Бухгалтер для ИП и ООО — чем занимается, форматы сотрудничества

Вопрос о том, нужен ли бизнесу бухгалтер, рано или поздно встает перед каждым предпринимателем. Особенно важно определиться с вариантом бухгалтерского сопровождения, когда бизнес начинает расти, появляются наемные работники, увеличивается количество операций и контрагентов.

Обязанности и задачи бухгалтера

Бухгалтер помогает бизнесу выполнять финансовые обязательства перед государством, держать документацию в порядке и своевременно отчитываться перед налоговой инспекцией, Социальным фондом и другими контролирующими органами.

Пока компания маленькая и в ней нет наемных работников, вести учет доходов и расходов относительно просто. Однако с ростом бизнеса расширяется и список задач, которые ложатся на плечи бухгалтера. Важно понимать, что не все задачи, связанные с финансами и документами, должен решать именно бухгалтер. Можно поручить специалисту подписывать акты с клиентами, правильно оформлять сотрудников на работу и вести кадровый учет —  составлять штатное расписание, графики отпусков и другие кадровые документы; своевременно выплачивать зарплату, сдавать необходимую отчетность по персоналу и вовремя оплачивать налоги во все фонды, а также подобрать оптимальную систему налогообложения. Но если нагрузить бухгалтера всем подряд, качество основной работы неизбежно упадет. Поэтому такие задачи лучше передавать менеджерам по персоналу, офис-менеджерам или финансовым менеджерам.

Основные направления работы бухгалтера:

• Контроль бухгалтерии и обработка документов. Бухгалтер ежедневно работает с первичной документацией: накладными, счетами-фактурами, актами выполненных работ, авансовыми отчетами, кассовыми документами. Он проверяет их на правильность оформления, соответствие законодательным требованиям, наличие всех необходимых подписей и печатей. Кроме того, в его обязанности входит проведение актов сверок с контрагентами, чтобы избежать расхождений в расчетах и своевременно выявить задолженности. Также бухгалтер составляет и сдает бухгалтерскую отчетность в контролирующие инстанции, разрабатывает учетную политику предприятия и своевременно вносит в нее изменения при смене законодательства или появлении новых видов деятельности. Отдельная важная задача — подготовка бухгалтерских документов для передачи в архив, чтобы в любой момент можно было оперативно найти нужную бумагу за любой период.

• Работа с сотрудниками (кадровый учет). Если в компании есть наемные работники, бухгалтер занимается кадровым учетом. Это включает выдачу справок сотрудникам по их запросам, оформление больничных листов и отпусков, контроль за правильным начислением и своевременной выдачей зарплаты, премий, отпускных, командировочных и компенсационных выплат. Бухгалтер также участвует в прогнозировании фонда оплаты труда и готовит отчетность по сотрудникам для сдачи в налоговую и Социальный фонд.

• Налоговый учет. Это одна из самых важных зон ответственности бухгалтера. Он составляет и сдает налоговую отчетность в строгом соответствии со сроками, установленными законодательством. Кроме того, бухгалтер прогнозирует налоговые риски, анализирует возможные последствия тех или иных хозяйственных операций, составляет и ведет регистры налогового учета, где систематизируется вся аналитика для налоговой на основе данных из первичных документов. Также бухгалтер участвует в инвентаризациях имущества и обязательств компании.

• Дополнительные задачи. Помимо перечисленного, бухгалтер готовит отчеты для руководства предприятия о финансовых результатах, движении денежных средств, состоянии кредитов и займов, зарплатной нагрузке. Он составляет прогнозы на будущие отчетные периоды, что помогает руководителю принимать обоснованные управленческие решения. И, конечно, бухгалтер постоянно мониторит изменения законодательства в налоговой, трудовой и экономической сферах, чтобы вовремя адаптировать учет к новым правилам.

Всегда ли нужен штатный бухгалтер?

Ответ на этот вопрос зависит от организационно-правовой формы бизнеса, системы налогообложения и масштабов деятельности.

Для самозанятых бухгалтерский учет не требуется. Законодательство освобождает их от обязанности вести бухучет, так как нет ни строгой необходимости, ни предписаний со стороны закона. Налог на профессиональный доход рассчитывается налоговой службой автоматически, а уведомление о сумме налога формируется в системе. Оплатить его можно буквально в несколько кликов в приложении «Мой налог» или по квитанции. 

У индивидуальных предпринимателей ситуация иная. Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ, индивидуальные предприниматели освобождены от обязанности вести бухгалтерский учет в полном объеме. Однако это не значит, что у них нет никаких учетных обязательств. Налоговый учет для ИП обязателен независимо от системы налогообложения.

Если ИП применяет упрощенную систему налогообложения с объектом «доходы» (ставка 6%) доходы считаются по поступлениям на расчетный счет и в кассу, отчетность минимальна. При УСН «доходы минус расходы» (ставка 15%) бухгалтерия сложнее. Требуется подтверждать расходы документально, а также считать НДС, вести книгу учета доходов и расходов. Если погружаться во все эти тонкости нет желания, логично обратиться к удаленному специалисту.

В отличие от ИП, организации обязаны вести бухгалтерский учет в полном объеме (ст. 6 Федерального закона № 402-ФЗ). Если предприятие крупное, совмещает несколько налоговых режимов или имеет сложную организационную структуру с филиалами, учет становится запутанным и трудоемким. Без профессионального бухгалтера в такой ситуации не обойтись.

Форматы работы с бухгалтером

Современный рынок предлагает несколько форматов взаимодействия с бухгалтерскими специалистами. У каждого из них есть свои преимущества и недостатки, и выбор зависит от размера бизнеса, бюджета и специфики деятельности. 

Штатный бухгалтер

Это классический формат, когда специалист работает в офисе компании полный рабочий день и является ее сотрудником.  

Преимущества и недостатки

Штатный бухгалтер полностью погружен в дела бизнеса, знает все нюансы и специфику, несет полную ответственность за результат. Его можно в любой момент позвать для обсуждения проблем, он всегда на связи в рабочее время. При увольнении такого специалиста можно рассчитывать на стандартную двухнедельную отработку, за которую реально найти замену.

Однако у этого формата есть и серьезные минусы. Штатному бухгалтеру необходимо платить оклад независимо от объема работы. К этой сумме добавляются налоги и страховые взносы, которые работодатель платит за сотрудника. Кроме того, необходимо оборудовать рабочее место, закупить компьютер, программное обеспечение, специальную литературу. Если бухгалтер уходит на больничный, в отпуск или декрет, компания остается без сопровождения. И еще один нюанс: если специалист раньше не работал в вашем секторе бизнеса, потребуется время и дополнительные затраты на его обучение и адаптацию.

Удаленный бухгалтер

Удаленные бухгалтеры — это не обязательно фрилансеры без официального оформления. Они могут работать по договору гражданско-правового характера или быть зарегистрированы как самозанятые. При необходимости такой специалист может приезжать в офис, если это прописано в договоре. В том же документе фиксируются точное количество часов работы и объем задач. 

Преимущества и недостатки

Главный плюс удаленного бухгалтера — экономия бюджета. Не нужно платить фиксированный оклад, можно договориться о почасовой оплате или о фиксированной сумме за конкретные услуги. Не нужно организовывать рабочее место и тратиться на технику и ПО. Более того, опытные специалисты, только выходящие на рынок фриланса, часто устанавливают более низкие цены, чтобы привлечь клиентов.

Но есть и недостатки. Удаленный специалист, как правило, не погружается в деятельность компании так глубоко, как штатный. У него может не быть на это времени или достаточной мотивации. Бывает сложно точно определить спектр его задач и уровень ответственности, и в итоге бухгалтер может обоснованно отказаться от каких-то функций. Существует риск утечки конфиденциальной информации, в том числе не по вине фрилансера — например, при заражении его компьютера вирусом. И наконец, опытные и востребованные бухгалтеры могут отказываться от дополнительной нагрузки, если у них уже много проектов.

Аутсорсинг бухгалтерии

Аутсорсинг — это передача бухгалтерских функций сторонней компании, специализирующейся на бухгалтерском обслуживании.

Преимущества и недостатки

Плюсы аутсорсинга очевидны. Подрядчик подписывает с клиентом договор и берет на себя всю ответственность и риски, связанные с бухгалтерским учетом. Аутсорсинг, как правило, обходится дешевле содержания штатной единицы, так как клиент платит только за услуги, и не перечисляет за специалиста налоги и страховые взносы. Если основной специалист заболел, аутсорсинговая фирма оперативно находит замену, и рабочий процесс не останавливается. Не нужно заниматься вопросами обучения, повышения квалификации, закупки ПО и оборудования — это ответственность аутсорсера.

У аутсорсинговой компании выстроены единые регламенты для всех клиентов — это дает высокую надежность, но в некоторых случаях может потребоваться чуть больше времени на адаптацию под внутренние бизнес-процессы, чем со своим штатным бухгалтером. Взаимодействие с аутсорсером строится по согласованному графику, что требует четкого планирования вопросов и задач, особенно в периоды сдачи отчетности. Кроме того, первые 1–2 недели уходят на передачу данных и настройку обмена, что является стандартным этапом сопровождения, который быстро окупается последующей бесперебойной работой.

Гибридный формат работы

Гибридный формат — это гибкое сочетание всех перечисленных вариантов. Подразумевается, что в штате работает главный бухгалтер, но часть его задач передается на аутсорсинг или удаленному специалисту. Это позволяет разгрузить штатного сотрудника от рутинных задач и сосредоточить его внимание на стратегически важных направлениях.

Преимущества и недостатки

Гибридный подход хорошо подходит небольшим компаниям и ИП, где бухгалтеры часто вынуждены выполнять еще и функции кадровиков. Конечное распределение задач зависит от предпочтений руководителя и специфики бизнеса. Внимание штатного специалиста не распыляется. Можно передать удаленному специалисту или аутсорсеру все потоковые задачи, которые отнимают много времени: начисление зарплаты, оформление договоров, кадровая отчетность.

Минусы гибридного формата: удаленный сотрудник может погрузиться в бизнес не так глубоко, как штатный, что иногда сказывается на качестве работы. Кроме того, такой формат подходит компаниям, которые привыкли к удаленной работе. Руководители старой закалки часто боятся отдавать контроль в чужие руки, поэтому при выборе гибридной модели лучше начинать с передачи несложных задач с невысоким уровнем риска.

Как выбрать подходящий формат работы с бухгалтером?

Перед заключением договора на бухгалтерское обслуживание необходимо обратить внимание на несколько ключевых факторов:

• Оценить опыт и квалификацию специалистов. Бухгалтер должен знать специфику вашей отрасли, разбираться в актуальных изменениях законодательства и иметь опыт работы с вашей системой налогообложения. 

• Изучить репутацию и отзывы. Для этого помогут независимые отзывы в интернете.

• Сравнить цены и услуги. Низкая цена может означать, что специалист экономит на качестве или не берет на себя полную ответственность.

• Обратить внимание на гарантии, которые прописаны в договоре.

• Оценить технологическое обеспечение: работает ли бухгалтерская компания с современными программами и сервисами.

Мы оказываем полное бухгалтерское сопровождение бизнеса в разных форматах. Работаем с ИП на всех системах налогообложения. Оставьте заявку на консультацию прямо сейчас, и мы расскажем больше о наших услугах.

Анастасия Герасимова эксперт по налоговому учету