Переход на электронные транспортные накладные в 2026 году

С 1 сентября 2026 года в России вступает в силу обязательный переход на электронные перевозочные документы (ЭПД). Вместо бумажных транспортных накладных, заказов-заявок и экспедиторских документов необходимо оформлять цифровые файлы, которые подписываются электронной подписью и передаются через аккредитованных операторов в государственную информационную систему. Новые правила затронут всех участников грузоперевозок: грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов.

Что меняется с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года вступает в силу Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который делает электронные перевозочные документы обязательными для всех участников рынка грузоперевозок.

В электронный формат с указанной даты переводятся:

• транспортные накладные;

• заказы и заявки на перевозку;

• поручение экспедитору;

• экспедиторские и складские расписки;

• транспортные железнодорожные накладные;

• авиационные грузовые накладные.

Электронный формат позволяет ускорить документооборот между участниками, снизить расходы на печать и доставку бумаг, минимизировать риски утери или подделки документов, а также обеспечить автоматическую передачу данных в налоговые органы.

Работа с электронными перевозочными документами осуществляется через специальную государственную информационную систему (ГИС ЭПД). Для этого бизнесу необходимо заключить договор с аккредитованным оператором ГИС ЭПД.

Кто обязан перейти на ЭТрН

Обязательный переход на ЭТрН затрагивает всех ключевых участников коммерческих грузоперевозок :

• грузоотправителей;

• перевозчиков;

• грузополучателей;

• экспедиторов.

Электронная транспортная накладная требуется, когда между сторонами заключен договор перевозки груза. Даже если компания только получает груз и не инициирует документооборот, она обязана подписать свою часть электронной транспортной накладной, подтверждающую приемку товара.

Исключения из правил

Законодательство предусматривает случаи, когда ЭТрН не требуется:

• при самовывозе товара покупателем на своем транспорте;

• если доставка включена в стоимость товара и не выделена как отдельная услуга;

• при перемещении товара между своими складами или филиалами;

• при перевозке пассажиров или товаров для личных нужд.

Как оформляется ЭТрН

Электронная транспортная накладная — это юридически значимый аналог бумажной транспортной накладной, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Форма ЭТрН утверждена приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ . 

Документ состоит из четырех обязательных файлов обмена — их называют титулами — которые подписывают разные участники перевозки:

• Титул 1 — заполняет и подписывает грузоотправитель. Содержит сведения об участниках перевозки, условиях договора, транспортном средстве, водителе и грузе.

• Титул 2 — подписывает перевозчик при приеме груза. Подтверждает состояние груза и фактические обстоятельства погрузки.

• Титул 3 — подписывает грузополучатель при получении груза. Фиксирует состояние груза при приемке.

• Титул 4 — снова подписывает перевозчик при сдаче груза получателю.

Также есть четыре дополнительных титула, которые оформляются при необходимости: для фиксации стоимости перевозки, изменения стоимости, переадресации груза или замены водителя и транспортного средства.

Подписывать ЭТрН могут не только компании и ИП с использованием КЭП, но и водители — через приложение «Госключ» с использованием неквалифицированной электронной подписи по машиночитаемой доверенности (МЧД). QR-код с данными о перевозке передается в мобильное приложение водителя и предъявляется сотрудникам ГИБДД по их требованию. QR-код работает даже без интернета и содержит в себе зашифрованную информацию, а не ссылку на внешний ресурс. Инспектор считывает его планшетом и не вправе требовать документ на бумаге. Часто возникает вопрос: что если у инспектора нет планшета, чтобы считать QR-код? В этом случае он может сделать звонок в диспетчерскую и по госномеру запросить информацию. 

Как перейти на ЭТрН

Переход рекомендуется начинать заранее, так как все этапы требуют времени.

Шаг 1. Получить электронную подпись

Без КЭП подписать ЭТрН невозможно. Необходим сертификат квалифицированной электронной подписи на ИП или руководителя организации. Для сотрудников, уполномоченных на подписание документов, потребуется оформить машиночитаемую доверенность (МЧД).

Шаг 2. Выбрать оператора ИС ЭПД

Нужно заключить договор с аккредитованным оператором информационной системы электронных перевозочных документов. Перечень таких операторов размещен на сайте Минтранса России.

При выборе оператора нужно учитывать специфику бизнеса: для малого бизнеса удобны веб-версии и мобильные приложения, для среднего и крупного — интеграция с учетными системами.

Шаг 3. Настроить доступы и интеграции

После подключения к оператору необходимо определить сотрудников, которые будут работать с электронными документами, предоставить им права доступа и настроить интеграцию с учетными системами.

Шаг 4. Подключить водителей

Когда грузоотправитель создает ЭТрН и направляет ее перевозчику, система формирует уникальный QR-код, который передается в мобильное приложение водителя. Логист в пару кликов подключает водителя к конкретной ЭТрН, после чего водитель видит в приложении все рейсы с QR-кодами и может подтверждать факт погрузки и разгрузки.

Шаг 5. Провести обучение и тесты

Обучите логистов и водителей работе с новой системой. Водитель должен понимать, где в его приложении находится QR-код, в какой момент вносить замечания в ЭТрН и что делать при требовании инспектора. Логист должен знать, на каких этапах требуется подписать документ.

Важно провести тестовые перевозки — оформить несколько ЭТрН на реальных рейсах и проверить корректность передачи данных в ГИС ЭПД. Это позволит избежать сбоев.

Что грозит за нарушение новых правил

Игнорирование новых требований может привести к серьезным последствиям. С 1 сентября 2026 года оформление перевозок с использованием бумажных документов станет невозможным — они будут считаться недействительными. 

Это означает простой грузов, срывы поставок, штрафные санкции от контрагентов и проблемы с контролирующими органами.

Мы помогаем бизнесу внедрить электронный документооборот и берем на себя бухгалтерское сопровождение. Оставьте заявку прямо сейчас, чтобы узнать больше о наших услугах.

Юлия Парфенова заместитель руководителя направления