Как сдавать отчет ЕФС-1 в 2026 году: состав и особенности заполнения

Что такое ЕФС-1

Это единая форма сведений, обязательная для представления в территориальные отделения Социального фонда России. Она объединяет в себе отчеты по разным данным, касающимся сотрудников и исполнителей:

• Кадровые события (прием, увольнение).

• Заключение и прекращение договоров гражданско-правового характера (ГПХ).

• Начисление и уплата взносов на страхование от несчастных случаев на производстве.

• Периоды работы во вредных и опасных условиях.

• Иные данные, связанные с трудовой деятельностью и страховыми взносами.

Что входит в состав ЕФС-1

Форма включает титульный лист и два основных раздела, предназначенных для сведений о:

1. трудовой деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию;

2. начисленных страховых взносах на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Каждый раздел делится на несколько подразделов.

Что поменялось в ЕФС-1 с 2026 года

С 30 декабря 2025 года в силу вступили приказы СФР № 1462 и № 1463, утверждающие новую редакцию формы. Все отчеты в 2026 году необходимо представлять на обновленном бланке.

Ключевые изменения:

1. В поле «Статус застрахованного лица» введен новый код «МДИГ». Его следует указывать для иностранных работников, застрахованных в РФ в соответствии с международным договором.
2. Для сотрудников, работающих неполный день в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, в графе 4 подраздела 1.1 теперь необходимо указывать как код территории, так и долю ставки.
3. Изменения в кодах функций:
   • Отменены коды «ДИСТ» (для дистанционных работников) и «НДОМ» (для надомников).
   • При отмене режима неполного рабочего времени в графе 6 больше не проставляются коды «НЕПД» или «НЕПН».
4. Исключено поле для отметки сведений «Назначение выплат по ОСС». Работодателям больше не нужно представлять в СФР специальный отчет при подаче сотрудником заявления на отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком.

Когда нужно сдавать ЕФС-1

Сроки представления и периодичность подачи отдельных разделов формы зависят от вида передаваемых данных.

Сведения о кадровых событиях сдаются не периодически, а в строго установленные сроки после каждого события:

• При приеме, увольнении, приостановке или возобновлении трудового договора — не позднее следующего рабочего дня после оформления.
• При заключении договора ГПХ или истечении срока его действия — не позднее следующего рабочего дня.
• При смене названия компании, переводе сотрудника на другую должность или при подаче им заявления о выборе формата трудовой книжки — не позднее 25-го числа следующего месяца.

Как и куда подавать ЕФС-1 в 2026 году

ЕФС-1 представляется в территориальное отделение СФР по месту регистрации организации или ИП.

Способ сдачи:

• Электронная форма обязательна, если в отчетном периоде было более 10 застрахованных лиц (сотрудников и исполнителей по ГПХ, с выплат которым начисляются взносы).
• На выбор (электронно или на бумаге), если застрахованных лиц 10 человек и менее.

На бумажном носителе форму можно подать лично, через представителя или отправить ценным письмом с описью вложения по почте.

В электронном виде — через единую цифровую платформу ГИС ЕЦП в формате XML-файла. Для этого требуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Если отчет сдает не сам руководитель/ИП, а его представитель, нужна также машиночитаемая доверенность (МЧД).

Кто обязан заполнять ЕФС-1

Работодатель (ИП или руководитель организации) самостоятельно определяет ответственных лиц за подготовку и сдачу ЕФС-1. Эту обязанность можно возложить на себя или делегировать сотрудникам.

Обязанности можно разделить между специалистами. Например:

• Специалист по кадрам отвечает за сведения о трудовой деятельности и страховом стаже.

• Бухгалтер — за сведения о взносах на травматизм и дополнительных взносах на накопительную пенсию.

Для назначения ответственных лиц нужно издать приказ в свободной форме, ознакомить с ним назначенных сотрудников под личную подпись и внести соответствующие дополнения в их должностные инструкции и трудовые договоры.

Как правильно заполнить ЕФС-1

Правила заполнения формы утверждены приказом СФР. Каждый раздел имеет свою структуру и условия представления.

Титульный лист (обязателен всегда)

Заполняется при сдаче любых разделов. Необходимо указать:

• Регистрационный номер страхователя в СФР (10 знаков).
• Полное наименование организации или Ф. И. О. ИП.
• ИНН (для организаций — также КПП).
• Коды ОКФС, ОКОГУ, ОКПО — только для госучреждений.
• Код по ОКВЭД (основной).
• ОГРН (для организаций) или ОГРНИП (для ИП).
• Для ИП — код категории «ИП01».
• Контактный телефон (без пробелов и знаков).

Внизу указывается должность, ставится подпись, ФИО подписанта, дата и, при наличии, печать.

Сведения о трудовой деятельности

Нужно сдать:

• Подраздел 1: общие данные о работнике (СНИЛС, ИНН, Ф. И. О., дата рождения, статус и гражданство на дату заполнения отчета).
• Подраздел 1.1: конкретные данные о кадровом событии (прием, перевод, увольнение) с указанием дат, трудовой функции, причины и документа-основания.

Сведения о страховом стаже работников

Сдаются:

• Подраздел 1: данные о работнике.
• Подраздел 1.2: сведения о стаже для отдельных категорий (работа во вредных условиях, отпуск по уходу за ребенком 1.5-3 лет, вахтовый метод и т. д.).
• Подраздел 2: сведения для расчета взносов по дополнительным тарифам (при наличии таких работников).

Сведения о взносах на страхование от несчастных случаев

Обязательно сдаются титульный лист и:

• Подраздел 2.1: расчет сумм взносов нарастающим итогом.
• Подраздел 2.3: сведения о проведенных медосмотрах и спецоценке условий труда (СОУТ). Заполняют все, даже если мероприятия не проводились.
• Остальные подразделы — только при наличии показателей.

Сведения о дополнительных взносах на накопительную пенсию

Сдают только работодатели, уплачивающие такие взносы по закону 56-ФЗ. Сдаются титульный лист + подраздел 3. Данные отражаются по каждому платежному поручению.

Сведения о зарплате работников бюджетной сферы

Сдают только государственные и муниципальные учреждения, чьи виды деятельности перечислены в Приказе Минтруда № 900н.

Нужно ли подавать нулевую ЕФС-1

Если в отчетном периоде не было работников, кадровых событий и не начислялись дополнительные взносы на накопительную пенсию, сдавать нулевой Раздел 1 не требуется. 

Нулевой отчет возможен только для Раздела 2:

• Для ООО без сотрудников: отчет необходимо заполнить на директора или единственного учредителя, исполняющего функции руководителя.

• Для ИП без наемных работников — не сдается.

• Для ИП, у которых работники были в начале года: если сотрудники уволились, например, в первом квартале, сдавать Раздел 2 необходимо до конца года (по графику за полугодие, 9 месяцев и год) с нулевыми показателями.

Штрафы при просрочке ЕФС-1

За несдачу или ошибки в данных установлены административные штрафы:

• За нарушение трудового законодательства (включая неправильное оформление) штраф на должностное лицо ООО — от 1 000 до 5 000 руб., на организацию — от 30 000 до 50 000 руб., на ИП — от 1 000 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП).
• За сведения о страховом стаже штраф для организации или ИП составляет 500 руб. за каждого работника, по которому не представлены сведения.
• За сведения о взносах на травматизм штраф для организации или ИП установлен в размере 5% от суммы, начисленной за последние 3 месяца, за каждый месяц просрочки. Минимум — 1 000 руб., максимум — 30% от суммы. Дополнительно для директора ООО — штраф 300–500 руб.

Если из-за непредставленных или ошибочных данных уволенный сотрудник не смог устроиться на новую работу и доказал это в суде, работодатель обязан возместить ему весь неполученный заработок (ст. 234 ТК РФ).

В случаях, когда СФР не принял отчет из-за ошибок и направил уведомление, штрафа не будет, если исправить и повторно сдать верную информацию в течение 5 рабочих дней. Если ошибка обнаружена самостоятельно до проверки СФР, можно подать корректирующий отчет, тогда штрафных санкций не будет.

Ответы на частые вопросы по ЕФС-1

Что означает аббревиатура ЕФС?

ЕФС расшифровывается как «Единая форма сведений». Полное название отчета: единая форма «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Нужно ли выдавать ЕФС-1 при увольнении?

Да, необходимо выдать копию или выписку из подраздела 1.2 (о страховом стаже) в день увольнения. Если учет велся только электронно, по запросу выдается справка СТД-Р.

Как заполнить ЕФС-1 при переименовании должности?

В подразделе 1.1 указывают:

• В графе 3 — код «ПЕРЕВОД» (специального кода для переименования должности нет).

• Код «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» используется только при смене названия компании или Ф. И. О. ИП.

Как расшифровать код результата «30» по ЕФС-1?

Код «30» в протоколе проверки от СФР означает, что сведения приняты не в полном объеме. В графе «Описание проверки» будет указана конкретная ошибка. Ошибку необходимо исправить и отправить отчет заново.

Чтобы гарантировать правильность кадрового делопроизводства, корректный расчет всех обязательных платежей и защиту вашего бизнеса от претензий контролирующих органов, вы можете передать кадровый учет и отчетность на аутсорсинг.

Мы предлагаем полный комплекс услуг по бухгалтерскому и кадровому сопровождению. Сосредоточьтесь на стратегическом развитии вашего бизнеса, а вопросы учета, отчетности и соответствия закону доверьте нашим экспертам.