Бухгалтерский аутсорсинг — что это, какие преимущества и как выбрать аутсорсинговую компанию

Что такое бухгалтерский аутсорсинг

Бухгалтерский аутсорсинг — это передача функций по ведению бухгалтерии и налогового учета, составлению отчетности и расчету обязательных платежей специализированной компании. Вместо найма сотрудника в штат бизнес заключает договор об оказании услуг, выстраивает регламент передачи первичных документов и взаимодействует с экспертами удаленно. 

Аутсорсинговая компания или аутсорсер выполняет роль внешнего бухгалтера, отвечая за корректность учета и своевременность сдачи отчетов.

Кому поможет аутсорсинг бухгалтерии

Для компаний с нестабильной нагрузкой или с деятельностью сезонного характера содержание штатного бухгалтера экономически неэффективно. В периоды спада сотрудник не будет полностью загружен, но компания продолжит нести постоянные расходы на его зарплату и страховые взносы.

В таких условиях наиболее рационально использовать аутсорсинг разовых услуг или гибкий тариф, оплачивая только фактически выполненные работы (например, подготовку и сдачу квартальной или годовой отчетности). Это позволяет оптимизировать издержки.

Для небольших компаний и индивидуальных предпринимателей полный аутсорсинг — это зачастую единственный способ получить профессиональное бухгалтерское сопровождение.

Внешний подрядчик может выполнить весь цикл задач: от организации учета с нуля и выстраивания налоговой политики до сдачи отчетности.

Это позволяет значительно сэкономить. Исключаются затраты на зарплату штатного специалиста, организацию его рабочего места, покупку и обновление лицензионного программного обеспечения.

Владелец бизнеса освобождается от необходимости погружаться в тонкости законодательства и может сконцентрироваться на развитии продукта, продажах и стратегии роста.

Крупные предприятия активно используют бухгалтерский аутсорсинг для решения специфических задач. Например, для сопровождения новых проектов или направлений, особенно с незнакомой для компании спецификой учета, для выхода на новые рынки или для решения узкоспециализированных задач.

Виды аутсорсинга бухгалтерских услуг

• Полный (комплексный) аутсорсинг

Это наиболее востребованный формат, который представляет собой полную замену штатной бухгалтерской службы. Управленческие и операционные функции передаются внешней компании.

В состав услуги входит:

• Ведение налогового и бухгалтерского учета в полном объеме.

• Расчет заработной платы и страховых взносов.

• Работа с первичной документацией.

• Подготовка и сдача всей регламентированной отчетности (ФНС, ПФР, ФСС, Росстат).

• Консультационное сопровождение.

Дополнительно могут предоставляться, например, услуги подготовки управленческой отчетности, налогового планирования и оптимизации.

• Выборочный (частичный) аутсорсинг

Эта модель подразумевает делегирование конкретных участков работы. В этом случае инициатором часто выступает штатный главный бухгалтер, который стремится оптимизировать работу отдела.

Наиболее часто передаваемые на аутсорсинг участки:

• расчет и начисление заработной платы;

• учет арендных платежей (для сетевого бизнеса);

• обработка кассовых операций (для розничной торговли);

• массовая обработка первичных документов (особенно для компаний, подлежащих аудиту).

• Аутсорсинг функции главного бухгалтера

Этот вид бухгалтерского аутсорсинга востребован растущими компаниями малого бизнеса, где есть необходимость в профессиональном управлении учетом, но нет возможности или потребности в найме высокооплачиваемого штатного специалиста.

• Бухгалтерское консультирование

Предполагает оказание экспертной поддержки по сложным или нестандартным вопросам: изменения в законодательстве, оптимизация налогов, валютный контроль, кадровое делопроизводство.

Преимущества аутсорсинга бухгалтерии

Передача бухгалтерии на аутсорсинг дает бизнесу ряд существенных преимуществ.

1. Экономическая эффективность и снижение затрат.

Содержание собственного бухгалтерского отдела связано со значительными постоянными издержками. Аутсорсинг позволяет сократить эти расходы в среднем на 30–60% за счет исключения следующих статей:

• фонд оплаты труда штатного специалиста (оклад, премии);

• обязательные страховые взносы с выплат сотруднику;

• затраты на организацию и оснащение рабочего места (техника, мебель, лицензионное ПО);

• расходы на обучение и повышение квалификации персонала.

Оплата услуг аутсорсера, как правило, является фиксированной и прогнозируемой статьей затрат.

2. Доступ к широкой экспертизе и комплексным решениям.

Надежная бухгалтерская компания концентрирует опыт работы с десятками и сотнями клиентов из разных отраслей. Это позволяет:

• Отработать и стандартизировать процессы, минимизируя риск ошибок.

• Накопить практические знания по решению нестандартных и сложных вопросов.

• Предложить клиенту не только ведение учета, но и смежные профессиональные услуги в рамках единого договора: налоговый консалтинг, кадровый аудит, поддержка при проверках.

Таким образом, бизнес получает доступ к команде специалистов, которую нецелесообразно или невозможно содержать в штате.

3. Непрерывность и стабильность бизнес-процессов.

Работа с аутсорсингом гарантирует бесперебойность процессов вне зависимости от обстоятельств:

• Отсутствие простоев из-за болезни, отпуска или увольнения ключевого сотрудника. Обязанности распределены внутри команды подрядчика.

• Соблюдение всех законодательных сроков сдачи отчетности за счет четких внутренних регламентов компании-исполнителя.

• Масштабируемость услуги: при росте нагрузки на учет (увеличение документооборота, открытие новых направлений) не требуется длительный поиск и адаптация нового сотрудника — достаточно скорректировать условия договора с аутсорсером.

4. Перераспределение рисков.

Ответственность за качество и своевременность учетных операций переходит к компании-подрядчику. Профессиональный подрядчик, в отличие от штатного сотрудника, обладает системой внутреннего контроля и проверки, что минимизирует вероятность ошибок. Руководитель бизнеса освобождается от функций операционного контроля за работой бухгалтерии и решения связанных с ней кадровых вопросов.

Аутсорсинг или штатный бухгалтер?

Выбор между штатным специалистом и аутсорсингом — это управленческое решение, которое зависит от приоритетов и стиля руководства.

Традиционный подход предполагает полный контроль над всеми процессами, включая бухгалтерские. Однако современная практика показывает, что в большинстве случаев эффективнее работает грамотное делегирование.

Аутсорсинг позволяет руководителю перейти из статуса управляющего процессом в статус заказчика результата. 

Если раньше передача бухгалтерии на сторону рассматривалась преимущественно как инструмент сокращения операционных расходов, то сегодня это решение носит стратегический характер.

Как избежать рисков

При передаче бухгалтерии на аутсорсинг важно исключить все возможные риски. Для этого важна грамотная подготовительная работа и системный контроль.

• Как следить за работой

Не нужно разбираться в проводках, чтобы видеть, что все идет по плану. Если учет ведется в облачном сервисе (например, онлайн-бухгалтерия), у заказчика должен быть свой логин и пароль. Так в любой момент можно проверить, сданы ли отчеты, уплачены ли налоги и нет ли просроченных задач.

• Как обезопасить данные и документы

Самая большая опасность — потерять базу данных или важные бумаги.

Важно учитывать, что «коробочная» программу для аутсорсинга не подойдет. Если база лежит только на компьютере у бухгалтера, ее могут случайно удалить или повредить. Лучший вариант — облачный сервис, где данные хранятся на защищенных серверах.

Важно четко договориться о документах. В договоре должно быть ясно указано, кто хранит оригиналы договоров, актов, накладных, как и когда передаются сканы документов бухгалтеру, как будут возвращены документы при расторжении договора.

• Как наладить общение

Чтобы задачи не терялись, а договоренности были зафиксированы, нужен порядок в коммуникации. Рекомендуется выбрать один главный канал, например, мессенджер или электронная почта.

• Как проверить условия договора

Ключевые условия, которые должны быть в договоре:

1. Детальный перечень услуг с конкретизацией выполняемых действий. Размытые формулировки недопустимы.
2. Четкие сроки выполнения работ и обязанность аутсорсера заблаговременно напоминать о необходимости совершить действие (например, подписать отчет).
3. Прозрачное ценообразование с разделением на базовый пакет и тарифы на дополнительные услуги.
4. Подробные обязанности сторон, включая регламенты передачи документов и предоставления отчетов о проделанной работе.
5. Ответственность аутсорсера за штрафы и пени, возникшие по его вине, включая расходы на разблокировку счетов.
6. Механизм замены закрепленного специалиста в случае профессионального или личностного несоответствия.
7. Пункт о конфиденциальности (NDA).
8. Порядок передачи всех учетных данных, баз и документов при прекращении сотрудничества.

Как найти и выбрать аутсорсинговую компанию?

Подбор аутсорсинговой компании для ведения бухгалтерского учета — ответственная задача. От этого выбора зависит не только качество отчетности, но и финансовая безопасность бизнеса на долгий срок, поскольку смена подрядчика в течение отчетного периода сопряжена со значительными сложностями.

Помимо стоимости услуг, при оценке потенциального партнера необходимо анализировать следующие ключевые параметры.

1. Зрелость и масштаб компании

Надежность поставщика услуг напрямую коррелирует с его опытом и ресурсами. Рекомендуемый срок работы на рынке — от 7–10 лет. За этот период компания успевает пройти ключевые экономические циклы, адаптироваться к изменениям в законодательстве и отладить внутренние процессы.

Также следует обратить внимание на масштаб компании. Маленькая фирма или фрилансер, скорее всего, не смогут обеспечить взаимозаменяемость специалистов.

2. Уровень технологического развития

Современный бухгалтерский аутсорсинг невозможен без мощной ИТ-инфраструктуры. Важно оценить, как в компании организованы сохранность, резервное копирование клиентских баз данных и защита конфиденциальной информации.

3. Ответственность и гарантии

Профессиональный партнер должен нести ответственность за свои ошибки. Подробные условия прописываются в разделе договора об ответственности.

4. Репутация

Стоит заранее изучить отзывы и рекомендательные письма от клиентов.

5. Личное впечатление от взаимодействия

Встречи и переговоры — лучший индикатор будущего сотрудничества. Обращайте внимание на «тревожные сигналы»:

• Нарушение договоренностей или сроков на этапе переговоров.

• Нежелание проводить личные встречи или детально вникать в задачи.

• Шаблонные, неадаптированные под вас предложения и договоры.

• Немотивированно низкая стоимость услуг без четкого описания их объема.

• Нечеткие или уклончивые ответы на ваши вопросы.

Передача бухгалтерии на аутсорсинг — это стратегическое решение для роста. Оно освобождает ваше время от рутины, минимизирует финансовые и налоговые риски и обеспечивает стабильность бизнес-процессов.

Сфокусируйтесь на развитии своего дела, а рутинные вопросы доверьте профессионалам. Мы готовы взять сопровождение бухгалтерии под ключ: от консультации и подбора оптимального налогового режима до расчета налогов и сдачи отчетности. Оставьте заявку ниже, чтобы узнать больше о наших услугах.