
• отслеживать изменения законодательства.

Частые вопросы

Нужно ли выставлять счет-фактуру, если компания на УСН не платит НДС?

Нет. Если организация или ИП не обязаны исчислять налог и освобождены от его уплаты, оформлять такие документы не требуется.

Что будет, если упрощенец выставит счет-фактуру с выделенным НДС?

В этом случае он должен начислить указанную сумму, перечислить ее в бюджет и представить декларацию.

Можно ли исправить ошибку в счете-фактуре?

Да. Для этого оформляется исправленный вариант в порядке, установленном законодательством. При необходимости корректируются записи в книге продаж или книге покупок.

Если вам нужна помощь с бухгалтерией, расчетом налогов, подготовкой отчетности, обратитесь к нашим специалистам. Мы поможем правильно организовать учет, оформить необходимые документы и снизить риски претензий со стороны налоговой инспекции.