Как платить НДФЛ за сотрудников: инструкция и главные изменения

Что такое НДФЛ

НДФЛ (налог на доходы физических лиц) — это прямой налог, который граждане обязаны уплачивать со своих доходов.

Когда физлицо занято по трудовому либо гражданско-правовому договору, обязанность по расчету и уплате этого налога ложится на его работодателя или заказчика, которые в этом случае будут выполнять роль налогового агента.

Действующие ставки НДФЛ в 2025 году

Ставка НДФЛ — это установленный законом процент, который работодатель обязан удержать с дохода работника и перечислить в бюджет. Выбор правильной ставки определяется исходя из двух основных критериев: налогового статуса сотрудника и совокупной суммы его дохода за год.

• Налоговым резидентом признается лицо, находившееся на территории России не менее 183 календарных дней в течение 12 подряд идущих месяцев.

• Налоговый нерезидент — лицо, которое не выполняет указанное условие.

С 2025 года для резидентов введена пятиступенчатая шкала ставок по НДФЛ. Ставка применяется не к каждой выплате, а к общей сумме дохода, накопленной с начала года.

Особые правила для нерезидентов

Согласно общему правилу к доходам нерезидентов применяется ставка 30%. Однако НК предусматривает важные исключения. Следующие категории нерезидентов имеют право на применение прогрессивной шкалы (13%–22%):

• Дистанционные работники, территориально находящиеся за пределами России.
• Иностранцы, трудоустроенные по патенту.
• Высококвалифицированные специалисты-иностранцы (ВКС).
• Члены экипажей судов, плавающих под гос. флагом России.
• Лица со статусом беженца или получившие временное убежище в РФ.
• Участники программы по переселению соотечественников, члены их семей.

Что не облагается НДФЛ

Статья 217 НК предусматривает исчерпывающий перечень необлагаемых доходов. С этих выплат работодатели не перечисляют НДФЛ:

• Установленные законом компенсации (например, за вред здоровью, при увольнении не в связи с выходным пособием, суточные в пределах установленных норм).
• Матпомощь, выплачиваемая в связи со смертью члена семьи и в связи с рождением ребенка (до 50 000 руб. на одного ребенка).
• Оплата работодателем медицинских услуг для сотрудников, путевок в санатории в России, компенсации на повышение квалификации.

Как применять налоговые вычеты

Под налоговым вычетом понимается сумма, которая уменьшает доход сотрудника перед расчетом НДФЛ. В результате сама сумма налога будет меньше. Право на налоговые вычеты доступно только сотрудникам-резидентам.

Основные виды вычетов

1. Стандартные вычеты на детей

   • Предоставляются ежемесячно до достижения совокупного дохода 450 000 руб. с начала года.

   • Размер: 1400 руб. — на первого ребенка, 2800 руб. — на второго, 6000 руб. — на третьего и последующих.

   • На ребенка-инвалида: 12 000 руб. — родителям, опекунам, попечителям.

2. Стандартные вычеты на себя (500 руб. или 3000 руб.)

   • Предоставляются только определенным категориям сотрудников (инвалиды, чернобыльцы и некоторые другие). Когда сотрудник претендует сразу на несколько подобных вычетов, то применяется максимальный.

3. Вычет за ГТО (с 2025 года)

   • Размер: 18 000 руб.

   • Условие: сотрудник подтвердил сдачу нормативов и прохождение диспансеризации в том же году.

4. Имущественные и социальные вычеты через работодателя

   • Алгоритм: сотрудник приносит уведомление из ФНС, и работодатель начинает применять вычет ежемесячно до его полного использования.

5. Профессиональные вычеты

   • Актуальны для исполнителей по договорам ГПХ.

   • Предоставляются в размере документально подтвержденных расходов или по нормативам.

Как рассчитать НДФЛ

1. Определить совокупный доход — просуммировать все выплаты сотруднику с начала года (оклад, премии, надбавки).
2. Исключить необлагаемые доходы — убрать из расчета выплаты по ст. 217 НК РФ.
3. Определить правильную ставку НДФЛ.
4. Рассчитать налоговую базу отдельно для каждой применяемой ставки.
5. Применить налоговые вычеты при их наличии.
6. Рассчитать итоговый налог по формуле: НДФЛ = (налоговая база – вычеты) × ставка налога
7. Удерживать рассчитанную сумму при каждой выплате дохода.

Важные нюансы

• Расчет ведется нарастающим итогом с начала года.
• Вычеты применяются один раз в месяц.
• Сумма округляется до целых рублей (≥50 копеек — в большую сторону).
• При расчете аванса вычеты не применяются.

Как удержать НДФЛ

Удерживать НДФЛ — значит оставлять эту сумму на расчетном счете или в кассе компании, чтобы в положенный срок перечислить в бюджет. С 2023 года удерживать налог работодателям необходимо при каждой выплате дохода.

Денежный доход. Если сотруднику перечисляются деньги, удерживать НДФЛ нужно в тот день, когда сумма была получена в кассе либо переведена на его карту.

Натуральный доход. Если сотрудник получил доход в натуральной форме либо материальную выгоду, удержать НДФЛ необходимо вместе с ближайшей денежной выплатой. При этом запрещено удерживать свыше 50% такой денежной выплаты. Когда полностью НДФЛ с натурального дохода за один раз удержать не получается, остаток переносится на следующие выплаты.

Когда уплачивать подоходный налог

НДФЛ перечисляется в виде единого налогового платежа на свой ЕНС. При этом применяется единый КБК — 182 01 06 12 01 0000 510.

Налог уплачивают дважды в месяц. Перед выплатой необходимо подать уведомление о рассчитанной сумме НДФЛ, чтобы ФНС знала о сумме налога и могла списать ее со счета.

Сроки уплаты НДФЛ и подачи уведомления

Если срок платежа/отправки уведомления выпадает на выходной или праздник, то он переносится на ближайший рабочий день.

Как отчитаться о НДФЛ

Работодатели обязаны ежеквартально представлять в ИФНС расчет по форме 6-НДФЛ. В него включаются данные о:

• Всех доходах, которые были выплачены персоналу (по трудовым договорам и по договорам ГПХ).
• Суммы исчисленного и удержанного НДФЛ.
• Даты фактического получения доходов и перечисления налога в бюджет.

Сроки сдачи отчетности

Формат представления

• Электронный формат — обязателен для организаций и ИП с численностью сотрудников более 10 человек.

• Бумажный формат — разрешен для работодателей с численностью 10 и менее сотрудников.

Важные особенности

• При отсутствии выплат в течение отчетного периода форму 6-НДФЛ можно не сдавать.

• Если отчетность подавалась хотя бы один раз в текущем году, ее необходимо представлять все последующие периоды до конца года.

• При ликвидации организации подается ликвидационный отчет по НДФЛ.

Что будет, если не платить НДФЛ

В случае неуплаты или неполной уплаты НДФЛ работодателю грозят штрафы и пени:

• Штраф 20% от неуплаченной суммы — за непреднамеренное нарушение.
• Штраф 40% от неуплаченной суммы — за умышленное уклонение от уплаты.
• Пени за каждый день просрочки — начисляются с момента нарушения срока уплаты.

Как исправить ошибку

При самостоятельном обнаружении ошибки до проверки ФНС:

1. Доплатить недостающую сумму налога.
2. Уплатить рассчитанные пени.
3. Направить уточненный расчет 6-НДФЛ.

Своевременная самокоррекция позволяет избежать штрафных санкций.

Нарушения в отчетности

За нарушения при сдаче расчета 6-НДФЛ предусмотрена ответственность:

• Несвоевременная сдача — штраф 1 000 рублей за каждый полный и неполный месяц просрочки.
• Непредставление отчета — штраф 5% от суммы налога за каждый месяц просрочки (не менее 1 000 рублей и не более 30% от общей суммы).
• Блокировка счета — применяется при задержке отчета на 10 рабочих дней и более.

Частые вопросы об НДФЛ в 2025 году

Как рассчитать НДФЛ?

Суммируются все облагаемые доходы сотрудника с начала года. Далее из них вычитают налоговые вычеты при их наличии. Полученная сумма умножается на применяемую ставку налога.

Как удержать НДФЛ из зарплаты?

Рассчитанная сумма налога удерживается из дохода сотрудника при выплате. Удержанный налог перечисляется в бюджет в установленные сроки. Сотрудник получает зарплату на руки уже за вычетом НДФЛ.

Какие ставки НДФЛ действуют?

Для налоговых резидентов действует прогрессивная шкала, со ставками 13–22% в зависимости от суммы доходов за год. Для нерезидентов по общему правилу применяется ставка 30%, но есть ряд исключений, когда к доходам нерезидентов также применяется прогрессивная шкала, например, для дистанционных работников, которые находятся за рубежом.  

Как рассчитать НДФЛ от суммы «на руки»?

Используется формула: сумма до налогообложения = сумма на руки ÷ (100% – ставка НДФЛ).

Не хотите разбираться в тонкостях НДФЛ? Доверьте это нам.

Мы возьмем на себя все заботы о налогах и документах. Оставьте заявку ниже, чтобы узнать подробнее о наших услугах.