Как вести КУДиР для УСН — примеры заполнения книги учета доходов и расходов

Книга учета доходов и расходов — регистр, на основании которого упрощенцы рассчитывают налоговую базу.

Когда без КУДиР не обойтись

ИП на УСН считают налог в зависимости от объекта налогообложения — с доходов или с доходов за минусом расходов. КУДиР фиксирует все поступления и затраты в хронологическом порядке и служит основанием для декларации.

Из чего состоит КУДиР

В актуальной форме книги содержится четыре раздела, однако не все из них обязательны для каждого объекта.

Что заполнять при УСН 6%:

• титульный лист,

• раздел 1,

• раздел 4 (только для плательщиков торгового сбора).

Что заполнять при УСН 15%:

• титульный лист,

• раздел 1,

• раздел 2,

• раздел 3 (при наличии убытков прошлых лет).

Общие правила работы с КУДиР

На каждый год заводится новая книга. Записи вносятся на основании первичных документов, книга должна вестись на русском языке (или с построчным переводом).

Формат возможен как бумажный, так и электронный. В бумаге листы нумеруют и прошнуровывают до заполнения. В электронном — распечатывают по итогам года, нумеруют, прошнуровывают. На последней странице указывают получившееся число листов, ставят подпись ИП или директора юрлица и печать, если бизнес ее использует в работе.

Сдавать КУДиР в налоговую не требуется, однако по требованию ФНС — при проведении проверки или отправке запроса — предъявить ее обязательно нужно.

Как заполнять разделы: разбор на примере

Рассмотрим ситуацию: ИП ведет бизнес на «доходах» без сотрудников.

Мария И. зарегистрирована как ИП, объект — «доходы», сотрудников нет. Она оказывает консультационные услуги.

На титульном листе ИП указывает: год, по которому составляется КУДиР, свои Ф. И. О., ИНН, ОКПО, объект «доходы», банковские реквизиты (если КУДиР составляется по выписке с расчетного счета).

В разделе 1 Мария поквартально записывает:

• графа 1 — номер записи по порядку;

• графа 2 — дата и номер платежного поручения или чека;

• графа 3 — от кого поступили деньги (например, «оплата по договору № 5 от 15.01.2026 от ООО «Альфа»);

• графа 4 — сумма (за вычетом НДС, если ИП стала плательщиком НДС с 2025 года).

Если в марте она вернула клиенту предоплату 20 000 руб. за неоказанную услугу, в графе 4 появляется запись: «Возврат аванса по договору № 5» с отрицательной суммой –20 000 руб.

Если ИП торгует в Москве и платит торговый сбор — он заполняет раздел 4, это можно сделать при выполнении определенных условий: в разделе фиксируется уплаченный сбор и сумма, на которую уменьшается налог УСН.

Для объекта «доходы» справку к разделу 1 заполнять не требуется. Графа 5 («Расходы») в разделе 1 тоже обычно пустует — она нужна только для отражения бюджетных субсидий.

Как исправить запись в КУДиР

Если книгу ведут на бумаге, то ошибочную строку зачеркивают, рядом пишут правильное значение. Обязательно ставят дату исправления, запись заверяется подписью ИП или руководителя и печатью при ее наличии.

В электронной книге правки вносят до распечатки. А если книгу уже распечатали — исправляют аналогично бумажному варианту.

Ответственность за нарушения по КУДиР

Если было допущено грубое нарушение (книги нет или есть систематические ошибки), грозит штраф по ст. 120 НК:

• 10 000 руб. при ошибке, допущенной в одном налоговом периоде;

• 30 000 руб. при ошибке в двух и более периодах;

• 40 000 руб. или 20% от задолженности (при занижении налога из-за ошибок).

За неуплату налога из-за неверных записей предусмотрен штраф по ст. 122 НК:

• 20% от недоимки (при отсутствии умысла);

• 40% (при умышленном занижении).

Одновременно по обеим статьям за одно и то же нарушение не штрафуют (определение КС от 18.01.2001 № 6-О).

Работаете на УСН и хотите, чтобы КУДиР была в порядке? Специалисты «Lad.Рядом с бизнесом» возьмут на себя налоговый учет, расчеты и подготовку отчетности. Просто оставьте заявку на сайте.

Юлия Парфенова заместитель руководителя направления