Первичные документы в бухгалтерии — что к ним относится и как с ними работать?

Что такое первичная документация

Понятие «первичка» знакомо каждому бухгалтеру, однако четко определить перечень относящихся к ней документов бывает непросто даже опытным специалистам. Ситуацию усложняет различие в требованиях бухгалтерского и налогового учета.

К первичным документам в бухгалтерском учете относится любой документ, который служит письменным подтверждением факта совершения хозяйственной операции, имеющей экономический смысл для компании или ИП.

Нормативная база и основные требования к оформлению «первички» установлены Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Корректное составление этих документов является обязательным не только для ведения учета, но и для подтверждения расходов и обоснования налоговой базы перед ФНС.

Документ должен быть составлен непосредственно в момент совершения операции (например, при отгрузке товара) или сразу после ее окончания, если сделать это в реальном времени невозможно (п. 3 ст. 9 402-ФЗ). Обычно обязанность по оформлению лежит на стороне, исполняющей сделку (например, поставщик выставляет счет-фактуру и накладную).

Конкретный перечень документов варьируется в зависимости от типа сделки (купля-продажа, оказание услуг, выплата зарплаты и другие).

Критически важно проверять «первичку», полученную от контрагентов. Ошибки в их документах (например, некорректные реквизиты или отсутствие подписей) могут привести к тому, что налоговая инспекция не примет эти расходы к учету, что повлечет за собой доначисление налогов и штрафы.

Таким образом, работа с первичной документацией — это основа легальности и финансовой безопасности бизнеса, требующая внимания к деталям и знания законодательных норм.

Кому нужно собирать первичные документы

Все юридические лица обязаны вести бухгалтерский учет независимо от применяемого налогового режима (ОСНО, УСН, ЕСХН). Следовательно, они должны собирать и хранить полный комплект первичных документов по всем операциям, особенно по тем, что влияют на расчет налогов.

У ИП ситуация другая, они не обязаны вести бухгалтерский учет. Поэтому обязанность собирать первичные документы для них условна и связана только с необходимостью подтверждать свои расходы.

Не нужно собирать «первичку» ИП на УСН «доходы» или патентной системе налогообложения (ПСН), так как они не ведут бухгалтерский учет и не учитывают расходы для расчета налога. Часто для них достаточно только банковских выписок.

Обязаны собирать и хранить «первичку» ИП на УСН «доходы минус расходы» или ОСНО. На этих режимах налог можно уменьшить только на документально подтвержденные расходы. Поэтому отсутствие корректных документов приведет к доначислению налогов.

Перечень первичных документов бухгалтерского учета

Законодательство не устанавливает жесткого перечня первичных документов. К наиболее распространенным и значимым для учета относятся следующие:

• Платежное поручение (подтверждает факт оплаты).
• Товарная, транспортная накладная (ТН, ТТН) и универсальный передаточный документ (УПД) — ключевые документы при отгрузке товаров.
• Акт выполненных работ (оказанных услуг).
• Кассовый чек или бланк строгой отчетности (БСО) — при расчетах наличными.
• Приходные (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО).
• Авансовый отчет (для подотчетных лиц).
• Расчетно-платежная ведомость (для заработной платы).
• Акты приема-передачи, списания (для основных средств).
• Бухгалтерская справка (для исправления ошибок, расчетов).

Счет и счет-фактура — это не первичные бухгалтерские документы, хотя они и сопровождают большинство сделок по реализации товаров, работ или услуг.

Счет является лишь офертой (предложением об оплате) и не подтверждает сам факт совершения хозяйственной операции. Факт оплаты подтверждается не счетом, а платежным поручением или выпиской из банка.

Реквизиты, необходимые в первичной документации

Согласно статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ, любой первичный документ должен содержать обязательный набор реквизитов:

• Наименование документа и дата его составления.
• Наименование экономического субъекта (организации или ИП), составившего документ.
• Содержание факта хозяйственной жизни (суть операции: что, кому, зачем).
• Величина измерения факта: в натуральном (штуки, килограммы) и/или денежном выражении (сумма).
• Наименования должностей, Ф. И. О. и собственноручные подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления.

Формы первичных документов делятся на две категории: унифицированные (утвержденные государством) и разработанные компанией самостоятельно.

Часть унифицированных форм является обязательной к применению всеми организациями и ИП. К ним относятся документы по ключевым операциям:

• Кассовые операции (приходные/расходные ордера, кассовая книга) — Указание ЦБ № 3210-У.
• Банковские расчеты (платежные поручения) — Положение ЦБ № 762-П.
• Выплата заработной платы (расчетно-платежная ведомость) — Указание ЦБ № 3210-У.
• Перевозка грузов (товарно-транспортная накладная) — Постановление Правительства № 2200.

Другие унифицированные формы носят рекомендательный характер. Их можно заменить собственными бланками.

Собственные формы первичных документов должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в законе № 402-ФЗ (наименование, дата, суть операции, измерители, подписи). Их необходимо утвердить приказом руководителя и закрепить в учетной политике организации.

Учет и хранение первичных документов

Процесс работы с первичными документами должен быть формализован и регламентирован. Для этого в составе учетной политики предприятия разрабатывается и утверждается график документооборота. В нем для каждого вида первичного документа четко определяется порядок приема и регистрации, согласования, передачи в бухгалтерию и хранения. На каждом этапе назначаются ответственные сотрудники.

Срок обязательного хранения первичных документов составляет не менее 5 лет с даты окончания отчетного года, к которому они относятся.

Современные технологии позволяют перевести бумажный архив в электронный вид, что экономит пространство, время и упрощает поиск.

Что будет, если нет первичных документов?

При отсутствии подтверждающих документов налоговая на зачтет расходы, что приведет к увеличению налогооблагаемой базы.

Также бизнесу грозят штрафы:

• за непредставление документов по запросу ФНС — 200 рублей за каждый документ;
• за отсутствие первички — 10 000 рублей, а в случае повторного нарушения — в три раза больше. Если в связи с отсутствием первичного документа была занижена сумма налога, то взыскание составит 20% от налога, но не менее 40 000 рублей;
• за отсутствие кассовых документов — штраф для малого бизнеса составит 20 000–25 000 рублей, а для крупных компаний — 40 000–50 000 рублей.

Кроме того, при возникновении спора с контрагентом (например, о факте поставки или оплаты) отсутствие первичного документа лишает компанию возможности доказать свою правоту в суде.

Доверьте бухгалтерию профессионалам. Мы возьмем на себя полный цикл работы, а также проконсультируем по сложным вопросам. Оставьте заявку, и мы расскажем подробнее о наших услугах.

Татьяна Коновалова эксперт по налоговому учету