Бухгалтерский аутсорсинг — плюсы и минусы

Виды бухгалтерского аутсорсинга

Существует несколько основных форматов аутсорсинга бухгалтерии, каждый из которых ориентирован на разные задачи, масштаб бизнеса и степень вовлеченности сторон.

Полный аутсорсинг бухгалтерии

При полном аутсорсинге компания передает внешнему подрядчику все функции, связанные с ведением бухгалтерского и налогового учета. В перечень услуг, как правило, входят:

• обработка первичной документации;

• расчет налогов и страховых взносов;

• подготовка и сдача всей отчетности (ФНС, СФР, Росстат);

• взаимодействие с контролирующими органами по вопросам учета.

Частичный (выборочный) аутсорсинг

В этом случае на аутсорсинг передаются только отдельные процессы:

• расчет заработной платы и кадровое делопроизводство;

• ведение налогового учета;

• подготовка специфической отчетности (например, по НДС или по международным стандартам).

Основной объем работ при этом остается в ведении штатного бухгалтера или штатной бухгалтерии. Частичный аутсорсинг удобен, когда требуется усилить конкретное направление без расширения штата.

Консультационный аутсорсинг

В этом случае предполагается получение экспертной поддержки по сложным вопросам бухгалтерского учета, налогообложения, применения новых норм законодательства. Консультации могут носить разовый характер или могут оказываться на постоянной основе в рамках абонентского обслуживания. 

Такой формат особенно актуален для компаний, которые ведут учет самостоятельно, но нуждаются во внешней экспертизе при появлении нестандартных ситуаций.

Временный аутсорсинг

Этот формат используется для обеспечения непрерывности учетных процессов в периоды:

• отпуска или болезни штатного бухгалтера;

• пиковых нагрузок (например, при подготовке годовой отчетности);

• временного отсутствия штатного специалиста (в том числе на период поиска постоянного сотрудника).

Временный аутсорсинг позволяет избежать простоев и сохранить контроль за сроками сдачи отчетности без увеличения штата.

Кому подойдет бухгалтерский аутсорсинг

Прежде чем передать бухгалтерию на аутсорсинг, необходимо оценить специфику своего дела. Далее расскажем, для каких компаний это решение будет максимально эффективным.

Компании и ИП со сложным или специфическим налогообложением

Если бизнес сталкивается с нестандартными налоговыми ситуациями, штатный бухгалтер не всегда знает все нюансы. К таким случаям относятся, например, международные операции или применение специальных режимов с особыми правилами учета.

Аутсорсинговые компании, работающие с широким кругом клиентов, уже сталкивались с подобными вопросами и знают, как действовать в каждой конкретной ситуации. Это снижает риски ошибок и доначислений.

Бизнес со сложным учетом

В некоторых отраслях учет требует значительных временных затрат и глубокой экспертизы. Например, к таким случаям относят:

• расчет заработной платы, особенно в общепите, на производстве или в компаниях с разветвленной филиальной сетью;

• применение районных коэффициентов и северных надбавок при расчете НДФЛ;

• учет специфических операций, требующих отраслевых знаний.

В аутсорсинговой компании задачи распределяются между профильными специалистами, что обеспечивает качественное ведение даже самых сложных участков.

Бизнес с высокими требованиями к информационной безопасности

Для организаций и ИП, работающих с конфиденциальными данными, критически важно обеспечить надежную защиту информации. Создание собственной защищенной инфраструктуры требует значительных вложений и квалифицированных кадров. 

Подходящим решением станет бухгалтерский аутсорсинг. Аутсорсинговая компания позволяет бизнесу не тратить ресурсы на самостоятельное выстраивание таких процессов. Защита данных обеспечивается на профессиональном уровне.

Компании и ИП, заинтересованные в автоматизации учета

Разработка собственной автоматизированной системы учета или доработка существующей под индивидуальные запросы — процесс затратный и не всегда предсказуемый по результатам. Требуется привлекать программистов, администрирующий персонал, обслуживать серверы и базы данных.

В аутсорсинговой компании автоматизация уже выстроена и отлажена. Внедренные решения работают в интересах бизнеса, а клиент получает доступ к современным инструментам без необходимости вкладываться в их разработку и поддержку.

Преимущества аутсорсинга бухгалтерии

Чтобы оценить, насколько этот формат подходит бизнесу, важно понимать плюсы такого сотрудничества. Рассмотрим их подробнее.

• Команда специалистов разного профиля

В штатной бухгалтерии за каждым сотрудником закреплен определенный участок. Если кто-то заболел, уволился или ушел в отпуск, его задачи неизбежно «зависают». Руководителю приходится в срочном порядке искать замену или поручать работу неподготовленному сотруднику, что чревато ошибками и срывом сроков.

В аутсорсинговой компании процессы не завязаны на конкретных людях. Если специалист, ведущий учет клиента, выбывает, его незаметно для заказчика заменяет другой сотрудник. Передача дел стандартизирована, что исключает потерю информации и обеспечивает непрерывность учета.

Кроме того, все специалисты работают по единой методологии. Это гарантирует одинаково высокий уровень сервиса, даже если за время обслуживания клиента сменится несколько бухгалтеров.

• Контроль и широкая экспертиза

Штатный бухгалтер, как правило, действует автономно. Руководитель часто не понимает, чем именно занят сотрудник, и узнает о проблемах уже постфактум — от налоговой, контрагентов или других сотрудников.

В аутсорсинговой компании изначально заложена система многоуровневого контроля качества. Используется множество контрольных точек, позволяющих предупреждать финансовые и налоговые риски. 

Штатный бухгалтер часто не успевает отслеживать постоянно меняющиеся законы, к тому же у него нет глубоких компетенций в смежных вопросах. Аутсорсинговая компания предоставляет экспертизу по всему спектру вопросов бухгалтерского и налогового законодательства. Например, «Компания Lad. Рядом с бизнесом» предлагает комплексное сопровождение бизнеса: от расчета налогов и сдачи отчетности до кадрового учета и налоговых консультаций.

• Оперативная обратная связь в любое время

В небольших бухгалтериях сотрудники вынуждены выполнять весь объем работы самостоятельно: рассчитывать налоги, вести учет, готовить отчетность. Это приводит к профессиональному выгоранию и текучке кадров. Особенно напряженными становятся периоды сдачи отчетности.

В аутсорсинговой компании специалистов достаточно, чтобы одинаково качественно справляться и с отчетностью, и с оперативными запросами бизнеса. Значительное внимание уделяется управлению налоговыми рисками и задачам, влияющим на финансовую эффективность клиента. Обратиться к аутсорсеру с вопросом или консультацией можно в любое время, даже в разгар отчетного периода.

Недостатки бухгалтерского аутсорсинга

При всех очевидных преимуществах передача бухгалтерии на аутсорсинг имеет и обратную сторону.

• Ограниченный контроль

При передаче учета внешней компании руководитель неизбежно теряет часть непосредственного контроля над бухгалтерскими процессами. Если в штатном режиме можно в любой момент подойти к бухгалтеру и уточнить статус задачи, то при удаленном взаимодействии картина становится менее прозрачной. Поэтому важно выбирать компанию, которая оперативно отвечает на все запросы.

• Зависимость от внешнего исполнителя

Аутсорсинг создает определенную зависимость бизнеса от добросовестности и компетентности подрядчика. Если компания-провайдер работает некачественно, затягивает сроки или допускает ошибки, последствия для бизнеса могут быть серьезными: штрафы, пени, потеря репутации.

Снизить этот риск помогает тщательный выбор партнера. Ориентироваться следует на компании с подтвержденным опытом работы, прозрачной репутацией и наличием реальных кейсов в нужной сфере деятельности.

• Коммуникационные сложности

Удаленный формат взаимодействия требует выстраивания четких каналов связи и регламентов обмена информацией. Чтобы избежать этого, еще до заключения договора стоит согласовать:

• способы связи и ответственных лиц с обеих сторон;
• регламенты передачи первичных документов;
• сроки реакции на запросы;
• порядок разрешения спорных ситуаций.
• Дополнительные расходы

При возникновении нестандартных задач могут потребоваться дополнительные оплаты. К таким задачам относятся, например:

• восстановление бухгалтерского учета за прошлые периоды;
• разовые консультации по сложным вопросам;
• подготовка специфических отчетов (по требованию банка, для участия в тендере и т. п.);
• представление интересов в суде или при налоговых проверках.

Освободите свой ресурс для развития компании, доверив бухгалтерию профессионалам.  Более 5000 предпринимателей уже выбрали нашу команду для ведения учета, оптимизации налогов и кадрового сопровождения.

Хотите узнать, как мы можем помочь именно вам? Оставьте заявку на консультацию.

Татьяна Коновалова эксперт по налоговому учету