Приказ и доверенность на право подписи документов за директора: образец 2026 года

Директор не всегда может лично подписывать все документы компании. Часть полномочий можно передать сотрудникам — например, главному бухгалтеру, заместителю руководителя или начальнику отдела. Но одного желания директора недостаточно. Важно правильно оформить полномочия, чтобы сотрудник мог законно подписывать документы от имени организации.

Для внутренних документов обычно используют приказ, а для представительства компании перед контрагентами, государственными органами и другими третьими лицами — доверенность. В доверенности прописывается список документов, которые сотрудник может подписывать. А также срок действия: постоянный (к примеру бухгалтер) или временный (заменяющий сотрудник). Для электронного документооборота дополнительно понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД).

Когда нужен приказ, а когда доверенность

Приказ и доверенность решают разные задачи.

Приказ удобно использовать для организации внутренней работы компании. Например, директор может определить, что главный бухгалтер подписывает первичные документы, кадровые документы или внутренние распоряжения в пределах предоставленных полномочий.

Доверенность нужна, когда сотрудник должен выступать от имени организации во внешних отношениях — например, подписывать договоры, представлять компанию в налоговой, получать документы или взаимодействовать с контрагентами.

При этом сам по себе приказ не заменяет доверенность там, где третьему лицу необходимо подтвердить полномочия представителя. Право действовать от имени организации без доверенности в силу закона принадлежит, в частности, руководителю, сведения о котором внесены в ЕГРЮЛ. Полномочия другого представителя перед третьими лицами подтверждаются доверенностью. Общие правила о представительстве и доверенности установлены статьями 182 и 185 ГК РФ.

Поэтому на практике документы часто используют вместе. Например, директор приказом закрепляет за главным бухгалтером право подписывать определенные внутренние документы, а для заключения договоров и взаимодействия с внешними организациями выдает ему доверенность.

Как оформить приказ на право подписи

Унифицированной формы приказа о передаче права подписи нет. Организация может разработать собственный бланк.

В приказе стоит четко определить:

• кто получает право подписи — должность и Ф. И. О. сотрудника;

• какие именно документы он вправе подписывать;

• в каких пределах действуют полномочия;

• с какой даты они возникают;

• срок действия полномочий, если его необходимо ограничить.

Например, вместо общей формулировки «предоставить право подписи всех документов» безопаснее перечислить конкретные виды документов: первичные документы, счета, акты, накладные, внутренние распоряжения и так далее.

Список сотрудников и документов можно оформить отдельным приложением к приказу. Это особенно удобно, если право подписи получают несколько работников.

Нужно ли указывать образец подписи

Образец подписи уполномоченного сотрудника можно включить в приказ или приложение к нему, если это удобно для внутреннего контроля. Но это не обязательно, законодательство РФ (статья 185 Гражданского кодекса РФ) не требует наличия подписи или образца подписи представителя для того, чтобы документ считался действительным. Достаточно подписи самого доверителя (лица, которое выдает доверенность). 

Однако само наличие образца подписи не заменяет документ, который подтверждает полномочия сотрудника перед третьими лицами.

Поэтому для внешнего документооборота основное значение имеет именно доверенность.

Сколько действует приказ

Если в приказе установлен срок действия, полномочия прекращаются по его окончании. Если срок не определен, документ действует до его отмены либо до наступления другого основания для прекращения полномочий.

При изменении должности сотрудника, увольнении, перераспределении обязанностей или отзыве полномочий приказ также следует актуализировать.

Как оформить доверенность на право подписи

Доверенность — это письменное уполномочие, которое компания выдает представителю для совершения определенных действий от ее имени. Организация вправе выдавать доверенности в пределах своей правоспособности.

Для обычной доверенности от юридического лица специального обязательного бланка нет. Главное — понятно определить, кто выдает доверенность, кому она выдана и какие полномочия получает представитель.

Что нужно указать в доверенности:

• Дата составления — обязательный реквизит, без которого документ недействителен).

• Данные доверителя: название компании, ИНН, ОГРН, юридический адрес и Ф. И. О. руководителя.

• Данные представителя: Ф. И. О., паспортные данные и адрес сотрудника, которому передают право подписи.

• Полномочия — четкий список документов, которые разрешено подписывать, например, договоры, счета-фактуры или акты.

• Срок действия — указывается на усмотрение компании. Если срок не прописан, доверенность действует один год.

• Подписи — личная подпись руководителя (с печатью при наличии) и образец подписи самого представителя.

Особенно важно подробно описать полномочия.

Нужно ли заверять доверенность у нотариуса

Обычную доверенность от имени организации в большинстве случаев нотариально заверять не требуется.

Однако есть ситуации, когда закон устанавливает нотариальную форму. В частности, нотариальное удостоверение требуется для доверенностей на совершение сделок, требующих нотариальной формы, на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок и на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами, если закон не предусматривает исключение.

Поэтому перед оформлением доверенности важно проверить не только полномочия представителя, но и требования к форме конкретного действия.

Можно ли выдать одну доверенность нескольким сотрудникам

Да. В доверенности можно указать нескольких представителей в соответствии с п. 5 ст. 185 ГК РФ.

При этом важно прописать, как именно они должны действовать. Если каждый сотрудник вправе самостоятельно совершать перечисленные действия, это лучше прямо указать в документе.

Можно установить и совместное осуществление полномочий. Тогда представители должны действовать вместе в пределах условий доверенности.

На практике для компании обычно удобнее выдавать отдельные доверенности сотрудникам, если их полномочия различаются. Так проще контролировать, кто и что вправе подписывать.

Право подписи электронных документов в 2026 году

Если документы подписывают на бумаге, достаточно правильно оформить полномочия представителя.

С электронными документами схема другая. Сотрудник, который подписывает документы электронной подписью от имени организации, использует собственную квалифицированную электронную подпись физического лица. Его полномочия подтверждает машиночитаемая доверенность — МЧД. ФНС указывает, что МЧД создается в xml-формате и содержит сведения об организации, представителе и переданных ему полномочиях.

Представитель организации при подписании документов от имени компании должен использовать КЭП физлица вместе с МЧД.

МЧД не отменяет бумажную доверенность во всех ситуациях. Это именно электронный способ подтвердить полномочия представителя при работе с электронными документами.

Что указать в МЧД

Машиночитаемая доверенность содержит не просто название должности сотрудника, а конкретные полномочия.

Например, можно предоставить право:

• подписывать первичные документы;

• сдавать отчетность;

• взаимодействовать с ФНС;

• получать документы;

• подписывать договоры;

• представлять интересы организации в определенных государственных органах.

Для МЧД полномочия выбираются в структурированном формате, чтобы информационные системы могли автоматически проверить, действительно ли сотрудник имеет право совершать конкретное действие. ФНС предоставляет собственный сервис для создания и проверки МЧД.

Можно ли передать директорские полномочия полностью

Не стоит автоматически приравнивать право подписи отдельных документов к полномочиям директора.

Если сотруднику нужно временно исполнять обязанности руководителя, важно отдельно оформить соответствующее замещение и определить объем полномочий. Для внешних действий потребуется подтверждение полномочий в форме, которую требует конкретная ситуация, в том числе доверенность.

Что делать, если сотрудник уволился

Если работник, которому выдали право подписи, увольняется или перестает выполнять соответствующие функции, полномочия нужно прекратить и актуализировать документы.

Для бумажной доверенности важно оформить ее отзыв в установленном порядке. Для электронного документооборота необходимо также отозвать или прекратить действие соответствующей МЧД, чтобы сотрудник больше не мог подтверждать свои полномочия перед информационными системами.

Поэтому список действующих доверенностей и МЧД стоит периодически проверять. Особенно если в компании несколько сотрудников с правом подписи.

Доверьте бухгалтерское сопровождение специалистам. Поможем организовать документооборот и настроить работу с ЭДО.