Как передать ведение учета на аутсорсинг. 10 правил работы

Законодательство разрешает передачу бухгалтерии на аутсорсинг сторонней организации. Грамотно выбранная аутсорсинговая компания обеспечивает соответствие учетных процессов требованиям законодательства и может стать надежным бизнес-партнером.

Правило № 1. Как можно больше узнать до заключения договора

Перед заключением договора на бухгалтерское сопровождение рекомендуется провести многоуровневую проверку потенциального партнера. Тщательный анализ позволит минимизировать риски и выбрать надежного исполнителя.

Сначала можно провести анализ открытых источников. Например, изучить официальный сайт компании, портфолио и кейсы, проверить отзывы клиентов и сотрудников на независимых площадках, проанализировать данные в разделе «Прозрачный бизнес» на сайте ФНС.

Полезным будет оценить кадровый потенциал. Можно провести исследование вакансий компании на рекрутинговых площадках и изучить требования к квалификации бухгалтерского персонала, которые предъявляет компания.

Также важно заранее определить каналы коммуникации с закрепленным специалистом. Узнать, как будет происходить обмен первичной документацией, в каком формате предоставляется отчетность.

Рекомендуется активно задавать вопросы потенциальному партнеру: уверенные и развернутые ответы свидетельствуют о прозрачности бизнес-процессов и высоком уровне экспертизы.

Правило № 2. Определиться с объемами передаваемых работ

После выбора компании-аутсорсера необходимо четко определить границы ответственности и состав передаваемых работ. Детализация условий сотрудничества позволит избежать недопонимания в процессе взаимодействия.

Степень вовлеченности в учетные процессы может быть разной — полное ведение бухгалтерии (формирование первичных документов, договоров, актов) или ограниченный функционал (например, только сдача отчетности).

Передать на аутсорс можно:

• бухгалтерский и налоговый учет,
• кадровое делопроизводство,
• воинский учет,
• отчетность.

Правило № 3. Установить сроки

Важным моментом при организации работы с аутсорсинговой компанией является установление четких временных рамок и процедурных требований.

В договоре необходимо закрепить:

1. Регламент сдачи отчетности: конкретные даты представления налоговых деклараций и расчетов, отчетов в внебюджетные фонды и статистические органы.
2. Цикл операционной деятельности: периодичность подготовки и передачи первичных документов.
3. Процедура согласования документов. Например, установить обязательность предварительного согласования отчетности до ее сдачи и описать порядок внесения корректировок по требованию клиента.
4. Реагирование на запросы: сроки подготовки документов по дополнительным запросам заказчика, сроки предоставления архивных справок и копий документов.

Правило № 4. Разобраться в ценообразовании услуг

Ключевым аспектом при выборе аутсорсингового партнера является формирование понятной и прозрачной системы оплаты услуг.

При абонентском обслуживании должен быть установлен детализированный перечень услуг, включенных в ежемесячный, квартальный или годовой платеж и тарифы на эти услуги.

Также важно, чтобы в договоре было четко определены условия изменения стоимости услуг.

Прозрачная система ценообразования позволяет точно прогнозировать затраты на бухгалтерское сопровождение.

Правило № 5. Правильно передать право подписи

Критически важным аспектом взаимодействия с аутсорсинговой компанией является регламентация права подписи первичных и отчетных документов.

Механизмы передачи права подписи:

1. Оформление доверенности. В ней должно быть четко указан перечень документов для подписания, зафиксированы должности и Ф. И. О. сторон (доверителя и представителя), определен срок действия. Доверенность может быть оформлена в электронном формате.

2. Возможен альтернативный вариант — подготовка документов аутсорсером с последующим подписанием сотрудниками заказчика.

Какие документы можно делегировать для подписания:

• Налоговые и бухгалтерские отчеты.

• Первичные учетные документы.

• Регистры бухгалтерского учета.

• Кассовые документы (в соответствии с Указанием Банка России № 3210-У).

Правило № 6. Определить порядок работы с бухгалтерской программой и документами

Ключевым аспектом при организации аутсорсинга является установление четких правил взаимодействия с учетными системами и документацией.

При работе с электронными первичными документами возможно как использование ПО аутсорсера, так и предоставление доступа к системе заказчика.

При работе с бумажными документами передача документов производится по акту приема-передачи с описью всех вкладываемых документов. 

Также важно определить правила хранения первичных документов — у заказчика, у аутсорсера или в специализированном архиве.

Правило № 7. Установить ответственность сторон

Еще одним существенным аспектом является четкое распределение ответственности между заказчиком и исполнителем. Несмотря на передачу функций, конечная ответственность перед государственными органами сохраняется за ИП/руководством компании-заказчика в соответствии с Федеральным законом № 402-ФЗ.

Это означает, что проверяющие органы применяют санкции к компании-заказчику и ее должностным лицам. Аутсорсер не несет прямой административной ответственности.

При этом в договоре на оказание услуг с аутсорсером можно прописать отдельный пункт о компенсациях штрафов и пеней, которые возникли по вине исполнителя. Такой подход позволяет минимизировать финансовые риски компании-заказчика и создать сбалансированные условия сотрудничества.

Правило № 8. Защитить персональные данные сотрудников

Важным моментом также является соблюдение требований законодательства о защите персональных данных сотрудников при передаче их обработки сторонней организации.

Обязательно получение письменного согласия сотрудников на передачу и обработку их персональных данных аутсорсером (п. 1 ч. 1 ст. 6 Федерального закона № 152-ФЗ). При этом нужно четко определить цели обработки и объем передаваемых данных.

Правило № 9. Определить правила проверки работы аутсорсера

При сотрудничестве с аутсорсинговой компанией важно установить прозрачную систему контроля качества предоставляемых услуг.

Например, это может быть регулярное предоставление отчетов о выполненных работах или установление периодического проведения независимого аудита.

Правило № 10. Узнать, что еще может предложить аутсорсер

Рекомендуется оценить дополнительный сервисный потенциал аутсорсинговой компании.

Какие дополнительные услуги заслуживают внимания:

1. Аналитические и контрольные функции: проведение инвентаризации активов и обязательств, анализ дебиторской и кредиторской задолженности, сверка расчетов с налоговыми органами и контрагентами.

2. Представительские услуги: подготовка ответов на запросы контролирующих органов, сопровождение налоговых и иных проверок.

3. Консультационные услуги: консультации по вопросам бухгалтерского и налогового учета.

Соблюдение этих правил позволит не только обеспечить качественное ведение учета, но и создать прочную правовую и экономическую основу для долгосрочного сотрудничества с аутсорсинговой компанией.

Передайте бухгалтерию на аутсорс и сосредоточьтесь на главном — вашем бизнесе. Мы возьмем на себя все вопросы бухгалтерского, налогового и кадрового учета. Оставьте заявку ниже, чтобы узнать больше о наших услугах.

Алена Васильева Руководитель отдела по работе с клиентами в Нижнем Новгороде, эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету для селлеров на маркетплейсах