Как вести электронную трудовую книжку в 2026 году

С 2026 года закончился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Работодатели продолжают вести бумажные трудовые книжки только для тех сотрудников, которые подали заявление о сохранении бумажной формы до конца 2025 года. Для остальных работников все данные ведутся только в цифровом виде.

Что представляет собой электронная трудовая книжка

Под ЭТК понимают сведения о трудовой деятельности, которые каждый работодатель направляет в СФР. Именно на основании этих данных формируется информация о трудовом пути человека: трудоустройстве и увольнении, переводах и иных кадровых изменениях.

Отдельного электронного документа, аналогичного привычной бумажной книжке, законодательство не предусматривает. Вся информация хранится в информационной системе СФР, а при необходимости подтверждаются специальными выписками. Такой порядок установлен статьей 66.1 ТК РФ.

Электронный формат позволяет фиксировать и хранить историю трудовой деятельности независимо от смены работодателя, а самому сотруднику больше не нужно беспокоиться о сохранности бумажного документа.

Кто обязан вести ЭТК

Направлять в СФР сведения о трудовой деятельности обязаны все работодатели, независимо от организационно-правовой формы и численности сотрудников.

Если человек в первый раз устроился на работу начиная с 2021 года, бумажная трудовая книжка ему не заводится. Все данные о его трудовой деятельности существует только в электронном виде.

По работникам, у которых бумажная трудовая книжка была заведена ранее, действует другой порядок. Они могли сохранить бумажный документ или отказаться от него и выбрать электронный учет.

Если сотрудник выбрал электронный формат, работодатель делает соответствующую запись в бумажной книжке, выдает ее владельцу и в дальнейшем направляет сведения только в СФР.

Если такое заявление не подавалось, кадровые записи нужно вносить сразу в два источника: в бумажный документ и в электронную систему. При этом такой сотрудник вправе перейти на ЭТК, подав работодателю соответствующее заявление. Но после отказа от бумажной трудовой книжки вернуться к ее ведению уже нельзя.

Как передавать сведения о трудовой деятельности

Все кадровые изменения отражаются в подразделе 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1. Через этот отчет работодатели информируют Соцфонд о событиях, влияющих на трудовую деятельность персонала.

Отчет оформляется отдельно по каждому сотруднику.

При приеме на работу, увольнении, приостановлении или возобновлении трудового договора информацию нужно передать не позднее следующего рабочего дня после оформления приказа.

При переводе на другую постоянную должность, изменении условий трудового договора или подаче сотрудником заявления о выборе способа ведения трудовой книжки, данные требуется передать не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло такое кадровое событие.

Нарушение сроков может привести к штрафам, а также к тому, что сведения о трудовом стаже работника окажутся неполными или будут отражены с опозданием.

Какие документы получает работник

При необходимости сотрудник может подтвердить свою трудовую деятельность без бумажной книжки.

Если информация требуется только по текущему месту работы, работодатель оформляет выписку СТД-Р. Для ее получения достаточно подать заявление, а документ выдается в течение трех рабочих дней.

При увольнении такая выписка передается работнику в последний день работы вместе с другими обязательными документами.

Если нужны сведения обо всей деятельности, независимо от количества работодателей, оформляется выписка СТД-СФР. Получить ее можно через Соцфонд России, МФЦ или портал Госуслуг.

Именно эти документы сегодня используются для подтверждения стажа при новом трудоустройстве, оформлении пособий и в других случаях, когда требуется информация о предыдущей работе.

Как оформить переход на электронную трудовую книжку

Если работник решил отказаться от бумажной книжки, сначала необходимо получить от него письменное заявление.

Далее работодатель вносит в бумажную книжку запись о переходе на ведение ЭТК со ссылкой на статью 66.1 ТК РФ.

Не позднее трех рабочих дней бумажную трудовую книжку нужно передать сотруднику. Факт выдачи фиксируется в книге учета движения трудовых книжек, где сотрудник подтверждает получение своей подписью.

Затем сведения о выборе электронного формата направляются в СФР в составе подраздела 1.1 формы ЕФС-1.

Коротко о главном

Электронный учет сведений о трудовой деятельности стал обязательной частью кадрового документооборота. Работодателю важно своевременно оформлять кадровые изменения, соблюдать сроки представления формы ЕФС-1 и правильно организовать переход сотрудников на электронный формат. Это поможет избежать ошибок в кадровом учете и обеспечит корректное отражение трудового стажа каждого работника.

Хотите вести кадровый учет и сдавать отчетность без ошибок? Наши специалисты помогут оформить прием и увольнение сотрудников, подготовить отчетность по персоналу и организовать кадровый документооборот. Оставьте заявку — подберем оптимальный формат обслуживания для вас.

Алена Васильева Руководитель отдела по работе с клиентами в Нижнем Новгороде, эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету для селлеров на маркетплейсах